Clevere Technikexperten sind immer auf der Suche nach guten, neuen Tools, mit denen sich Aufgaben leichter erledigen oder effektivere Ergebnisse erzielen lassen. Der Autor fand kürzlich ein Tool, das genau in diese Kategorie passen könnte. Outback Plus von AJ-Systems erweitert die Sicherungsoptionen von Microsoft Outlook ganz beträchtlich. Es zeigt
sich jedoch, dass diese praktische kleine Anwendung am besten für „Mobile Worker“ oder Kleinunternehmen geeignet ist, die Outlook ohne Exchange betreiben. Hier ein Überblick darüber, was dieses Tool so alles kann.
Was ist Outback Plus?
Microsoft Outlook, mit seinen ausgeklügelten Funktionen für Nachrichten, Terminplanung und Kontakte, hat sich zum führenden E-Mail-Programm der Business-Klasse entwickelt. Viele Anwender sind von diesem Programm als ihrem täglichen Terminplaner abhängig, es steht also eine beträchtliche Menge an unersetzlichen Informationen auf dem Spiel. Natürlich sind diese Informationen von hohem geschäftlichem Wert und wären sie unwiederbringlich verloren, hätten viele Beschäftigte ein ernsthaftes Produktivitätsproblem.
AJ-Systems hat ein kleines, leicht zu benutzendes Programm entwickelt, dass es ermöglicht, Komponenten von Outlook als Sicherungskopie zu speichern. Im Grunde genommen kann alles, was sich in einer PST-Datei (Personal Storage File) befindet, genauso wie die Favoriten und Cookies des Internet Explorers gesichert werden. Outback Plus lässt sich zur Sicherung der folgenden Dateien konfigurieren:
OUTLOOK.PST: Enthält die wichtigsten Outlook-Ordner (Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc.)
OUTCMD.DAT: Persönliche Einstellungen der allgemeinen Ansichten und des Menüs
Signaturdateien: Dies beinhaltet Signaturen der Formate *.RTF, *.HTM und *.TXT
* Filterdateien für Versender von nicht jugendfreien Inhalten und Junk-Mails
Neben diesen Standarddateien sichert Outback Plus auch zwei wichtige Teile der Windows Registrierdatenbank:
Internet E-Mail-Konten: Hier befinden sich die Einstellungen für die E-Mail-Konten, die Outlook im Nur-Internet-Modus verwendet.
Einstellungen der Outlook-Optionen: Dies sind die Einstellungen, die in Outlook unter Extras | Optionen gemacht wurden. In manchen Fällen (zum Beispiel bei Journalen) sind diese Daten nur vollständig, wenn sie mit den Daten kombiniert werden, die in der Datei Outcmd.dat enthalten sind. Daher sollten beide immer gleichzeitig gesichert und wiederhergestellt werden.
Systemanforderungen und Installation
Outback Plus unterstützt Outlook 97, 98, 2000 und 2002. Zur Installation braucht man nur das Installationsprogramm zu starten und den einfachen Anweisungen Folge zu leisten. Der ganze Vorgang ist in weniger als einer Minute erledigt. Ein wichtiger Hinweis: Für die erfolgreiche Installation dieser Anwendung benötigt man zumindest Power-User-Zugriffsrechte für das lokale System. In den Tests wurde versucht, das Programm durch einen Anwender installieren zu lassen, der Mitglied der lokalen Nutzergruppe war, was nicht erfolgreich verlief.
Konfiguration
Hat man die relativ problemlose Installation hinter sich gebracht, ist man zur Konfiguration dieser kleinen Anwendung bereit. Beim ersten Programmstart muss man der Lizenzvereinbarung zustimmen. (Auf die Lizenzkosten wird später noch eingegangen.) Anschließend kann man im Hauptmenü aus einer der beiden großen Optionen wählen: Backup oder Restore.
Selbstverständlich sollte man zuerst auf Backup klicken, um die Sicherung der Daten zu konfigurieren. Ein kurzer Assistent führt den Anwender und erlaubt die Auswahl der zu sichernden Dateien und Einstellungen. Offensichtlich durchsucht Outback Plus die Festplatte nach den oben genannten Dateien, ganz egal, wo diese gespeichert sind (der Suchvorgang geht dabei recht schnell vonstatten). Anschließend kann man die zu sichernden Dateien auswählen (Abbildung A).
Abbildung A: Outback Plus – Sicherung der Dateien. (Foto: ZDNet)
Nach der Auswahl der zu sichernden Dateien und Einstellungen klickt man die Schaltfläche „Next Step“ an und wählt den Speicherort der gesicherten Daten. Die Auswahlmöglichkeiten sind dabei beschränkt. Als Speicherort kann man nur Ordner im Dateisystem wählen, Bandlaufwerke oder direktes Brennen auf CD stehen nicht zur Verfügung. Sind die Daten im Dateisystem gesichert, kann man sie natürlich manuell auf CD brennen oder auf eine ZIP-Diskette, eine USB-Festplatte oder ein anderes Speichermedium kopieren. Im letzten Schritt wird das Backup dann tatsächlich durchgeführt. Je nach der getroffenen Auswahl und der Größe dieser Dateien kann dieser Vorgang eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen.
Legt man Wert auf das Einsparen von Speicherplatz, kann man die verwendete Komprimierungsstufe erhöhen. Die Standardeinstellung ist Medium, unter Options | Backups | Compression Level lässt sie sich jedoch auf die gewünschte Stufe einstellen.
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