Niedersachsen leistet sich Personal-Management

Damit das funktionieren kann, wird das Personal-Management-System über weitreichende Automatisierungs- und Plausibilitätsmechanismen verfügen. So soll das Dienstalter genauso automatisch berechnet werden wie das zeitlich begrenzte Beschäftigungsverbot, wenn Mutterschutz beantragt wird. Auch ist an eine Funktion gedacht, die bei Eingruppierung in den Bundesangestelltentarif (BAT) und den damit verbundenen Bewährungsaufstieg die Wiedervorlage automatisiert. Eingebaute Kontrollen schließen etwa aus, dass die Eingruppierung in eine neue Besoldungsruppe gleich fünf Stufen überspringt.

Auch Mehrfacherfassungen soll die neue Lösung vermeiden helfen, zum Beispiel durch eine zentrale Schnittstelle zum Bezügeverfahren. Hierbei geht es um die Besoldung von Beamten, die Vergütung von Angestellten und die Löhne von Arbeitern. Das Bezügeverfahren „Kidicap 2000“ von der Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme ist zwar neu und landesweit im Einsatz, doch die Grunddaten, die eigentlich im Personalwesen vorhanden sein müssten, werden zum großen Teil noch einmal erfasst.

Hauptsächlich durch den Wegfall von Mehrfacherfassungen und Entlastung von Papier-basierten Abläufen ergeben sich laut Lemmel Einsparungen, die sie mit 15 Prozent des bisherigen Verwaltungsaufwands angibt. Die Idee zu einem landeseinheitlichen Personal-Management-System stammt aus dem Jahr 1999 von dem damaligen vom Land beauftragten Staatsmodernisierer Wolfgang Meyerding (CDU), jetzt Staatssekretär im Ministerium für Inneres und Sport.

Der Vorschlag stieß auf breite Akzeptanz in allen Ressorts und das Finanzministerium erteilte bereits im Frühjahr 2000 einen Projektauftrag. Eine Projektgruppe aus neun Personen, die die Anforderungen aufstellen und eine Ausschreibung vorbereiten sollte, wurde gebildet. „Da waren die Praktiker drin“, sagt Lemmel, „auch aus den nachgeordneten Behörden, zum Beispiel aus dem Straßenbauamt.“ Das zahlte sich offenbar aus; denn bereits Ende 2000 war das Pflichtenheft fertig. Die längste Verzögerung im Projektverlauf gab es bisher bis die Mittel für die Einführung bereitgestellt wurden: Oktober 2001.

» Durch den Wegfall von Mehrfacherfassungen und Entlastung von Papier-basierten Abläufen ergeben sich Einsparungen von 15 Prozent des bisherigen Verwaltungsaufwands. «

Doch die Koordinierungsgruppe aus den Abgesandten der Ministerien, Sachverständige der Gewerkschaften, Datenschutz- und Frauenbeauftragte, Vertrauensleute der Schwerbehinderten sowie Vertreter des Landesrechnungshofs war derweil nicht untätig. Man sah sich auf der CeBIT um und informierte sich über den Markt.

So konnte zwei Tage nach Kabinettsbeschluss, am 11. Oktober, die europaweite Ausschreibung veröffentlich werden. Dann gab es zunächst eine Art Teilnehmerwettbewerb. 54 Anbieter wollten den Fragebogen haben, mit dessen Hilfe die Kandidaten ausgewählt wurden, die ein Angebot abgeben durften. Zurückgeschickt haben ihn aber nur noch 16. Die Hälfte wählte die Koordinierungsgruppe aus. Diese bekamen ein komplettes Pflichtenheft zugesandt und sollten ein Angebot erstellen.

Neben Kosten, Schulung, Plan für die Implementierung und den fachlichen Kriterien, umfasste der Kriterienkatalog auch die IT-Spezifika. Hilfe bekamen die Projekt- und Koordinierungsgruppe hier vom Informatikzentrum Niedersachsen. „Das hätten wir alleine nicht gekonnt“, äußert sich Lemmel anerkennend. Trotzdem ist augenfällig, dass die Teams keine Unternehmensberater hinzuzogen.