ERP-Systeme: Flexibilität entscheidet

Mit einem ERP-System ist es oft wie mit einer Ehe: Zuerst funktioniert alles wunderbar, nach ein paar Jahren erwägen viele jedoch einen Wechsel – und dann wird es teuer. Der ERP-Anbieter Agresso verspricht, einen anderen Weg einzuschlagen: Um Wechsel überflüssig zu machen, sollte das ERP-System so flexibel anpassbar sein, dass es auch veränderten Ansprüchen genügen kann. Und die Anpassung sollte am besten nicht nur durch Dienstleister erfolgen können, die sich ihre Spezialfähigkeiten teuer bezahlen lassen, sondern durch die IT-Mitarbeiter des Unternehmens.

„Die ERP-Entscheidung sollte wohlüberlegt sein und die Lösung nicht nur in puncto Zukunftssicherheit auf Herz und Nieren geprüft werden“, sagt Agresso-Geschäftsführer Dieter Große-Kreul. „Vielmehr sollten Eigenschaften wie die Anpassungsfähigkeit und die Kosten-Nutzen-Betrachtung bei der Wahl im Vordergrund stehen. Deshalb haben wir die Kennzahl Total Cost of Change (TCC) eingeführt.“

Diese Kennzahl soll Firmen helfen, die Kosten zu messen, die eine notwendige Systemanpassung verursacht. Damit würden sie einen besseren Überblick über die unter „laufenden Kosten“ zusammengefassten Beträge erhalten und seien in der Lage, ihre Budgets besser zu planen.“

Bei der Auswahl einer ERP-Software hält Große-Kreul im ZDNet-Video-Interview neben dem vielbeschworenen IT-Business-Alignment vor allem die Wandlungsfähigkeit einer Software für ein wichtiges Kriterium: Das heißt, dass „Unternehmen eine Software selbständig an ihre Betriebsgegebenheiten anpassen können“ – und dass neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Kosten in die Gesamtkalkulation einfließen.

Die sind nämlich beträchtlich, wie eine aktuelle Studie der CFO Publishing Corporation nahelegt. Die Autoren betonen, dass heutzutage die Frage nicht mehr sei, ob eine ERP-Lösung sich anpassen lasse. Man müsse vielmehr ermitteln, zu welchen Kosten dies möglich sei. Befragt wurden große, mittelständische Unternehmen in den USA. Bei 90 Prozent betrugen die Lizenz- und Servicekosten im ersten Jahr 250.000 Dollar oder mehr. 80 Prozent gaben an, dass sie die Software immer wieder anpassen müssten, damit sie ihren Geschäftsanforderungen gerecht werde.

In den auf die Anschaffung folgenden Jahren sind die Kosten für Anpassungen im Durchschnitt doppelt so hoch, wie die zu zahlenden Lizenz- und Wartungsgebühren. Bei den Befragten fielen im Durchschnitt 475.000 Dollar für interne Aufwendungen und rund 340.000 Dollar für externe Ressourcen an.

Das ist deutlich zu viel, findet Große-Kreul. Als ein Beispiel, wie es auch anders geht, nennt er den Abfallwirtschaftbetrieb des baden-württembergischen Kreises Heidenheim. Der Betrieb setzt eine Agresso-Lösung ein. Dort stehen die Kosten für Lizenzen und Dienstleistungen im Verhältnis eins zu eins – und die Lizenzkosten seien auch nicht höher als sonst.

Außerdem, fordert Große-Kreul, sollte „jedes Unternehmen unabhängig von seinem Softwareanbieter oder Systemintegrator sein.“ Das gelte auch für Releasewechsel: Sie sollten sich erstens im laufenden Betrieb durchführen lassen und zweitens nur notwendig sein, wenn sich die technischen Rahmenbedingungen im Unternehmen entscheidend geändert haben – nicht wenn es der Anbieter für sinnvoll hält.