Ein großes Thema bei Windows Vista ist die Suche nach Dateien auf den Desktop. Nach dem Vorbild von Apples Mac OS X Tiger sollen passende Inhalte auf einem Rechner künftig sofort bei der Eingabe des Suchbegriffs auftauchen. Eine umfangreiche Indizierung im Hintergrund, die auch Metadaten einbezieht, macht dies möglich. Wie das künftig funktioniert, lässt sich in Ansätzen angesichts der MSN Toolbar erahnen, die bereits zum Download bereitsteht.
Direkt auf der verbesserten Suche setzen die virtuellen Ordner auf, die in Windows Vista eingeführt werden. Diese enthalten selbst keine Daten, sondern Verweise auf Dateien, die an den unterschiedlichsten Orten abgelegt sind, aber zumindest eine Gemeinsamkeit haben. So enthält der virtuelle Ordner „Dokumente“ eine Liste mit allen Dateien, die in diese Kategorie fallen. Dazu gehören beispielsweise Dateien von verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen und Excel-Kalkulationen. Auch für die Anzeige von Bildern und Videos sowie Musik sind virtuelle Ordner vorhanden.
Innerhalb der virtuellen Ordner können die Dateien dann je nach Typ auf der Basis bestimmter Merkmale geordnet werden. Text-Dokumente lassen sich beispielsweise nach Autor oder Erstellungsdatum gruppieren, Fotos nach dem Datum der Aufnahme. Virtuelle Ordner und die verbesserte Suche sollen den Umgang mit Informationen deutlich vereinfachen. Die hierarchisch gegliederte Ordner-Stuktur wird dem besonders durch Bilder und Musik stark wachsenden Datenvolumen nicht mehr gerecht. Windows Vista soll hier einen Ausweg bieten. Klassische Ordner gehören aber nach wie vor zum Konzept.
Auch bei der Anzeige der Informationen gibt es Neuerungen. So werden Icons von Dateien künftig nicht mehr die Applikation anzeigen, sondern Auszüge der Inhalte. Bei einem Word-Dokument ist dies beispielsweise die erste Seite, bei einem Bild die Vorschau. Die Größe lässt sich stufenlos verändern, sodass der Inhalt auch ohne das Öffnen der eigentlichen Datei sichtbar wird.
Das veränderte Start-Menü spiegelt ebenfalls die Fokussierung auf Suchfunktionen wieder. Ein Suchfeld direkt über der Start-Taste ermöglicht das Filtern der auf dem Rechner installierten Programme. Damit soll das Auffinden bestimmter Anwendungen vereinfacht werden.
Neu in Windows Vista ist auch der Sync-Manager, der die Synchronisation von Dateien mit Geräten wie PDAs oder Handys zentralisiert. Somit muss nicht für jedes Gerät eine eigene Lösung entwickelt werden.
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