Microsoft bietet in Windows Vista neue Möglichkeiten, Dokumente anzuzeigen, zu ordnen und zu organisieren. Jedes Fenster verfügt oben rechts über ein Suchfeld. Aufgrund des Indexes werden die Ergebnisse schon während der Eingabe gefiltert. Wem das Suchfeld nicht ausreicht, kann sich über eine Leiste weitere Optionen anzeigen lassen. Mit dieser Funktion schließt Microsoft zu konkurrierenden Systemen wie Mac OS X auf und schickt die völlig veraltete Windows-Suche endlich in Rente.
Ordner zeigen jetzt vor dem Öffnen Thumbnails der enthaltenen Dateien an. Direkt unter der Navigationsleiste eines Ordners bildet Vista relevante Befehle ab, die Metadaten samt Bearbeitungsfunktion am unteren Fensterrand. Auf der linken Seite, wo unter XP die Befehle stehen, die man ohnehin schon immer lieber mit der rechten Maustaste erledigt hat, ist der direkte Zugriff auf die wichtigsten Ordner möglich.
Dokumente können nach verschiedenen Kriterien wie Name, Erstellungsdatum und Autor sortiert werden. Neu ist die Möglichkeit, Elemente mit gleichen Eigenschaften in „Stacks“ zu organisieren. Windows Vista zeigt grundsätzlich eine Vorschau auf das Dokument selbst und nicht nur das Icon der damit verknüpften Anwendung an. Diese Änderung ist längst überfällig. Anders als in der früheren Miniaturansicht kann die Größe der Anzeige verstellt werden. Bilder müssen so nicht jedes Mal geöffnet werden. Gleiches gilt für einseitige Dokumente.
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