Digitale Signaturen: Das Ixos-Verfahren zur Signaturerneuerung

Neben dem Mengenproblem gibt es Schwierigkeiten damit, dass Akten „zerfleddern“. Bestandteile werden von verschiedenen Stellen nachgefragt, und kommen nur selten wieder zurück. Außerdem gibt es inzwischen neben den traditionellen Papierformaten auch elektronische. Doch es herrscht kein Entweder-Oder, vielmehr entstehen Mischakten. Dazu kommt laut Farnbacher, dass sich die Bearbeitungsvorgänge zunehmend nach Art des Mediums richten. Beispielweise schrieben Bürger früher ihre Briefe an eine weitgehend anonyme Behörde, etwa an den Regierungspräsidenten. Heute wird direkt ein Mitarbeiter kontaktiert. „Mails schlagen irgendwo im Ministerium auf“, erläutert Farnbacher.

Nun will das Land etwa durch eine virtuelle Poststelle entstehende Inkonsistenzen im Keim ersticken. Die eingehende Papierpost etwa soll generell gescannt, beglaubigt und elektronisch weiter verteilt werden. Außerdem erfordert das Dokumenten-Management und die Verfahrensintegration die Entwicklung von Metadatendefinitionen sowie von Zeichnungs- und Mitzeichnungsverfahren. Die Dokumente bekommen Attribute wie „Eingangschreiben digitalisiert von, am“, „Internet-Information recherchiert von, am, wo“ und „Bearbeitungsvermerk gezeichnet von, am, weitergeleitet von, am mitgezeichnet von, am“.

Farnbacher spöttelt: „Heute müssen noch viel zu viele ein Dokument gegenzeichnen.“ Auch das werde sich ändern.

Wenn Dokumente lange aufbewahrt werden sollen, wandern sie künftig in das zentrale Langzeitarchiv, das IZN gerade aufbaut und betreiben wird. Insgesamt handelt es sich um 15 große Fachanwendungen, aus denen die Dokumente stammen. Polizei und Juristen stellen sich vor, dass ihre Dokumente nicht nur unterzeichnet, sondern auch verschlüsselt werden; die Staatskanzlei überlegt einen Online-Zugriff auf die wissenschaftsrelevanten Dokumente. Basis des Prototyps, der im Sommer 2004 fertig sein soll, ist die Archi-Sig-Lösung.

Mit simulierten Rechtsfällen, die Richtern und Anwälten vorgelegt wurden, konnte das Archi-Sig-Konsortium eine vorläufige Rechtssicherheit nachweisen. Um die im PDF-Format hinterlegten Dokumente und Unterschriften prüfen zu können, musste für die Jurisprudenz eigens ein spezieller Viewer entwickelt werden.