Mails endlich im Griff: die besten Ergänzungen für Outlook

Ärgernis Nummer drei: Spam!

Lösung: Outlook 2003 oder Mailfrontier

Dass Spam nicht an erster Stelle in der Liste der Ärgernisse steht, sondern nur an dritter, liegt an Outlook 2003, dessen Anti-Spam-Technologie schon ganz ordentlich funktioniert. Outlook 2003 ist ein Bestandteil von Office 2003, und das wiederum ist ein verbessertes Update von Office XP. Wer aber auf Office 2003 umsteigt, nur weil das besser mit Spam zurechtkommt, leistet sich weahrscheinlich den teuersten Spamfilter der Welt.

Alternativ gibt es Antispam-Plug-Ins für Outlook. Mailfrontier eignet sich sehr gut, um Spam-Mails nach festgelegten Regeln in einen eigens dafür vorgesehenen Ordner zu verschieben, den man dann sicherheitshalber noch einmal durchschaut – oder sie gleich zu löschen. Im Gegensatz zu Microsofts eigener Antispam-Technologie sind Add-Ons wie Mailfrontier individuell konfigurierbar und können etwa spezielle Regeln auf Nachrichten anwenden, auf die nur einige der Charakteristika von Spam zutreffen. Auch kann man eingehende Mails nach bestimmten Themen oder Sprachen filtern.

Ärgernis Nummer vier: Veraltete Kontaktdaten

Lösung: Plaxo

Wer wie der Autor rund 3000 Kontakte in Outlook verwaltet, wird jede Menge Karteileichen darunter haben. Wie oft ändern sich die Firmenzugehörigkeit, Mail-Adresse oder die Telefonnummer! Es gibt in Outlook keine einfache Methode, diese Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Startups wie Plaxo oder Good Contacts haben clevere Lösungen entwickelt, mit denen man seine Ansprechpartner automatisch um Updates bitten kann. Noch besser: Wenn ein Plaxo-Mitglied seine Kontaktdaten ändert, werden die neuen Daten mit den Datenbanken anderer Plaxo-Mitglieder repliziert, ohne dass man selbst irgendetwas tun müsste.

Plaxo wird sehr kontrovers diskutiert, da das Unternehmen ja eine Kopie des Adressbuchs aller Teilnehmer speichert und theoretisch diese Daten leicht weiterverkaufen oder missbrauchen könnte. Im Gespräch mit Angestellten von Plaxo wirkt es durchaus so, als ob das Unternehmen schon im eigenen Interesse stengste Vertraulichkeit einhielte. Letztlich muss natürlich jeder für sich entscheiden, ob er teilnimmt. Das vielfach hohe Misstrauen macht das Plaxo-System natürlich etwas ineffizienter – vielleicht werden sich einige Kontakte weigern, ihre Daten Plaxo zur Verfügung zu stellen.