Kunststück ERP-Auswahl: Was wirklich zählt

Im nächsten Schritt gilt es, im Unternehmen die Prozesse festzuhalten, die für die Umsetzung der Unternehmensziele wichtig sind – zuerst in Form einer Ist- und danach als Soll-Beschreibung.

Um Missverständnisse zwischen dem Unternehmen, seinen Dienstleistern und den ERP-Herstellern zu vermeiden, sollten diese in einer normierten, dokumentierten Form vorliegen. „Diese Aufgabe kann nur ein Team aus versierten Mitarbeitern übernehmen, das alle Geschäftsprozesse überblickt und den Optimierungsbedarf herausarbeiten kann“, stellt Kerstin Bothe, Geschäftsführerin des IT-Dienstleisters kb-EDV GmbH in Bad Oeynhausen, in ihren Projekten immer wieder fest.

Allerdings gibt es auch dann noch Stolpersteine, die man im Blick haben sollte. „Die kaufmännisch geprägten Mitarbeiter sprechen eine andere Sprache als die IT-Dienstleister. Missverständnisse sind vorprogrammiert“, so Guido Grotz. „Das verursacht oft Reibungsverluste und damit zusätzliche Kosten.“

Professionelle Unterstützung bieten interne oder externe Prozessberater. Sie sorgen dafür, dass die Prozesse eindeutig erfasst und nach einer genormten BPM-Notation (Business Process Management) beschrieben werden. „Externen Beratern fällt es leichter, notwendige, aber vielleicht unpopuläre Veränderungen im Unternehmen durchzusetzen, und sie haben eine objektivere Außensicht auf das Unternehmen“, erklärt der Berater Günter Mayer, der als freier Geschäftsprozessberater unter anderem für ERP-Hersteller wie die Step Ahead AG arbeitet.

Für diese Dienstleistung sollten nach Mayers Erfahrung 15 bis 25 Prozent des Projektvolumens einkalkuliert werden. Dabei sei es übrigens ein Trugschluss, dass diese Kosten nur dann anfallen, wenn Unterstützung extern eingekauft wird. An irgendeiner Stelle flössen die Kosten immer ins Projektbudget ein – verursacht durch die eigenen Mitarbeiter oder den Implementierungspartner.

„Wenn die Prozesse allerdings nicht von Anfang an richtig definiert sind und während des Projekts nachgebessert werden müssen, kann es noch teurer werden“, sagt der Experte. Ergebnis der Prozessanalyse und Ausgangsbasis für die Softwareauswahl sollte in allen Fällen ein klar strukturierter Katalog von Anforderungen an die Software sein, das sogenannte Pflichtenheft.