Googles Gmail: E-Mail-Spion oder tolles Online-Archiv?

Um ältere Mails zu bestimmten Themen wiederzufinden, werden die meisten Anwender wohl die Stichwortsuche verwenden, die (typisch für Google) sehr gut funktioniert und ausreichend tief greift.

Standardmäßig werden Inhalte, Betreffzeilen und Mail-Adressen durchsucht. In den Suchoptionen kann man sich auf eines oder eine bestimmte Kombination dieser Felder beschränken, die Suche auf einige Oberbegriffe limitieren, auch Begriffe ausschließen (also nur nach Diskussionen ohne diesen Begriff suchen) oder nur Mails mit Anhang durchsuchen.

Praktisch ist auch die Suche nach Datum, die nur an diesem Tag eingegangene Mails oder Mail aus einem bestimmten Kalenderzeitraum findet. Als Suchergebnis zeigt Gmail nicht etwa jede passende Nachricht an, sondern die jeweiligen Diskussionen – man muss diese erst anklicken, um den ganzen Thread mit den farblich hervorgehobenen Suchwörtern zu lesen.

Neben der Suche gibt es aber auch noch eine Filter-Option, die viele ähnliche Auswahlmöglichkeiten zulässt: So können Nachrichten nach Absender, Betreff, im Haupttext enthaltenen oder fehlenden Wörtern und nach der Existenz von Datei-Anhängen gefiltert werden. Für jeden Filter kann man festlegen, ob sie aus dem Eingang direkt ins Archiv befördert werden soll, einen Oberbegriff zugewiesen bekommt oder in den Mülleimer verschoben werden soll.

Archivierung bedeutet bei Gmail nichts anderes, als dass eine Nachricht nicht mehr im Eingangsordner angezeigt wird. Archivierte Nachrichten erscheinen in der Suche, wenn die Suchdefinition auf sie passt – aber das ist scheinbar auch die einzige Möglichkeit, auf sie zuzugreifen. Es gibt also keine separate Ansicht des Archivs. Neben der Archivierung kann man Mails und Diskussionen auch in den Mülleimer verschieben (und diesen einsehen). Löschen kann man nur Nachrichten im „Trash“-Ordner, also dem angesprochenen Mülleimer. (Zumindest verschwinden ‚gelöschte‘ Mails für den Anwender – in den Nutzungsbedingungen steht ausdrücklich, dass Google nicht garantiert, dass gelöschte Nachrichten tatsächlich vom Server verschwinden.) Natürlich gibt es keinen Zwang, den Mülleimer je zu leeren, außer der Platz geht doch einmal aus – Gmail verspricht ja, dass kein Anwender jemals wieder Mails löschen müsse.

Die Benutzeroberfläche von Gmail wirkt sehr durchdacht. Ändert man die Suchoptionen, werden natürlich die Ergebnisse geändert, aber offensichtlich ist kein erneutes Senden und Aufbauen der ganzen Seite nötig. Nur die Ergebnisliste in der unteren Bildschirmhälte ändert sich.

Ein weiteres Detail zeigt, wie sehr Google an den Nutzer denkt: die Tastatur-Shortcuts. Sie sind zwar standardmäßig ausgeschaltet, ermöglichen aber etwa das Wechseln zwischen Diskussionen, oder das Springen von E-Mail zu E-Mail innerhalb einer Diskussion – und auch sonst sind alle wichtigen Aktionen mit einem Tastendruck durchführbar, als würde man einen leistungsstarken Standalone-Mailclient nutzen.

Googles Ansatz mit Gmail ist so einfach und direkt, wie man das erwarten konnte. Das bedeutet auch, dass es keinerlei POP3- oder SMTP-Zugang gibt. Man muss das Webinterface benutzen. Außerdem muss der Benutzername mindestens sechs Zeichen lang sein. In den Nutzungsbedingungen ist verankert, dass der Mail-Dienst nur privat genutzt werden darf, doch werden ihn wohl auch Profis zumindest als Backup und Alternative einsetzen – falls der Standard-Dienst einmal nicht funktioniert, oder um endlich ein Archiv für all die Nachrichten mit großen Anhängen zu haben, für die der knapp bemessene Speicherplatz auf dem Firmenserver auf Dauer nicht ausreicht.