Studie: Unternehmen reduzieren ihren Papierverbrauch

Jedes zweite Unternehmen will Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen und jedes vierte hat neuere Papierakten bereits überwiegend digitalisiert. Aber in drei Viertel der Unternehmen laufen derzeit noch mindestens die Hälfte der Prozesse papierbasiert ab. Das sind die Ergebnisse einer Untersuchung des Digitalverbands Bitkom. Grundlage der Angaben ist eine repräsentative Befragung, die Bitkom Research im Auftrag des Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 504 Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern befragt. Die Fragestellungen lauteten: „Inwiefern haben Sie Ihre Papierakten bereits digitalisiert?“, „Werden in Ihrem Unternehmen heute eher mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr?“ und „Im Folgenden lese ich Ihnen zwei Aussagen zum postalischen Versand von Briefen vor. Bitte sagen Sie mir, inwiefern die folgenden Aussagen auf Ihr Unternehmen zutreffen.“

Ob Materialscheine, Stundenzettel oder Rechnungen – viele betriebliche Abläufe werden noch immer auf Papier geregelt. In 75 Prozent der Unternehmen laufen die Hälfte der Prozesse oder mehr papierbasiert ab, bei 19 Prozent laufen sogar noch alle Prozesse auf Basis von Papierdokumenten. Die meisten Unternehmen wollen ihren Papierverbrauch aber gerne reduzieren. 56 Prozent der Unternehmen wollen ihre Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen, jedem dritten (32 Prozent) gelingt dieses Vorhaben auch zunehmend. Knapp die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen hat neuere Papierakten bereits teilweise digitalisiert, 19 Prozent sogar überwiegend und immerhin 8 Prozent haben alle ihre Papierakten weitgehend digitalisiert. In 38 Prozent der Unternehmen wird außerdem bereits weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr, in 13 Prozent wird allerdings auch mehr gedruckt.

„Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich dank digitaler Technologien und der richtigen Software vollständig ohne Papier abwickeln. Sei es ganz einfach E-Mails zu verschicken statt Briefe, die Arbeitszeit per App zu erfassen oder Rechnungen elektronisch zu verwalten“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom. „Indem sie von Papier auf digitale Dokumente umsteigen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse sehr viel schneller und effizienter gestalten. Das spart Geld – und schont auch noch die Umwelt.“

Auch rechtlich wird Unternehmen und Behörden der Weg zur rein digitalen Dokumentenverwaltung geebnet. Am 29. März hat das Bundeskabinett das Gesetz zur Durchführung der eIDAS-Verordnung der EU verabschiedet. Das darin enthaltene „Vertrauensdienstegesetz“ erleichtert die Verwendung sogenannter elektronischer Vertrauensdienste – dazu zählen zum Beispiel die digitale Unterschrift, elektronische Zeitstempel oder das elektronische Behörden-, beziehungsweise Firmensiegel. Die Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Dokumente EU-weit als rechtsgültig anerkannt werden.