Die Software ist vorhanden, warum sollte man sie dann nicht auch verwenden? So lautet wahrscheinlich die Argumentation in den meisten Firmen, die heute Outlook als E-Mail-Client nutzen. Man sollte sich aber eher einmal fragen, warum man mit der Software arbeitet. Denn es könnte ja durchaus sein, dass es ein anderes Produkt gibt, das die Anforderungen besser erfüllt. Einige andere E-Mail-Clients sind in hohem Maße individuell konfigurierbar und lassen sich so gezielt auf die Bedürfnisse einer Branche ausrichten. Und viele E-Mail-Clients bieten einen größeren Funktionsumfang als Outlook. Manche allerdings auch weniger – aber eventuell dennoch genügend?
Was man von einem E-Mail-Client erwarten kann, hängt von zwei Faktoren ab: von der Unternehmensgröße und den Kommunikationsverfahren. Viele Unternehmen sind beispielsweise darauf angewiesen, dass mehrere Personen oder Abteilungen auf einen gemeinsamen Kalender zugreifen können. Andere Firmen kommen gut mit individuellen Kalendern zurecht.
Wer viele Außendienstmitarbeiter hat, sollte sich überlegen, ob der E-Mail-Client auch auf kleinen PDA-Displays verwendbar sein muss. Vielleicht will so mancher auch, dass im Zuge der E-Mail-Implementierung zusätzlich ein Instant-Messaging-Dienst oder VoIP-Telefonie verfügbar ist. Für einige Unternehmen sind maßgeschneiderte Funktionen nützlich. Sie profitieren davon, wenn sich problemlos Makroscripts erstellen lassen oder Plug-ins verfügbar sind.
Die Entscheidung für einen Client hängt auch vom Server ab, auf dem das E-Mail-System läuft. Die zentrale Frage ist, ob der Client alle Sicherheitsfunktionen und Kommunikationsmöglichkeiten nutzen kann, die der Mailserver bietet – und ob das auch umgekehrt der Fall ist.
Michael Palamountain, Autor bei ZDNet Australien, hat daher eine Reihe von Outlook-Alternativen unter die Lupe genommen. Erste Erkenntnis: Es ist in jedem Falle ratsam, mehrere unterschiedliche Programme zu testen, bevor man sich endgültig für eines entscheidet. Dieser Beitrag soll eine Hilfe zur Vorauswahl bieten.
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