Projektstillstand: Was tun, wenn nichts mehr geht

Am Ende eines solchen Krisengesprächs muss ein klarer Maßnahmenplan stehen, mit dem das Projekt wieder aus der Schieflage geholt werden kann. Im geschilderten Beispiel sahen die getroffenen Vereinbarungen wie folgt aus:

1. Austausch der Projektleiter auf beiden Seiten. Hier wurden Personen benannt, die sowohl die erforderliche Fach- wie auch Sozialkompetenz besaßen, um in Krisensituationen das jeweilige Projektteam wieder zur fruchtbaren und termingerechten Zusammenarbeit zu bringen.
2. Einigung über die vom Softwareanbieter noch zu realisierenden Funktionen.
3. Definition eines Verfahrens zur Spezifikation und Realisierung der noch herzustellenden Funktionen.
4. Spezifikation und Zeitplan für die vom Systemhaus zu erbringenden Mitwirkungsleistungen.
5. Erstellung eines neuen Projektplans mit messbaren Milestones inklusive Mitwirkungsleistungen.
6. Einigung über die Höhe und Fälligkeit der vom Systemhaus zu leistenden Zusatzvergütung.
7. Die Zahlungsmodalitäten für die vom Systemhaus zurückbehaltene Vergütung vereinbaren.
8. Einrichtung eines wöchentlichen Jour Fixe, an dem die Projektleiter den Projektfortschritt und eventuelle Problempunkte besprechen.
9. Implementierung eines Eskalationsverfahrens, wenn die Projektleiter nicht innerhalb bestimmter, kurzer Fristen Einigung bei auftretenden Problemen oder Meinungsverschiedenheiten erzielen können.

Ist ein gemeinsam verabschiedeter Maßnahmenplan von beiden Seiten akzeptiert, müssen die getroffenen Vereinbarungen umgehend schriftlich festgehalten werden. Die saubere Dokumentation hilft nicht nur dem Erinnerungsvermögen der Beteiligten, sondern macht Vereinbarungen auch transparent (auch für eventuelle Nachfolger im Projektteam) und vermeidet bei entsprechender Genauigkeit auch unnötige Auseinandersetzungen über die Auslegung getroffener Vereinbarungen.

Anwälte mit Coaching-Kompetenz sind gefragt

Die Arbeit der Anwälte ist mit der vertraglichen Fixierung des Verhandlungsergebnisses jedoch meist noch nicht beendet. Damit die getroffenen Vereinbarungen termin- und budgetgerecht in die Tat umgesetzt und neue Konflikte vermieden werden, hat es sich bewährt, dass sie den Projektfortschritt überwachen und gegebenenfalls eingreifen. Um dies erfolgreich tun zu können, ist es wichtig, dass die Rechtsanwälte neben juristischem Fachwissen und Branchenexpertise auch über Coaching-Kompetenz verfügen.

Im Beispielfall haben die Parteien das gegenseitige Vertrauen wiedergefunden. Sämtliche Arbeiten des Softwareanbieters sind zwischenzeitlich vereinbarungsgemäß abgeschlossen worden, und das neue System ging am 1. Januar 2008 termingerecht in den produktiven Betrieb. Beide Parteien loben die konstruktive Zusammenarbeit nach der Krise. Das Systemhaus hat zwischenzeitlich schon neue Aufträge für Projekterweiterungen an den Softwareanbieter vergeben.

Der Autor Jürgen Beckers ist Gründungspartner der Kanzlei Rechtsanwälte BDH aus Darmstadt