Die Vorteile der Telearbeit

Die Telearbeit galt einmal als Allheilmittel gegen die Überarbeitung der Führungskräfte, die schlechte Moral der Mitarbeiter, und sogar gegen die Luftverschmutzung, aber nur sehr wenige Organisationen konnten sie erfolgreich in der Realität umsetzen.

Eines dieser Unternehmen ist eine in Australien ansässige Anwaltsfirma mit internationalen Niederlassungen, die seit inzwischen sechs Jahren mit einer funktionierenden Heimarbeitslösung arbeitet, bei der ein Team erfahrener Textverarbeiter in Vollzeit von zu Hause aus arbeitet. Die Firma möchte anonym bleiben. Die Einrichtung des Systems verlief nicht komplett reibungslos, aber es ermöglichte in manchen Fällen eine Produktivitätssteigerung von bis zu 70 Prozent und erlaubte es der Firma, erfahrene und hoch qualifizierte Mitarbeiter zu halten. Daneben ermöglichte es dem Unternehmen, seinen Partnern und Mandanten einen hervorragenden Service außerhalb der Bürozeiten zur Verfügung zu stellen.

Das Erfolgsrezept

Was aber waren die kritischen Erfolgsfaktoren für diese Firma, und wie gelang ihr, was anderen misslang? Folgende Gründe spielten eine wichtige Rolle:

• Implementierung einer Technologie mit nahtlosem Netzwerkzugang
• Auswahl von willigen und engagierten Mitarbeitern
• Nachweis für das Management, dass „aus den Augen, aus dem Sinn“ nicht zu einer schlechteren Produktivität führt – das genaue Gegenteil ist der Fall.

Zum Zeitpunkt der ursprünglichen Implementierung besaß die Firma ein Netzwerk aus Macintosh-Desktops (später durch PCs ersetzt), die durch UNIX Backend-Verarbeitungssysteme für die Dokumenten- und Verfahrensverwaltung gestützt wurden. Die Einwahl erfolgte direkt in die LanRovers des Unternehmens und alle Anwendungen waren auch extern unbeschränkt zugänglich, anders als bei einigen Remote-Lösungen, die nur einen begrenzten Zugang zu ausgewählten Anwendungen wie zum Beispiel E-Mails gewähren.

Das installierte Diktier- und Transkriptionssystem war ein digitales Lanier-Diktiersystem. Diese Kombination aus nahtlosem Zugang zu LAN/WAN und Diktiersystem war eine leistungsfähige Plattform für echte Heimarbeit und speziell für die Textverarbeitung.

Beim digitalen Diktieren werden die Aufträge zentral verwaltet, es kann aber über ein Lanier-Handgerät oder ein digitales Telefon auch einem bestimmten Anwender diktiert werden. Diese Vorgehensweise erwies sich für die Wirtschaftsanwälte der Firma, die mit Klienten in verschiedenen Zeitzonen arbeiten und häufig auf Reisen sind, als besonders vorteilhaft. Über ein digitales Telefon in einem der Firmenbüros oder von überall auf der Welt können Eilaufträge an auf Abruf verfügbare Schreibkräfte übertragen werden. Die transkribierte Arbeit wird direkt auf dem Drucker im Büro des Anwalts ausgedruckt, egal ob dieses sich in Sydney oder Schanghai befindet. Wenn der Anwalt sich gerade auf Reisen befindet, kann das Dokument oder ein Dokumentenverweis auch alternativ per e-Mail an den Anwalt oder das Dokumentenverwaltungssystem gesendet werden.