So kann Kollaboration wirklich funktionieren

Einer
der häufigsten Fehler in Zusammenhang mit
frühen
Kollaborationsprojekten bestand darin, ihre Akzeptanz einfach
vorauszusetzen.
Das Problem bei diesem Ansatz ist, das nur Personen, die ohnehin zu
Kollaboration neigen, die Möglichkeit auch nutzen werden, während
andere in den
neuen Tools
nur eine
zusätzliche Belastung sehen.

Anders ausgedrückt, wenn
Mitarbeiter die Vorteile solcher
Systeme nicht erkennen können, werden sie diese voraussichtlich so
selten wie
möglich verwenden oder komplett ignorieren und auf alte, bewährte
Methoden
setzen.

Daher sollte eine der
Hauptüberlegungen sein, wie man
Zuspruch bei den Anwendern finden kann. Adrian Moss von Parity ist der
Ansicht,
dass es in der menschlichen Natur liegt, Veränderungen als unangenehm
zu
empfinden. „Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, ihre
Angestellten zu
motivieren. Doch wenn das nicht klappt, fühlen sich die Mitarbeiter
bald als
Teil des Problems anstatt als Teil der Lösung. Deshalb ist es wichtig,
sie mit
einzubeziehen“, sagt er.

Formelle
Kommunikation

Solche Einbeziehungsversuche sollten möglichst verschiedene Formen
annehmen und
im Voraus als Teil eines formellen
Kommunikationsplans
ausgearbeitet werden. Mögliche Schulungsforen sind dabei
Besprechungsrunden,
Webcasts, Podcasts oder Blogs, bei denen leitende Manager die Ziele,
Gründe und
möglichen Auswirkungen auf die verschiedenen Jobpositionen erläutern.

Frank Modruson, Chief
Information Officer bei der
Beraterfirma Accenture, erklärt, dass man eine Vielzahl von
Kommunikationsmechanismen wiederholt auf unterschiedliche Weise nutzen
muss, um
die eigene Botschaft zu festigen. „Wenn die Leute dann anfangen, das
System zu
nutzen und dabei eine gute Erfahrung machen, werden sie wiederum
anderen davon
erzählen, die es dann auch verwenden – aber meist auf eine Art, wie man
selbst
es niemals erwartet hätte. Es funktioniert über Mundpropaganda“, sagt
er.

Doch es ist auch wichtig, den
Leuten in diesen Foren nicht
einfach nur fertige Informationen vorzusetzen. Stattdessen sollten sie
eine
Möglichkeit sein, Meinungen der Unternehmensbasis einzuholen und zu
berücksichtigen.

Feedback-Mechanismen

Zu diesem Zweck sollten Feedback-Mechanismen eingerichtet werden,
insbesondere
für die Mitarbeiter, die nicht mutig genug ist, sich in einem
öffentlichen
Forum zu äußern. Solche Mechanismen können von Umfragen und E-Mails bis
hin zu
Wikis und kleinen, informellen Diskussionsgruppen reichen.

Ein Aufbau wichtiger
Einflussnehmer oder sorgfältig
ausgewählter Unterstützer als Super-User kann ebenfalls nützlich sein.
Diese
Super-User sollten an der Definition der anfänglichen Anforderungen
beteiligt
sein und als Mitglieder des Pilotprojektes an einem Testlauf des
Systems
mitwirken. So können sie bereits in einem frühen Stadium Feedback geben.

Auch die Bekanntmachung des
neuen Angebots zur Schaffung
von Begeisterung und Unterstützung ist eine weitere Funktion der
Super-User.
Sie übernehmen dann die Verantwortung für die nachfolgende Schulung und
Unterstützung, speziell bei solchen Problemen, die kein Eingreifen der
IT-Abteilung erfordern.

Alle auf solchem Wege
erlangten Einsichten sollten dann
wieder an den Projektleiter und die Mitglieder des Lenkungsausschusses
gemeldet
werden, damit diese bei Bedarf entsprechende Maßnahmen einleiten
können. Das
Ziel ist es, während und über die formelle Dauer des Projektes hinaus
ständige
Verbesserungen sicherzustellen.