Die Installation von Maximo dauert nur wenige Minuten, wobei die meisten Anwender gut damit zurechtkommen dürften. Die Installationsroutine erkennt, dass auf dem verwendeten Server nicht die neuesten Komponenten von Microsoft Data Access installiert waren und übernahm deren Installation. Außerdem wurden SQL Server und die Hauptkomponenten der Anwendung installiert.
Danach konnten die Client-Agenten an alle PCs verteilt werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten: mithilfe eines Login-Scripts, via E-Mail oder automatisch über das Netzwerk. In diesem Fall wurde die Option der automatischen Installation der Client-Agenten über das Netzwerk gewählt, worauf die vorhandenen Bestände identifiziert und abgefragt werden konnten.
Die Benutzeroberfläche kann zwar mitunter etwas überfüllt wirken, wenn eine große Anzahl von Assets gefunden wird, dennoch können einfache Aufgaben im Allgemeinen problemlos ausgeführt werden. Zu den Hauptfunktionen von Maximo zählen:
Das Reporting kann vom Control Center aus durchgeführt werden. Man kann entweder einen der integrierten Berichte ausführen, indem einfach eine Abfrage generiert wird, oder man kann individuell gestaltete Berichte erstellen. Die Daten lassen sich auch zur Verwendung in anderen Anwendungen exportieren.
Maximo führt im Gegensatz zu einigen anderen Paketen keine Abfrage der Hardware durch. Lediglich die direkt erkennbare Hardware wird identifiziert, ohne dabei in bestimmten Bereichen weiter ins Detail zu gehen. So werden wichtige Informationen wie die von der jeweiligen Hardware verwendeten Treiberversionen nicht aufgelistet, obgleich ein Administrator diese sicher stets zur Hand haben möchte.
Was die Überwachung der Software anbelangt, kann Maximo die Audit-Daten nach ihrer Nutzung in Kategorien einteilen und außerdem auflisten, wo die Anwendungen auf den jeweiligen PCs gespeichert sind. Darüber hinaus kann die Festplattenbelegung nach Dateityp angezeigt werden. So kann man beispielsweise alle Installationen einer Anwendung auflisten und die Anzahl der erworbenen Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung vergleichen.
Auch wenn alle diese Vorgänge ein wenig umständlich aufgeführt werden, lassen sich dennoch alle vorhandenen Lizenzen effizient verwalten, wobei je nach Bedarf Lizenzen abgezogen und neu zugewiesen werden können.
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