Die elektronische Signatur auf dem Vormarsch – Wie Unternehmen Prozesse verschlanken und Geld sparen können

Sofern sie richtig in die passenden Geschäftsprozesse integriert werden, bieten sie aber einen großen Mehrwert und sind verbindlicher als eine Bestätigung per E-Mail.

Welche Signatur nehmen – und wozu?

Mangels Verfügbarkeit der richtigen elektronischen Signaturwerkzeuge werden aktuell viele Vereinbarungen oder Bestätigungen einfach per Email versendet, um eine schnelle Genehmigung zu bekommen. Im Nachhinein lässt sich dann jedoch nur schwer nachvollziehen, wie verbindlich diese Genehmigung war oder was eigentlich tatsächlich bestätigt wurde. Alternativ erzeugt eine Unterschrift auf Papier eine hohe Verbindlichkeit, allerdings dauert der Prozess sehr lange und ist in der von digitaler Kommunikation geprägten Welt unnötig aufwändig.

Die elektronische Signatur geht eine Stufe weiter und ist gleichzeitig sehr einfach zu handhaben. Wichtig und notwendig ist vor allem die faktische Beleg- und Nachvollziehbarkeit einer Signatur – inklusive Datum, den betreffenden Dokumenten und allen erforderlichen Unterzeichnern. Bei der Einführung elektronischer Signaturen sollten sich Unternehmen nicht in technischen und juristischen Fragen verlieren. „Die Praxis hat gezeigt, dass die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur für Mittelständler in 90 Prozent der Anwendungsfälle die passende und ausreichende Variante ist“, sagt Prof. Dr. Stefan Helmke von der Düsseldorfer Unternehmensberatung TGCG.

Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur

Laut §127 BGB kommt die einfache elektronische Signatur für alle formfreien Vereinbarungen in Betracht. Das gilt etwa für Empfangsbescheinigungen, Auftragsvergaben oder Bestellungen, wie auch das Video weiter unten ausführlich veranschaulicht. Auf die „qualifizierte“ elektronische Signatur zurückzugreifen, ist in den meisten Fällen daher nicht notwendig und nur in Prozessen erforderlich, die ausdrücklich die Schriftform erfordern.

Auch vor Gericht dürfen einfache elektronische Signaturen als Beweismittel nicht einfach abgelehnt werden. Die Frage nach der Rechtsgültigkeit ist für viele Unternehmen daher kein Thema mehr. So nutzt beispielsweise die Firma Arthrex, ein mittelständischer Hersteller von Medizinprodukten, diese Form der Unterschrift bereits seit längerer Zeit erfolgreich im Geschäftsprozess: „Unsere Rechtsabteilung hatte bei Einführung dieses Unterzeichnungsprozesses keinerlei Einwände. Bei uns ist die elektronische Signatur der schriftlichen Unterschrift gleichgesetzt“, erklärt Judith Kaiser, Marketing Supervisor der Arthrex GmbH.

Mehrwert im Geschäftsalltag

Im Normalfall von allgemein guten Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern ist die juristische Beweiskraft elektronischer Signaturen ohnehin zu vernachlässigen. Vielmehr greifen viele Unternehmen zu elektronischen Signaturen, weil sie Prozesse verschlanken und Ressourcen einsparen möchten. „Die Verwendung der elektronischen Unterschrift hat einige unserer Prozesse sogar von einem Monat auf fünf Tage verkürzt“, so Judith Kaiser von Arthrex.

Abstimmungsprozesse lassen sich mit der einfachen elektronischen Signatur enorm vereinfachen. Schließlich sind Absprachen mit Kollegen, Lieferanten und Kunden ein großer Bestandteil des Alltags in vielen mittelständischen Unternehmen. Die Erfahrung zeigt, dass elektronische Unterschriften Vereinbarungen viel verbindlicher gestalten als eine mündliche Absprache oder eine E-Mail mit Lesebestätigung. Durch die Rückmeldung und Erfassung des Signaturvorgangs über einen zentralen Online-Service lässt sich zudem komfortabel nachvollziehen, wer wann was signiert hat.

So gelingt die Einführung elektronischer Signaturen

Der technische Einstieg ist mit dem richtigen System leicht, da inzwischen praktisch jedes Gerät (Desktop PC, Smartphone, Tablets etc.) für die elektronische Unterschrift verwendet werden kann. Und mit entsprechender E-Signatur-Software lassen sich Signaturprozesse weitestgehend automatisch verwalten und später nachvollziehen. Wichtig ist es, die für die elektronische Signatur geeigneten Prozesse zu identifizieren. Hier kommt es auf die Häufigkeit, Wichtigkeit und Verbindlichkeitsanforderungen an. Die Akzeptanz der Anwender lässt sich zudem mit erfolgreichen Praxisprojekten steigern. Fallbeispiele, Hintergründe und Erfolgsfaktoren erklärt ausführlich das Whitepaper „Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand“ der Düsseldorfer Unternehmensberatung TGCG im Auftrag von Adobe Systems.