Public Sharefolder

[Nachtrag vom 10.1.2005: Das Produkt wurde noch unter seinem früheren Namen Public Outlook getestet, den der Hersteller SDMD aus markenschutzrechtlichen Gründen nicht mehr führen darf. Um Verwirrungen zu vermeiden, wurde die Schreibweise in diesem Bericht auf Public Sharefolder geändert.]

Wer Outlook als Einzelanwendung verwendet, kann die Datei auf einen anderen Rechner kopieren, aber dadurch gehen normalerweise die E-Mail-Regeln kaputt, und es gibt Probleme mit der Datenintegrität – nur allzu leicht endet man mit Hunderten verdoppelter E-Mails. Die Workarounds erlauben einem zwar, die Kontakte gemeinsam zunutzen, manchmal auch Notizen und Aufgaben, aber niemals den kompletten Satz an Daten. Microsoft Exchange kann das natürlich alles, erfordert aber auch eine Menge an Einarbeitung und führt zu einem finanziellen und zeitlichen Mehraufwand, der für viele kleine Unternehmen nicht vertretbar ist.

Schon seit Jahren fordern Benutzer lautstark eine Lösung, die die Lücke zwischen behelfsmäßigen Workarounds und der teuren Lösung auf Enterprise-Level schließt: Eine Suche nach „share pst outlook“ bei Google liefert 30.000 Treffer im Internet und 8000 in Newsgroups.

Public Sharefolder löst genau dieses Problem. Es erlaubt einer potenziell unbegrenzten Zahl von Anwendern den vollständigen Zugriff auf eine einzige Outlook PST-Datei, dynamisch und gleichzeitig. Mit dieser Software kann man Kalender, Kontakte und andere Outlook-Bestandteile gemeinsam nutzen, was in kleinen Büros für einen reibungsloseren Workflow sorgt. Selbst Einzelanwender, die von zu Hause aus arbeiten, können davon profitieren, denn das Programm erlaubt den Zugriff auf die PST-Datei von einem zweiten System aus, zum Beispiel von einem Notebook.

Das Aufsetzen des Servers ist für Benutzer von Windows/Office XP einfach, wobei die Dokumentation auch die entsprechenden Schritte für Benutzer älterer Versionen von Windows und Office beschreibt. Nach der Installation fügt man Benutzernamen und Passwörter hinzu, um so den Zugriff auf die Serveranwendung zu ermöglichen, die als zentraler Zugang zur PST-Datei dient.

Auf jedem Client installiert man die andere Hälfte des Programms, startet Outlook und fügt mithilfe der Outlook-Dateiverwaltung die Outlook-Dateien von drüben hinzu. Man wählt den Server-PC, gibt seine ID und das Passwort ein, wählt die gewünschten Inhalte aus, und schon erscheinen die entsprechenden Ordner in der lokalen Kopie von Outlook.

Man kann beliebig lesen, schreiben, löschen und kopieren, je nach den Rechten und Privilegien, die einem der Server zuweist. Diese sind recht präzise einzustellen: Der Zugriff wird jedem Benutzer für jeden einzelnen Ordner gewährt, wozu das Recht zum Lesen, Schreiben und Löschen sowohl von Nachrichten als auch von Ordnern gehört. Dies bedeutet, dass man bestimmten Benutzern den Zugriff auf einzelne Ordner verwehren oder nur bestimmten Benutzern das Ändern von Informationen erlauben kann, wodurch Outlook zu einem nützlichen Mehrbenutzer-Datenspeicher wird.

Die Software verwendet MAPI und ein zweites Profil für den Zugriff auf die zentrale PST-Datei – es gibt also keine Kopie der Datei, die Probleme mit der Datenintegrität verursachen könnte. Der Fernzugriff erfolgt mithilfe von Microsofts DCOM-Protokoll, dem Nachfolger von Network OLE, und ermöglicht die Kommunikation auf Komponenten-Ebenen über das Netzwerk.

Windows XP ist die am ausgiebigsten getestete Plattform. Wie das Entwicklungsunternehmen SDMD mitteilt, laufen derzeit Tests mit den unterschiedlichen Windows Service Packs. Nach Angaben des Unternehmens wurde das Produkt auch erfolgreich unter Terminal Server getestet.

Nach Informationen von SDMD würde es Microsoft natürlich lieber sehen, dass die Kunden Exchange kaufen. Doch immerhin bleiben sie dank Public Sharefolder bei Outlook, anstatt zu anderen, besser für Mehrbenutzer geeigneten Produkten zu wechseln. Das Ergebnis: Microsoft ist beinahe so weit, das Programm für Installationen mit bis zu 25 Anwendern zu empfehlen. Für die Zukunft rechnet SDMD als nächste Stufe mit einer Synchronisierungssoftware für Notebooks, die mit Public Sharefolder zusammenarbeitet.
[Nachtrag vom 10.1.2005: Diese Synchronisierungssoftware für Notebooks ist mittlerweile erschienen und für Nutzer von Public Sharefolder kostenlos erhältlich.]

Das für viele so drängende Problem, wie man Outlook-Dateien kostengünstig gemeinsam nutzen kann, darf damit als gelöst gelten – und zwar mit einem System, das nach der Installation gar nicht oder nur wenig gepflegt werden muss. Es verfügt zwar nicht über die ausgefeilten Funktionen oder die Sicherheit auf Enterprise-Level wie die entsprechende Spezialsoftware, aber für kleine Systeme ohne eigenen IT-Support ist Public Sharefolder eine hervorragende Lösung.