Enterprise Content Management besteht aus vielen Steinchen

Die Gartner-Analystin Debra Logan richtet das Augenmerk zunächst auf die zunehmende Bedeutung des Records-Management, eine vergleichsweise junge Fachrichtung. Gegenstand der Verwaltung sind etwa unverwechselbare Rechnungsdatensätze, die bei der Fakturierung erzeugt werden und ins Langzeitarchiv wandern. In den USA sorgt The Sabanes-Oxley Act, eine Folge der Enron- und Worldcom-Firmenpleiten, für eine bessere Nachprüfbarkeit der Buchaltung. In Deutschland verleihen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) solchem Records-Management Auftrieb.

Archiv- und Retrieval-Systeme aber auch Produkte für das Dokumenten-Management gelten dagegen als etabliert und als ausgereift, zumindest was Texte anbelangt. Heute aber kommen immer mehr Bilder, Videos und Audio-Dateien als Informationsträger ins Spiel.

Ebenfalls als reife Systeme gelten mittlerweile Systeme für das Web-Content-Managment. So wird das Erfassen und Publizieren von Inhalten für das Internet sowie für Partner- und Kundennetzwerke sowie das zugehörige Implementieren von Content-Management-Prozessen, -Kontrollen und –Regeln ein Anwendungsbestandteil von ECM. „Die Technik ist gereift, der Markt konsolidiert und die Preise sind gefallen“, heißt es in „The Latest Trends in The Content Management Market“ von den Gartner-Analysten Mark Gilbert und James Lundi.

Asset-Management gehört spätestens seit der diesjährigen CeBIT zu den Hype-Themen. Produkte in diesem Umfeld sind zurzeit heiß begehrt. Denn können Werte wie Softwarelizenzen und Hardware ordentlich verwaltet werden, lässt sich in den Unternehmen viel Geld sparen.

Alle Applikationen sollten sich als Plug-ins betrachten lassen, die sich miteinander kombinieren lassen. Bis jetzt allerdings verfügen die meisten Tools nur über proprietäre Schnittstellen. Das könnte sich mit Hilfe des Datenaustauschformats Extended Markup Language (XML) und Web-Services ändern. Die Entwicklung steht jedoch noch völlig am Beginn, so dass nur wenige Anbieter Web-Service-basierte Programme anbieten. Allerdings wäre die Unterstützung auch noch an andere Stelle bedeutsam: bei der Ausgabe der Inhalte an verschiedene Medien. „Multichannel Output“ heißt bei der Gartner Group das passende Schlagwort. Bis Anwender davon profitieren können, dauere es noch zwei bis fünf Jahre.

Die ECM-Komponenten, auf denen die Applikationen aufsetzen, nennt Gartner, Metadaten-Katalog, Content Library und Work Process Management, zu dem auch ein Regelwerk gehört. Letzteres verwaltet etwa mit Hilfe einer Server-Plattform wie J2EE oder .Net die Geschäftslogik, nach der der Content selektiert wird.

Zum Funktionsumfang der Content Library gehört die Kontrolle von lokalen und verteilten Repositories und von Prozessen, in denen die Inhaltobjekte und der -fluss gesteuert werden. Die Bibliothek verwaltet Dateiformate, Schemata und strukturierte Daten. So liegt hier etwa der Grundstein für die Indizierung unstrukturierter Texte, Bilder und Videos, die auf diese Weise unabhängig von Applikationen und Datenbanken geschehen kann. Der Meta-Datenkatalog dagegen liefert der Library die Daten über die Daten. Das schließt XML-Schemata, Dokument Type Definitions (DTD) ein sowie das zu verwendende Vokabular.