Seit vier Jahren sind deutsche Unternehmen dazu verpflichtet, steuerrechtlich relevante Informationen bei einer Überprüfung in elektronischer Form an das Finanzamt zu übermitteln. Innerhalb dieses Zeitraumes passten jedoch nur zehn Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen ihre IT-Systeme an diese Anforderungen an, rund 60 Prozent können die Regelung nicht einhalten.
Dies sind die Ergebnisse einer Analyse von 2.000 Unternehmen, deren IT-Infrastruktur im Hinblick auf eine digitale Betriebsprüfung von dem IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen Woelke von der Brüggen getestet wurde. „Möglicherweise empfinden die Unternehmen noch keinen oder zuwenig Druck, um die Umstellung voranzutreiben. Auch die damit verbundenen Investitionen in IT-Systeme halten viele ab“, meint Paula Martins, Kundenberaterin bei Woelke von der Brüggen.
Ein weiterer Grund für die bisher mangelhafte Durchführung der digitalen Übermittlung der Finanzdaten könnte sein, dass sich mehr als 50 Prozent der Unternehmen bisher nicht mit der seit 2002 geltenden Regelung auseinandergesetzt haben. „Da sich für die Unternehmen erst dann ein Problem ergibt, wenn der Steuerprüfer tatsächlich auf die Daten zugreifen möchte, sind sich viele vorher nicht bewusst, welche Daten für das Finanzamt relevant sind“, so Martins. Nicht nur Angebote oder Rechnungen müssten geordnet und übersichtlicht gespeichert werden, sondern ebenso projektbezogener E-Mail-Verkehr der Mitarbeiter.
Rund die Hälfte der befragten mittelständischen Unternehmen weiß noch nicht, wie sie mit den entsprechenden Daten umgehen soll. Offenen bleibt für viele, welche Informationen tatsächlich digital verfügbar sein müssen. Ebenso ungeklärt ist die Frage, was mit den entsprechenden Informationen getan werden muss.
Vorteile würden sich laut Martins nicht nur bei der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt ergeben. „Die digitale Übermittlung der Daten erfolgt auch im Interesse des Unternehmens. Der Steuerprüfer ist nicht nur schneller, sondern erhält auch nur jene Daten, die er benötigt. Die Mitarbeiter des Unternehmens können ihre Arbeit schneller erledigen, da sie benötigte Informationen rascher und einfacher finden, wenn sie zentral gespeichert sind“, erläutert Martins.
Neben der elektronischen Übermittlung der Daten war auch die Sicherung der Informationen ein Thema der Umfrage. Nur 47,9 Prozent der Befragten verwenden ein Backup-System um die steuerrelevanten Daten zu schützen, 20 Prozent verzichten gänzlich auf Sicherheitsvorkehrungen. „Oft liegt es an der Unwissenheit, welche Daten gesichert, werden sollten“, analysiert Martins die Umfrageergebnisse. Viele Unternehmen würden beim Thema Datensicherung lediglich an Firewalls oder Virenschutzprogramme denken, nicht aber beispielsweise an die Sicherung von Daten und Schriftverkehr im steuerrechtlichen Sinne. „Wichtig ist, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten gespeichert und verschiedene Zugriffsrechte eingeführt werden“, so Martins.
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8 Kommentare zu Deutsche KMUs vernachlässigen digitale Steuerprüfung
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GDPdU: Gib dem Prüfer die Unterlagen!
Wie gut sind Sie auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vorbereitet? Was ist eigentlich GDPdU? Und was leistet Ihre Finanzbuchhaltung?
Ungünstige Vorschriften kommen meist mit einer komplizierten Abkürzung daher: GDPdU – die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – betreffen alle Unternehmen, die ihre steuerlich relevanten Geschäftsdokumente der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung in elektronischer Form archivieren. Seit dem 1. Januar 2002 sind sie verpflichtet (§§ 146, 147 AO), den Finanzbehörden für Außenprüfungen (Umsatzsteuer-, Lohnsteuersonder- und Vollbetriebsprüfungen) digitalen Zugriff auf die Daten zu gewähren bzw. die Daten im sogenannten IDEA-Format (Datenformat der Prüf- und Revisionssoftware der Finanzverwaltungen) zur Verfügung zu stellen.
Keine Toleranz
Die Durchsetzung der GDPdU wird von der Finanzverwaltung mit harter Hand betrieben: Blockadehaltung von Unternehmen gegenüber der maschinellen Auswertbarkeit (147 Abs. 2 AO) hält man für rechtswidrig und naiv. „Die Finanzverwaltung wird dies nicht hinnehmen und einer solchen Verweigerungshaltung mit angemessenen Sanktionen begegnen“, so das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben vom 28. Juli 2003. Und mit Rückendeckung des Bundesrechnungshofs will man die Sanktionen für die Verletzung der Mitwirkungspflichten verschärfen. Klartext: „Die maschinelle Auswertbarkeit der Daten ist der entscheidende Maßstab für die GDPdU-Anforderungen, nicht ihre Akzeptanz durch die Unternehmen.“
Sind Sie mit Ihrer Finanzbuchhaltung auf diese Anforderungen vorbereitet? Ist Ihre Finanzbuchhaltungs-Software in der Lage, der Finanzverwaltung die steuerlich relevanten Daten als Export zur Verfügung zu stellen? Können Sie dem Finanzprüfer – ohne Aufwand – Vollzugriff auf die Daten Ihrer Finanz- und Anlagenbuchhaltung geben? Wie zeigen Sie dem Prüfer der Finanzverwaltung – im Schnellzugriff – die gewünschten Belege?
Umsetzung einfach
GDPdU ist unumgänglich. Und GDPdU heißt: Gib dem Prüfer die Unterlagen! Ausnahmslos. Wie also reagieren und die Anforderungen umsetzen? Mit der Standard-Export-Schnittstelle von FibuNet erzeugen Sie vollautomatisch eine CD mit Ihren Daten im erforderlichen IDEA-Format. Rückwirkend für alle zehn Jahre und 100 % GDPdU-geprüft und -zertifiziert! „Im Handumdrehen" stellen Sie dem Prüfer einen Computer-Arbeitsplatz mit speziellen „Prüfer-Rechten" zur Verfügung. Der Datenzugriff lässt sich mit FibuNet dabei auf einen bestimmten Prüfungszeitraum, auf bestimmte Firmen/Mandanten und auf „prüferrelevante" Menüpunkte reduzieren.
Eine Finanzbuchhaltungs-Software sollte zudem an ein Dokumenten-Management-System angebunden werden. Rechnungsbelege lassen sich so einscannen und revisionssicher archivieren und recherchieren. Einfach per Mausklick. Der Beleg zur Buchung wird in Sekundenschnelle auf Ihrem Bildschirm angezeigt! Und wenn Sie für das Kontieren den FibuNet-Kontierungsdrucker verwenden, sparen Sie beim Buchen nochmals über 40 % Ihrer Arbeitszeit.
Die Finanzbuchhaltungs-Software FibuNet denkt mit! Sie stellt die steuerlich relevanten Finanz- und Anlagenbuchhaltungsdaten per „Knopfdruck" im IDEA-Format zur Verfügung!
http://www.fibunet.de
Wenn ich das lese bekomme ich graue Haare
Hallo zusammen,
also um es vorwegzunehmen, mein Kommentar soll bei niemanden unter die Gürtellinie gehen.
Also das kann ja wohl nicht wahr sein.
Was Bitteschön hat die digitale Steuerprüfung mit der IT-Infrastruktur direkt zu tun? In allen bekannten fachlichen Stellungnahmen ist nirgendwo die Anforderung des BMF nach einer Anpassung der IT-Infrastruktur zu finden.
Auch werden bei der "digitalen Steuerprüfung" keinerlei Daten auf elektronischen Wege an das Finanzamt übermittelt. Dieses trifft lediglich auf die Umsatzsteuer und Lohnsteuer zu. Bei der digitalen Steuerprüfung können dem Steuerprüfer relevante Daten auf unveränderlichen Datenträgern zur Verfügung gestellt werden, wenn dieses verlangt wird. Aber auch dazu braucht man in der heutigen Zeit seine IT-Infrastruktur nicht anzupassen.
Komisch – ich habe noch nicht gehört, dass in diesem Fall ein Backup-System die steuerlichen Daten schützen kann. habe ich da was versäumt? Um es vorwegzunehmen, ca. alle 3 – 4 Jahre wird die IT-Infrastruktur in einem Unternehmen ergänzt oder verändert.
Wie will ich in dem Fall die steuerlichen Daten, welche ja i.d.R. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, zeitnah wieder herstellen? Ich verfüge dann weder über die damalige Hard- und/oder Software dazu.
Ich könnte hierzu noch lange Ausführungen machen, aber Sie sollten mir ruhig auf meinen Kommentar antworten.
Ferner bin ich der Überzeugung das es viele Beratungsunternehmen gibt, welche meinen sich mit diesem Thema beschäftigen zu müssen – aber nur wenige welche wirklich die Kompetenz dazu haben.
Haftung durch Geschäftsführung
Man sollte hier noch dazusagen, dass für ein Verschulden der Geschäfsführer persönlich/privat haftet (genau wie bei nicht gezahlten Sozialabgaben, Steuern, …) – und nicht wie viele denken, das Unternehmensvermögen den Schaden bei der Verurteilung begrenzt.
Somit ist in einem Schuldfall möglicherweise auch das Pivathäusle weg…
Warum sollte man ? …
Über so dumme Kommentare wie von dieser Frau kann man sich als kleines Unternehmen eigentlich nur ärgern: Was für ein Anreiz kann es für mich haben, meine EDV-Infrastruktur so aufzubauen, daß die Finanzbehörde bequemen Zugriff darauf hat – eine Behörde, die eigentlich nur mein Geld will und dafür in keinster Weise irgendwelche Gegenleistungen bringt oder mir irgendeinen Nutzen verschafft ?
AW: Warum sollte man ? …
und genau da liegt das problem! die frage warum sie dem prüfer die geforderten daten frei haus liefern sollen steht überhaupt nicht zur diskussion. sie MÜSSEN es einfach tun, weil es entsprechende gesetze gibt. und dabei gilt wie immer: unwissenheit schützt vor strafe nicht. und die kosten sie vermutlich mehr, als sich des themas jetzt anzunemen.
AW: AW: Warum sollte man ? …
tja, das ist so wie mit der GEZ, man MUß und wenn´s der größte Blödsinn ist.
Wenn man allerdings derjenige ist der sich einen gewissen Blödsinn ausdenkt, dann ist man fein raus und brauch sich an die eigenen Spielregeln nicht zu halten. siehe gaaaaaaaaaaaanz viele Web Seiten der öffentlichen Verwaltung bezüglich einer barrierefreien Gestaltung, die per Gesetz verabschiedet wurde, z.B.: http://www.bundestag.de
wtf?
Komische Analyse…
Das ist besser:
http://www.sasserver.de/sassault/link.php?user_id=1466
Dummes Kind !
Geh lieber pünktlich ins Bett, Du dummes kleines Kind, damit Du morgen in der Schule was vernünftiges lernst und nicht Erwachsene belästigen mußt !