Preview: Details zu Microsoft Office 11

Obwohl Office 11 sich noch immer in einem nicht öffentlichen Beta-Stadium befindet und auch in den kommenden acht Monaten noch nicht zur Auslieferung vorgesehen ist, beginnt Microsoft bereits jetzt mit der Bekanntgabe erster Details „auf konzeptioneller Ebene“ des Produkts, das seine nächste große Einnahmequelle darstellen soll.

Da für Microsofts‘ Office-Suite keine nennenswerte Konkurrenz mehr vorhanden ist, muss der Redmonder Softwaregigant nun nicht mehr mit immer neuen Features aufwarten. Stattdessen versucht Microsoft die Unternehmen zu einem Upgrade ihrer Office-Installationen zu bewegen, indem die Vorteile herausgestellt werden, die Office 11 gerade den Unternehmenskunden bietet. Im Zuge einer ersten technischen Einführung, die Anfang November in London vor britischen Journalisten stattfand, stellte man zwei zentrale Entwicklungsbereiche sowie lang erwartete Verbesserungen für Outlook vor.

Die Ankündigung, dass die beiden Entwicklungsbereiche XML (Extensible Markup Language) und Collaboration umfassen, war ein Déjà vu-Erlebnis. So erwiesen sich die Entwicklungen im XML-Bereich als recht vielversprechend, wobei sie Office 11 innerhalb der Unternehmen eine strategisch wichtigere Rolle als Enabling-Tool für deren Datenverwaltungskonzepte sichern sollen. Die XML-Entwicklungen zielen dabei weniger auf den Endbenutzer, als vielmehr auf den „Datenarchitekten“ ab, also die Person, die entscheidet, welche Daten innerhalb eines Unternehmens veröffentlicht werden und in welcher Form dies geschieht. Office 11 soll eine XML-fähige Plattform und Tools bereitstellen, über die der Zugriff auf „offizielle“ Daten, d.h. zur Verwendung veröffentlichte Daten, sowie deren effiziente Nutzung und Wiederverwendung möglich ist.

Intelligente Dokumente

Excel 11 und Word 11 wurden für die Nutzung von Libraries im XML-Format überarbeitet.

Sowohl Word als auch Excel wurden in ihren Office 11-Versionen für die Nutzung von mit Daten im XML-Format und vor allem von Libraries aus solchen Daten überarbeitet. Beispielsweise können bestimmte Punkte eines Datensatzes mit Quartalszahlen – wie etwa die Umsätze aus dem Verkauf von Vorrichtungen, Dichtungen und Flanschen in den Regionen X, Y und Z im vorangehenden Abrechnungszeitraum – mit „offiziellen“ XML-Tags versehen und anschließend über eine Office 11-„Library“ für Verkaufsdaten intern verfügbar gemacht werden. Sowohl Excel 11 als auch Word 11 ermöglichen den Zugriff auf solche Libraries über eine XML-Aufgabenleiste, in der mit Tags versehene Datenelemente in ein Arbeitsblatt oder ein Dokument verschoben werden können. Darüber hinaus unterstützen Word 11 und Excel 11 nun intelligente Dokumente, also Schablonen, die speziell für die Nutzung von mit offiziellen XML-Tags versehenen Daten erstellt wurden. Ein Beispiel für die Erstellung von intelligenten Dokumenten mit Word 11 zur Unterstützung regelmäßiger Analysen ohne manuelle Dateneingabe wäre ein intelligentes Dokument zur Analyse von Verkaufserlösen, in das bestimmte Informationen aus dem aktuellen Datensatz mit Verkaufszahlen sofort automatisch importiert werden, sobald sie entstehen.

Verbesserte Collaboration-Tools

Die Collaboration-Funktionen in Office 11 sind dank Verbesserungen der Document Sharing-Features in der gleichzeitig mit Office 11 erscheinenden Version 2 von SharePoint Team Services (SPTS) enorm erweitert. SPTS 2 bietet mehr Funktionen zur Verwaltung von Dokumentversionen, wobei der Eingang und Ausgang von Dokumenten transparent über eine Aufgabenleiste kontrolliert wird. Links zu den Instant Messenger-Diensten von Microsoft ermöglichen automatische Anwesenheitsmeldungen für Teammitglieder, so dass angezeigt wird, welche Kollegen online sind. Bestimmte Bereiche der Office 11-Dokumente können gesperrt werden und sind nur zur Bearbeitung durch autorisierte Personen freigegeben. Die Benutzer können sich automatisch per E-Mail informieren lassen, wenn ein gemeinsam genutztes Dokument geändert wird. Praktischerweise werden beim Öffnen eines gemeinsam genutzten Dokuments in Word 11 alle seit der letzten Verwendung vorgenommen Änderungen angezeigt. Office 11 unterstützt außerdem Document Sharing in Echtzeit, wobei auf eventuelle Konflikte zwischen den lokal vorhandenen und den auf dem Server befindlichen Dokumentversionen hingewiesen wird.

Outlook in neuem Gewand

ClearType-Lesbarkeit und sinnvolle Anordnung der E-Mails machen Outlook übersichtlicher.

Eine Entwicklung, über die sich die meisten Office-Benutzer freuen dürften, ist die längst überfällige Neugestaltung von Outlook. Durch den Einsatz der ClearType-Technologie von Microsoft wird die Lesbarkeit von E-Mail-Nachrichten erheblich verbessert. Auch der Zugriff auf die E-Mails sowie deren Verwaltung wurden verbessert. Die Option zur Gruppierung von Mails nach deren Eingang am selben Tag oder am Vortag und die Möglichkeit zum Erstellen von Ordnern, die automatisch die Post von bestimmten Absendern oder Gespräche anzeigen, ermöglichen eine gezieltere Nutzung des E-Mail-Programms. Auch die Collaboration-Funktionen wurden stark optimiert, da Outlook 11 eine parallele Anzeige der Kalender von Team-Mitgliedern erlaubt.

Angesichts der Verbesserungen von Outlook und der erweiterten Collaboration-Features kann man durchaus ein Upgrade auf Office 11 in Betracht ziehen. Die Unterstützung von XML-Libraries und intelligenten Dokumenten wird sich jedoch erst in der Praxis beurteilen lassen, im Kontext der Datenverwaltungsstrategie eines Unternehmens – weitere Änderungen sind also bereits vorprogrammiert.