Geschäftsbereiche weltweit verbinden

In Anbetracht zunehmend strenger rechtlicher Anforderungen an die Gesellschaften in Bezug auf den E-Mail-Verkehr stellt die Einbindung des Mirapoint-Systems bei der Übertragung von Nachrichten im Unternehmen einen zusätzlichen Sicherheitsaspekt dar, da es die einzelnen Schriftwechsel archivieren und wiederfinden kann.

„Derzeit überprüfen wir die Position und Politik unseres Unternehmens in Bezug auf die Aufbewahrung von E-Mails“, erklärte Anton. „Die Option einer zentralen Speicherung mithilfe der Mirapoint-Plattform, in der wir gegebenenfalls alle E-Mails unserer weltweiten Geschäftsbereiche sammeln und archivieren könnten, ist jedoch in jedem Fall eine wichtige Voraussetzung.“

Derzeit müssen Anwälte, um die E-Mail-Korrespondenz eines bestimmten ITW-Geschäftsbereichs einsehen zu können, den Pfad bis in den entsprechende Bereich zurückverfolgen und die gesamte archivierte Kommunikation durchsehen.

Nordamerika wird zuerst eingegliedert

Bei der Entwicklung der Messaging-Lösung wollte ITW zuerst die zwölf Geschäftsbereiche in das zentrale System integrieren, deren E-Mail-Provider den Betrieb einstellen wollten. Die Umstellung ging ziemlich schnell, da lediglich die Benutzernamen einzugeben und die Mailverzeichnisse zu ändern waren.

In der nächsten Phase wurden ca. 6.000 Anwender aus den Geschäftsbereichen in Nordamerika ins Visier genommen, die externe Hosting-Dienste für Ihre E-Mail nutzten und bereit waren, zu der vom Konzern einheitlich verwalteten Plattform zu wechseln. „Zurzeit haben wir etwa 35 Domänen im Mirapoint-System“, berichtete Palano. „Das sind um die 5.000 Anwender. Doch warten bereits 40 oder 50 Geschäftsbereiche darauf, ihre derzeitige Plattform zu Mirapoint migrieren zu können.“

ITW war überrascht, wie viele Geschäftsbereiche die Vorteile der neuen Technologie nutzen wollten. Palano dazu: „Wir hatten nicht damit gerechnet, dass so viele Bereiche, die zwar ihre derzeitigen Messaging-Plattformen beibehalten, aber dennoch den Messaging Director von Mirapoint für den Virenschutz und als Spam-Filter einsetzen wollten. Dadurch kommen alle E-Mail-Benutzer im gesamten Unternehmen in den Genuss der Vorteile der Mirapoint-Technologie.“

Durchschnittlich dauert es zwei Wochen bis ein Geschäftsbereich auf das Mirapoint-System umgestellt ist. „Wenn es sein müsste, könnten wir einen Bereich auch über Nacht umstellen. Wir wollen jedoch lieber ein bestimmtes Verfahren befolgen, damit auch alles ordentlich mit unserem VPN abgestimmt ist“, so Palano. Mit „ordentlich“ meint er dabei, Zugangskontrolllisten und benutzerdefinierte Kriterien festzulegen und Anwendern, die vorher keinen Spam-Filter zur Verfügung hatten, Schulungsmaterial zukommen zu lassen. „Wir wollen sicher gehen, alle Unklarheiten beseitigt zu haben, bevor die Umstellung erfolgt, um einen Kulturschock zu vermeiden“, erklärte Palano.

Als nächstes Ziel hat sich ITW die Umstellung aller 335 Geschäftsbereiche in Nordamerika auf das Mirapoint-System für den Virenschutz und das Filtern von Inhalten gesetzt – eine Vorgabe, die das Unternehmen in den nächsten zwei Jahren problemlos umzusetzen glaubt.