Wege aus der Krise: Diese Tools helfen beim Planen

Wer sich anhand der „Canon-Agenda“ oder anderer Vorschläge daran macht, Druckkosten den Umgang mit Dokumenten umzustellen, oder wer die Prozesse und Abläufe im Unternehmen umkrempelt, dem könnte die Qualitäts- und Dokumentenmanagement-Software QM-DokSystem der Münchener Nautilus Company helfen. Sie ist über die Website zum Download erhältlich und kostet für zehn Client-Lizenzen rund 350 Euro.

Das Tool ist auf die Verwaltung von Dokumenten für das Qualitätsmanagement ausgelegt. Es erfüllt die Normvorgaben nach DIN EN ISO 9001:2000 . Laut Anbieter entsprechen Unternehmen bereits durch dessen Verwendung den Anforderungen einer Zertifizierung zur Dokumentenlenkung. QM-DokSystem verwaltet anfragerelevante Dokumente wie Managementprozesse, Kernprozesse oder Arbeitsanweisungen. Dokumente lassen sich auf drei Ebenen ablegen und Mehrnutzerbetrieb ist möglich. Verarbeiten kann das Tool bis zu 99 Dokumentenversionen nahezu aller Dokumententypen aus unterschiedlichen Programmen wie Word, Excel oder Visio.

Was bringt es konkret? Das Tool reduziert den Aufwand erheblich, der sich durch verschiedene Dokumente, unterschiedliche Anwendungen und verschiedenen Versionen ergibt und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellste Version der für sie erforderlichen Informationen haben. Interessant ist das besonders für mittelständische Betriebe, die weder über die finanziellen noch die personellen Ressourcen verfügen, um die Vorgaben für eine Zertifizierung zu erfüllen.

Das System weist Nutzer automatisch auf fehlende oder fehlerhafte Eintragungen auszufüllender Felder hin. Sind die Informationen vollständig und korrekt eingegeben, erfolgt eine automatische Speicherung. Dadurch ist gewährleistet, dass die Dokumentenmatrix stets den Vorgaben nach DIN EN ISO 9001:2000 entspricht. Die automatische Speicherung des Serververzeichnisses erspart Anwendern zudem, manuelle Sicherungen und Backups zu erstellen und verhindert so gleichzeitig, dass Dokumente entweder verloren gehen oder in einer falschen Version vorliegen.

Der Steuerberaterverband Westfalen-Lippe (StBV) nutzt das Tool bereits. Er vertritt die Interessen von rund 2800 Mitgliedern, zumeist kleinen bis mittelständischen Kanzleien. Mit dem QM-DokSystem stellt er unter anderem die Qualität seines Ressourcenmanagements und seiner Organisationspolitik sicher. Besonders wichtig war ihm bei der Auswahl einer Software die Versionskontrolle. QM-DokSystem überzeiugte in dieser Hinsicht damit, dass das Ändern eines Dokuments nicht zum Verlust der ursprünglichen Version führt, sondern sie archiviert wird. Zudem sprach den Verband das Preis-Leistungs-Verhältnis an. Aufgrund der positiven Erfahrungen empfiehlt der Verband die Nutzung inzwischen auch seinen Mitgliedern als deutlich preisgünstigeren Einstieg – verglichen mit der Implementierung eines umfangreichen Dokumentenmanagementsystems.

Organigramme sind nicht langweilig

Zu einer Reorganisation gehört oftmals auch die Neuverteilung von Aufgaben. Damit dabei die ungeliebten Tätigkeiten nicht einfach „verschwinden“, bieten sich Organigramme an. Die Firma Human Concepts hat dafür eine Software im Angebot: OrgPlus kostet für Firmen mit bis zu 100 Mitarbeitern rund 200 Euro. Die Professional-Version, mit der sich Organigramme nicht nur erstellen und verwalten, sondern auch automatisch erstellen und aktualisieren lassen, indem Personaldaten beispielsweise aus HR- oder ERP-Systemen importiert werden, ist ab 260 Euro erhältlich.

Dadurch, dass Mitarbeiterinformationen mit zusätzlichen Daten hinterlegt werden können, lässt sich OrgPlus aber nicht nur zur Erstellung von Organigrammen sondern auch für die Planung von Umstrukturierungen oder die Personalplanung einsetzen. Für größere Unternehmen eignet sich das Tool ebenfalls, lässt es sich doch in Programme zur Personalverwaltung von SAP und Oracle (Peoplesoft) integrieren.

Zeit- und Prozessplanung verbessern

Ein weiteres, verbreitetes Problem geht die Augsburger Firma Xpert-Design an. Ihre Software Xpert-Timer richtet sich in mehreren Versionen an Freiberufler, Gewerbetreibende, Handwerker und Firmen jeder Größenordnung. Der Preis für eine Einzelnutzerlizenz beginnt bei 58 Euro, Lizenzen für drei, fünf oder zehn Nutzer in kleinen Firmen kosten rund 285, 390 und 690 Euro.

Das Tool hat alle Funktionen, die für die Zeiterfassung und -auswertung nötig sind. Dazu gehören Zeitmessung, Projekthistorie, benutzerdefinierte Auswertungen -, etwa nach Mitarbeiter oder Projekt – oder der Nachtrag von noch nicht erfassten Projektzeiten. Export-Funktionen, Statusanzeigen, und Aufgabenlisten runden das Funktionsspektrum ab. Xpert-Timer läuft unter den gängigen Windows-Betriebssystemen. Die Serverversionen setzen wahlweise Microsoft-SQL-Server, Access oder MySQL voraus.

Zu guter Letzt bietet IDS Scheer – bisher eher bei Großkonzernen vertreten – mit ARIS Express seit einiger Zeit ein kostenloses Prozessmanagement-Tool für Einsteiger an. Das Unternehmen verspicht, dass selbst Anfänger damit in fünf Minuten ihr erstes Prozessmodell erstellen können. ARIS Express richtet sich an kleine Betrieben, Berufsschulen, Hochschulen und Privatanwender. Das Tool steht auf der Website des Anbieters zum Download bereit.