Auf der Suche nach dem passenden BPM-System

Die Anforderungen an Transparenz und Qualität der Unternehmensaktivitäten, -prozesse und -informationen steigen permanent. Sei es, um auf regulatorische Anforderungen zu reagieren, sei es, um sich im globalen Wettbewerb zu behaupten. Business Process Management (BPM) hat sich als Lösungsansatz dafür etabliert- und setzt sich allmählich auch im Mittelstand durch.

Da es jedoch um ein vergleichsweise junges Segment handelt, gibt es fortlaufend neue Trends, die Unternehmen bei der Auswahl im Auge behalten sollten. Die Studien der einschlägigen Marktforscher, etwa Gartner und Forrester, zu dem Thema helfen nur bedingt weiter: Erstens ist die Zahl der Anbieter groß, zweitens sind die Unterschiede oft gering und drittens sind diese oft mehr auf unterschiedlich gesetzte Schwerpunkte zurückzuführen, als auf technologische Überlegenheit der einen oder anderen Lösung.

Zusätzlich erschwert wird die Auswahl, weil die großen Softwarehäuser ergänzend zu ihrem traditionellen Portfolio inzwischen alle ein mehr oder weniger komplettes BPM-Angebot unterbreiten. Dieses ist aber meist so eng mit den anderen Anwendungen verzahnt, dass Interessenten nicht genau wissen, ob sie das als Vorteil oder als Nachteil sehen sollen: Schließlich könnte das auch dazu führen, dass sie sich an einen Anbieter enger binden, als ihnen lieb ist.

„Nicht nur im Schatten der aktuell schwierigen wirtschaftlichen Randbedingungen müssen neue Investitionen in IT-Systeme in kurzer Zeit Ergebnisse zeigen, sondern auch langfristig Mehrwerte schaffen. Flexibilität, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und reibungslose Implementierung sind die Kerncharakteristika, damit IT-Lösungen von heute auch morgen noch Bestand haben können“, sagt Michael Otte, Geschäftsführer des BPM-Spezialisten Inspire Technologies.

Seiner Ansicht nach, sollte daher die BPM-Architektur neuer Lösungen so flexibel beschaffen sein, dass mit geringen Anpassungen auch neue Anforderungen an die Geschäftsprozesse im laufenden Betrieb unterstützt werden. Genau daran fehle es den großen Komplettlösungen jedoch oft.

Den Stellenwert, den die Etablierung oder Optimierung von IT-gestütztem Geschäftsprozessmanagement aktuell hat, verdeutlichen die Ergebnisse einer kürzlich von Gartner im Rahmen des Londoner BPM Summit durchgeführten Umfrage. „Der wirtschaftliche Abschwung führt zu einem verstärkten Einsatz von BPM als eine Art der Kostenreduzierung für das wirtschaftliche Überleben“, erklärt Michele Cantara, Research Vice President bei Gartner.

Das Management der Geschäftsprozesse mache diese sowohl für Fachabteilungen als auch für die IT sichtbar, so die Marktforscherin, und erlaube eine engere Zusammenarbeit der beiden Einheiten – und damit eine schnelle und effektive Veränderung der Prozesse.

Dass sich BPM lohnt und den Kostenrahmen nicht sprengen muss, zeigen die Ergebnisse der Umfrage: Demnach lassen sich mit Hilfe von BPM im ersten Jahr der Einführung Einsparungen von bis zu 20 Prozent erzielen. Bei vielen Unternehmen amortisiert sich die BPM-Einführung damit innerhalb eines Jahres.