Beim Betrieb eines eigenen Mailservers sollte man darauf achten, dass für den SMTP-Transport das STARTTLS-Protokoll verwendet wird. Dann werden E-Mails zwischen zwei selbst betriebenen Servern verschlüsselt. Allerdings besteht trotzdem die Gefahr von Man-in-the-middle-Attacken.
Da die Mailer automatisiert arbeiten, kann man als User das X.509-Zertifikat nicht als gültig bestätigen. Darüber hinaus zeigt ein ZDNet-Praxistest, dass sich viele öffentliche Mailanbieter weigern, E-Mails verschlüsselt zu senden oder zu akzeptieren.
Für den Betrieb eines Mailservers kann man sich auch mit mehreren Leuten zusammentun und die Kosten für einen virtuellen Server teilen. Zu beachten ist allerdings, dass jeder mit Administrator- oder Root-Rechten in der Lage ist, alle E-Mails zu lesen.
Wem ein eigener Mailserver zu aufwändig ist, sollte sich vor Freemailern wie Google Mail oder Hotmail hüten. Google und Microsoft in den USA unterliegen zwar nicht der Vorratsdatenspeicherung, jedoch betreiben beide Firmen deutsche Niederlassungen. Für deutsche Kunden müssen sie daher dieselben Bestimmungen befolgen wie jeder deutsche Mailanbieter auch.
Zudem kann man davon ausgehen, dass sie weitaus mehr Daten speichern als die Vorratsdatenspeicherung verlangt. In den USA gibt es wenig Datenschutzgesetze, die die "Sammelleidenschaft" der Provider begrenzt.
Einen gewissen Schutz bieten SMTP-Relay-Anbieter. Sie bieten an, ausgehende Mails über ihren SMTP-Server zu routen. Dazu ist im Mail-Client lediglich ein anderer SMTP-Server einzutragen. Auch dieser Dienst ist nicht kostenlos. DynDNS.org verlangt dafür 19 Dollar pro Jahr. Wer etwa einen Account bei Web.de hat, kann seine ausgehenden Mails über das SMTP-Relay von DynDNS.org verschicken.
Verlangt eine Ermittlungsbehörde bei Web.de Einsicht in die gespeicherten Daten, sind nur die eingehenden, aber nicht die ausgehenden Mails erfasst. Man darf allerdings die Webmail-Funktion nicht für ausgehende Mails verwenden. In diesem Fall gehen die Mails trotzdem über den eigenen Provider raus.
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