Outlook-Alternativen: sechs Lösungen im Vergleich

Wer Lotus Notes zum ersten Mal startet, hat nicht den Eindruck, dass es sich um eine besondere Anwendung handelt. Das Programm sieht aus wie jeder andere Mail-Client, bietet eine Kalenderfunktion, Listen für zu erledigende Aufgaben und einen integrierten Browser. Aber Lotus Notes ist eigentlich viel mehr als ein E-Mail-Client. Ganze Anwendungen wie CRM-Pakete basieren auf Lotus Notes. Und im CRM-Bereich ist es ein enormer Vorteil, wenn E-Mail- und Kalendersystem so eng miteinander verknüpft sind.

Eigentlich sollte man Lotus Notes eher mit Microsoft Office oder OpenOffice vergleichen als mit Outlook. Denn es umfasst eine Textverarbeitungsfunktion für Word-Dokumente sowie Datenbank-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsfunktionen. Es unterscheidet sich von Microsoft Office im Grunde genommen nur dadurch, dass alles ganz, ganz eng in eine einzige Anwendung eingebunden ist – und eben nicht in einer Anwendungssuite.

Lotus bietet mit Sametime zudem ein Modul, das ähnlich wie Skype eine Chatfunktion sowie Audio- und Video-Telefonie enthält. In der Grundversion ist Sametime kostenlos. Wer auch zusätzliche Funktionen (etwa Telefonie) nutzen möchte, muss extra bezahlen.

Zentrale Schaltstelle „Home“-Button

Hat man Lotus geöffnet, gelangt man durch einen Klick auf den Home-Button zu allen anderen installierten Komponenten. Die Tabellenkalkulations-, Präsentations- und Textverarbeitungselemente bleiben in diesem Test außen vor, bilden sie doch in sich ein eigenes Paket (mit dem Namen Symphony). Symphony ist kostenlos und optional erhältlich. Es ist übrigens auch als Standalone-Produkt einsetzbar und kann Dateien in Microsoft- und OpenOffice-Formaten speichern. Durch Mail-Verknüpfungen sind die Kontaktlisten in Notes verwendbar.

Ein Produkt mit integriertem Webbrowser sollte eigentlich keine Probleme mit HTML-Mails haben, aber bei CSS-Elementen sind doch einige Patzer zu beobachten. Das Email Standards Project stellt Lotus dafür nur ein „mangelhaft“ aus, fügt aber gleich hinzu, dass die Leistung deutlich besser ist, wenn Lotus in Verbindung mit einem Lotus-Domino-Server läuft. Dass ein Client besser funktioniert, wenn er mit seinem Mail-Server-Pendant zusammenarbeitet, gilt allerdings nicht nur für Lotus.

Kalender können mit dem E-Mail-Server kommunizieren und lassen sich von mehreren Personen gemeinsam nutzen. Auch ausschließlich lokale Kalender sind möglich. Die sollten dann aber losgelöst vom Mail-Account sein, um sinnlosen Versuchen vorzubeugen, Verbindung zur nicht existierenden Kopie auf dem Server aufzunehmen. E-Mails und Kalendereinträge speichert Lotus Notes lokal, sie sind daher auch Offline aufrufbar. Die Synchronisierung mit dem Server erfolgt, sobald eine Verbindung hergestellt wird.

Integration und Flexibilität als Trumpfkarten

Der größte Trumpf von Lotus ist und bleibt seine Integration und Flexibilität. Die meisten Lotus-Benutzer könnten problemlos alle ihre täglichen Arbeiten erledigen, ohne Lotus auch nur ein einziges Mal zu verlassen. Es bietet vielseitige Kommunikationsinstrumente (einschließlich E-Mail, Instant Messaging und Video-Telefonaten) sowie eine vollständige Suite an Office-Anwendungen (Symphony) – und man kann damit sogar ins Internet.

Jede Anwendung ist mit nur einem Klick erreichbar. Um Elemente zu finden, die noch nicht geöffnet sind, reicht ein Klick auf „Home“. Durch Anklicken des Workspace-Reiters erhält man Zugriff auf sämtliche Elemente. Dazu zählen auch individuelle Anwendungen.

IBM bietet einen Rund-um-die-Uhr-Support bei projektkritischen Problemen sowie einen weiteren Support, den man bei weniger großen Schwierigkeiten zu den üblichen Geschäftszeiten erreichen kann. Der Grundpreis liegt bei 160 Dollar pro Anwender, doch je höher die Anzahl der Mitarbeiter ist, desto geringer werden die Kosten pro Arbeitsplatz. Lotus kann in Verbindung mit Windows-, Linux- und Mac-Betriebssystemen verwendet werden. IBM bietet auch einen Host-Dienst für Desktop- und webbasierende Clients an.