Nie mehr Kleingedrucktes abtippen: zwei Visitenkarten-Scanner im Test

Ende März stehen zahlreiche Angehörige der IT-Branche vor der gleichen Frage: Was mache ich mit all den Visitenkarten? Die meisten archivieren sie, wie sie sind, in einem Kasten oder einem rotierenden Behälter, die sich zunehmend füllen und nie geleert werden. Praktischer wäre eine elektronische Archivierung – dann könnte man die Karten auch gleich auf den Handheld übernehmen oder per Klick auf die Mail-Adresse ein Memo starten. Und natürlich bei jeder Karte den Zeitpunkt und Anlass des letzten Kontakts vermerken.

Tatsächlich gibt es spezielle Visitenkarten-Scanner, aber nicht gerade für umsonst. Das Einsteiger-Gerät Hama Visitenkartenscanner kostet schon 129 Euro – zu dem Preis bekommt man auch einen ordentlichen A4-Scanner. Und für die Profi-Lösung Cardscan Executive mit nur einer Softwarelizenz will Hersteller Corex gleich 207 Euro (niedrigster gefundener Staßenpreis). Lohnt sich das viele Geld für ein Produkt mit so begrenztem Einsatzgebiet?

Offensichtlich nur, wenn es gut funktioniert. Grundvoraussetzung ist eine sehr gute Zeichenerkennung – auch bei kleinen Schriftarten, wie sie auf Visitenkarten leider nötig sind. Der Scan einer Visitenkarte ist so gut wie nutzlos, wenn man anschließend jede Telefonnummer noch einmal Ziffer für Ziffer durchgehen und das Scan-Ergebnis prüfen muss, um später einmal auch tatsächlich mit dem richtigen Anschluss verbunden zu werden. Auch kleinere Zeichen-Fehler kosten Korrektur-Zeit. Vor allem sollten Sonderzeichen wie das @ in E-Mail-Adressen, die Folge „http://“ in Web-Adressen und Umlaute oder auch Buchstaben mit Akzenten korrekt erkannt werden. Weniger von belang ist, was für einen Unfug der Scanner aus einem Logo macht – wenn man die kryptische Zeichenfolge schnell löschen kann.

Fast ebenso wichtig ist die korrekte Zuordnung der Daten auf der Karte zu den Feldern der Datenverwaltung – Mail, Telefon, Fax, Name, Postion, Firmenname und so fort. Beide Kriterien, so meint man als Laie, müssten in ähnlicher Weise zu lösen sein – indem der Scanner etwa eine Zeichenfolge, die um ein @ gruppiert wäre, als Mail-Adresse zuordnen würde, Zahlenketten als eine der denkbaren Telefonnummern und dergleichen. Andersherum sollte die korrekte Zuordnung einer Zeichenkette aus Buchstaben gefolgt von ein bis drei Ziffern zu dem Feld „Straße und Hausnummer“ einer intelligenten Zeichenerkennung auch helfen, das für Texterkennung oft problematische „ß“ in Straße von der Ziffer „8“ zu unterscheiden – je nach Position in der Folge.

Leider – keine Software der beiden getesteten Produkte konnte Probleme mit solch vorhersehbaren „regular expressions“ ganz vermeiden. Dennoch zeigten die getesteten Produkte große Unterschiede in Ansatz und Leistung auf – nicht nur, was die Software angeht.