Deutsche KMUs vernachlässigen digitale Steuerprüfung

Seit vier Jahren sind deutsche Unternehmen dazu verpflichtet, steuerrechtlich relevante Informationen bei einer Überprüfung in elektronischer Form an das Finanzamt zu übermitteln. Innerhalb dieses Zeitraumes passten jedoch nur zehn Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen ihre IT-Systeme an diese Anforderungen an, rund 60 Prozent können die Regelung nicht einhalten.

Dies sind die Ergebnisse einer Analyse von 2.000 Unternehmen, deren IT-Infrastruktur im Hinblick auf eine digitale Betriebsprüfung von dem IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen Woelke von der Brüggen getestet wurde. „Möglicherweise empfinden die Unternehmen noch keinen oder zuwenig Druck, um die Umstellung voranzutreiben. Auch die damit verbundenen Investitionen in IT-Systeme halten viele ab“, meint Paula Martins, Kundenberaterin bei Woelke von der Brüggen.

Ein weiterer Grund für die bisher mangelhafte Durchführung der digitalen Übermittlung der Finanzdaten könnte sein, dass sich mehr als 50 Prozent der Unternehmen bisher nicht mit der seit 2002 geltenden Regelung auseinandergesetzt haben. „Da sich für die Unternehmen erst dann ein Problem ergibt, wenn der Steuerprüfer tatsächlich auf die Daten zugreifen möchte, sind sich viele vorher nicht bewusst, welche Daten für das Finanzamt relevant sind“, so Martins. Nicht nur Angebote oder Rechnungen müssten geordnet und übersichtlicht gespeichert werden, sondern ebenso projektbezogener E-Mail-Verkehr der Mitarbeiter.

Rund die Hälfte der befragten mittelständischen Unternehmen weiß noch nicht, wie sie mit den entsprechenden Daten umgehen soll. Offenen bleibt für viele, welche Informationen tatsächlich digital verfügbar sein müssen. Ebenso ungeklärt ist die Frage, was mit den entsprechenden Informationen getan werden muss.

Vorteile würden sich laut Martins nicht nur bei der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt ergeben. „Die digitale Übermittlung der Daten erfolgt auch im Interesse des Unternehmens. Der Steuerprüfer ist nicht nur schneller, sondern erhält auch nur jene Daten, die er benötigt. Die Mitarbeiter des Unternehmens können ihre Arbeit schneller erledigen, da sie benötigte Informationen rascher und einfacher finden, wenn sie zentral gespeichert sind“, erläutert Martins.

Neben der elektronischen Übermittlung der Daten war auch die Sicherung der Informationen ein Thema der Umfrage. Nur 47,9 Prozent der Befragten verwenden ein Backup-System um die steuerrelevanten Daten zu schützen, 20 Prozent verzichten gänzlich auf Sicherheitsvorkehrungen. „Oft liegt es an der Unwissenheit, welche Daten gesichert, werden sollten“, analysiert Martins die Umfrageergebnisse. Viele Unternehmen würden beim Thema Datensicherung lediglich an Firewalls oder Virenschutzprogramme denken, nicht aber beispielsweise an die Sicherung von Daten und Schriftverkehr im steuerrechtlichen Sinne. „Wichtig ist, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten gespeichert und verschiedene Zugriffsrechte eingeführt werden“, so Martins.