Mitarbeiter sehen erheblichen Verbesserungsbedarf im Umgang mit Dokumenten. Die Suche nach Informationen im deutschen Büroalltag ist ein Zeitfresser und sorgt nicht selten für erheblichen Frust. Wie eine aktuelle Studie zeigt, verbringen 67 Prozent der Büroarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen in Rechnungen, Aufträgen, Konzepten, Korrespondenzen, Vorlagen oder anderen Dokumenten. Das drückt die Effektivität im Unternehmen in vielen Bereichen, denn kaum ein Prozess im Unternehmen kommt heute ohne Dokumente aus.
Außerdem ist ein großer Teil der Unternehmen nicht in der Lage zu beziffern, wie lange ein Dokument im Schnitt bearbeitet wird. Daher ist es vielfach zum Beispiel auch nicht möglich einigermaßen zuverlässig vorherzusagen, in welchem Zeitrahmen eine Bestellung bearbeitet und an den Kunden geliefert wird. Prozesse für Freigaben und Abstimmungen können sich dadurch ebenfalls über Gebühr in die Länge ziehen.
Eine aktuelle Studie hat erheblichen Verbesserungsbedarf beim Umgang mit Dokumenten in Firmen offengelegt (Bild: Shutterstock/Weerayut Ranmai)
Die zeitaufwändige Suche nach Dokumenten sorgt im Büroalltag außerdem für erheblichen Missmut und Frust bei den Mitarbeitern: 46 Prozent der Studienteilnehemr gaben an, dass sie mit der Dokumentenverwaltung in ihrem Unternehmen „überhaupt nicht“ oder „nicht“ zufrieden sind.
Die Ergebnisse der Studie, für die Kyocera zusammen mit dem Portal Statista 1000 Mitarbeiter, Freiberufler und Teilzeitkräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen befragt hat, machen außerdem deutlich, wo es am häufigsten hakt: Knapp ein Viertel der Mitarbeiter hat „sehr häufig“ Probleme, die aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Für 27 Prozent ist es „schwierig“, die richtigen Dokumentenvorlagen zu finden. Immerhin erklären 46 Prozent, damit keine Probleme zu haben. Rund 23 Prozent fragen sich dagegen regelmäßig, ob alle relevanten Personen die für sie bestimmten Dokumente tatsächlich auch erhalten haben.
Eine Möglichkeit, die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen besser in den Griff zu bekommen, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementystems (DMS). Grundsätzlich scheinen die Mitarbeiter solchen Lösungen aufgeschlossen gegenüber zu stehen. Laut Studie würden 65 Prozent der Mitarbeiter die Unterstützung durch eine Software begrüßen. 34 Prozent glaubt dagegen, ohne eine Software-Lösung besser da zu stehen. Unter denjenigen, die bereits mit einem DMS arbeiten, ist allerdings nur etwa die Hälfte mit der aktuell verwendeten Lösung zufrieden.
Weitere Informationen zum Thema Dokumentenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit erhalten Sie in der vollständigen Studie.
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3 Kommentare zu Zeitfresser Dokumentensuche: Verbesserungsbedarf in deutschen Büros
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Es ist mir unvorstellbar, warum die Unternehmen noch keine DMS Lösungen einsetzen. Das ist vermutlich wie mit einem Elektrofahrzeug – erst wenn man drin gesessen hat, versteht man es. Bei uns war es die Bequemlichkeit. Wenn man aber mal weis, dass man wirklich Millionen Dateien aus fast allen Formaten in Sekunden im gesamten Text durchsuchen kann. Ein ganz anderer Planet als das scheiss unkontrollierbare Dateisystem. Wenn hier aber eh schon Produkte ausgetauscht werden: Wir haben uns nach „langem Finden“ :) für amagno entschieden. Ist nicht die billigste Lösung, sieht aber hübsch aus, hat alles drin und beim OCR ohne Seitenlimits.
Da mich das Thema ebenfalls geärgert hat, habe ich mal was entwickelt. Wer Interesse hat kann ja mal reinschauen. Das Ganze könnte man bei Bedarf noch für eine Netzwerkshare mit entkoppelten Indexierer erstellen, so dass nur noch ein minimaler Aufwand bei der eigentlichen Suche ist.
https://ko-box.eu/datei-finder/ueber
DMS ist ein Ansatz. Aber grundsätzlich wird in den Computern im Filesystem gespeichert. Die meistverbreiteten ermöglichen das „Suchen“. Es gibt aber andere, die „Finden“. Auch ein Ansatz.