Studie zeigt Risiken der E-Mail-Kommunikation in Unternehmen auf

Überraschenderweise war nur 22 Prozent der Befragten bekannt, dass ihr Unternehmen ausgehende Mails per Inhaltsfilter kontrolliert, 42 Prozent waren überzeugt, dass dies nicht geschehe, 36 Prozent wussten nicht Bescheid. Korrelierend zu diesem Ergebnis wurde während der Studie festgestellt, dass nach Angaben der Befragten lediglich die Hälfte der befragten Unternehmen klare Regeln für die Nutzung von E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation vorgegeben haben, 31 Prozent verneinten die Frage nach der Existenz von Mail-Policies, 19 Prozent konnten keine Auskunft geben.

„Die Ergebnisse unserer Befragung zeigen, dass viele Unternehmen entweder gar keine klaren Richtlinien für die Mail-Kommunikation eingerichtet haben oder dass die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult wurden, um diese Policies auch einzuhalten“, so Mayer weiter. „Beides ist aber wichtig, um Nachteile für das Unternehmen und rechtliche Risiken zu minimieren, die sich aus der Nutzung von E-Mails ergeben. Die Kombination aus technologischen Lösungen und Information der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der rechtlichen und sicherheitsrelevanten Vorgaben.“

Ein weiteres Risiko für Unternehmen stellen Mails mit beleidigenden, diskriminierenden oder sexistischen Inhalten dar. Die Studie ergab einen Anteil von 70 Prozent der Befragten, die bereits solche Mails über ihren beruflichen Mail-Account erhalten haben, bei 42 Prozent waren die Absender sogar Kollegen oder Geschäftspartner. Beleidigende Mails schaden nicht nur dem Image eines Unternehmens, sie können auch rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen selbst haben.

Die Studie wurde im September 2005 mit mehr als 350 Teilnehmern durchgeführt, es wurden ausschließlich E-Mail-Anwender in Unternehmen befragt. Online ist der Report als PDF-Datei abrufbar unter www.mirapoint.com/…/End-User-Study-on-Email-Hygiene.pdf