Digitale Archivierung: Große Vorteile durch optimale Lösung

Am Anfang beider Prozesse steht die Erfassung, neudeutsch auch Capturing genannt. Damit soll gewährleistet werden, dass alle benötigten Dokumente in digitalisierter Form vorliegen und so elektronisch bearbeitet und archiviert werden können. Früher waren Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme großen Unternehmen mit enorm hohem Aufkommen an strukturierten Dokumenten vorbehalten, etwa Versicherungen. Heute werden auch Lösungen für sehr kleine Firmen angeboten.

Dadurch verlagert sich auch der Ort der Erfassung: Statt an großen, zentralen Erfassungsstellen im Unternehmen alle Dokumente gesammelt zu digitalisieren, können Mitarbeiter an dezentralen Multifunktionsgeräten oder Dokumentenscannern zeitnah die erhaltenen Papierdokumente digitalisieren und entweder in das Dokumentenmanagementsystem einspeisen oder im Archiv ablegen.

Diesen Trend haben auch viele Hardwareanbieter erkannt: Sie bieten Ihre Geräte zusammen mit passender Software im Paket an. Immer häufiger werden zudem entsprechende Features in Multifunktionsgeräte integriert. Mit ihnen lässt sich dann das gescannte Dokument direkt vom Geräte in Netzwerkordner ablegen oder per E-Mail versenden. Oft erleichtern Direkttasten die Funktionsauswahl. Die Geräte lassen sich üblicherweise über Twain-Treiber auch in bestehende Dokumentenmanagementsysteme einbinden.

Zweiter Trend sind Technologie- und Vetriebspartnerschaften, um Scanner und Software aufzuwerten. Allerdings ist das im unteren Mittelstand oft gar nicht notwendig, spezielle Lösungen, wie sie etwa Epson im Rahmen seines Solutions Partnership Programm fördert, richten sich daher in erster Linie an Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Canon geht mit dem im Rahmen des Business Solutions Developer Programme seit etwas über einem Jahr angebotenen Capture Perfect Software Development Kit einen ähnlichen Weg. Gleichzeitig versucht der Konzern aber auch, durch Paketangebote im untersten Marktsegment Boden gutzumachen.

So werden etwa die beiden neuen Dokumentenscanner Image Formula DR-2010C (670 Euro) und Image Formula DR-2510C (850 Euro) nicht nur mit dem Canon-Scanning-Tool Capture Perfect 3.0 ausgeliefert. Zum Lieferumfang gehören auch Adobe Acrobat 8.0 Standard Edition, Omnipage SE, Scansoft Paperport SE und Presto Bizcard Reader. So lassen sich PDF-Dateien erstellen, Dokumente archivieren, über die Texterkennung Dokumente sortieren oder Visitenkarten in eine Adressdatenbank einpflegen.

HP sieht seine Dokumentenscanner ebenfalls als Teil einer dezentralen Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagement – oder als zentrale Lösung in kleinen Unternehmen. In der Regel sollen sie jedoch bereits vorhandene oder künftige Multifunktionsgeräte ergänzen. Sie kosten zwischen 500 und 2200 Euro.

Das Einstiegsmodell von HP in diesem Segment, der HP Scanjet N6010, kann bis zu 18 Seiten pro Minute in PDF-Dateien oder bearbeitbare Texte umwandeln. Für Scannen, Kopieren, Scan-to-PDF, und das Scannen von Visitenkarten stehen vier Direkttasten zur Verfügung. Das Flaggschiff, der HP Scanjet N8460, schafft bis zu 35 Seiten pro Minute und ist für bis zu 1500 Seiten pro Tag ausgelegt.