Dokumentenmanagement: Forderungen für einen neuen Ansatz

ZDNet: Ihr Unternehmen wirbt mit dem Schlagwort „Next Generation DMS“. Was verstehen Sie darunter?

Sander: Es handelt sich dabei um einen Lösungsansatz, der ein grundsätzliches Umdenken erfordert. Während sich bisher alles um den Aufbau komplexer Strukturen und die bereichsspezifische Organisation von Daten drehte, liegt der Fokus unserer Ansicht nach künftig auf der unternehmensweiten Suche.

Zentrales Thema unseres „Next Generation DMS“ ist daher eine ausgefeilte „Enterprise-Search“-Technologie, unter deren Dach gewissermaßen die gesamte ECM-Infrastruktur beheimatet ist. Sie schlägt eine Brücke zwischen den unterschiedlichen Datenrepositories und ermöglicht integrierte Recherchen in beliebigen internen und externen Informationsquellen. Die DMS-Anwendung dient quasi als benutzerfreundliche Oberfläche für den Zugriff auf die für den Anwender relevanten Inhalte der unternehmensweiten Wissensbasis.

ZDNet: Wie stellen Sie sich den Übergang zur „nächsten“ DMS-Generation vor?

Sander: Langjährige Mitarbeiter bevorzugen in der Regel die strukturierte Suche über Baumstrukturen. Sie kennen ihre Organisation gut und wissen meist, wo sie die geeigneten Daten finden. Aufgrund der zunehmenden Datenflut wird es allerdings schwieriger, den Überblick zu behalten. Relevantes ist zudem oft über zahlreiche Speicherorte verstreut.

Die Intelligenz der unstrukturierten Suche ist daher ein zentrales Merkmal der nächsten DMS-Generation. Sie orientiert sich am benutzerfreundlichen Google-Prinzip mit einfachen und erweiterten Optionen. Der User stellt eine Anfrage an das System, woraufhin alle angeschlossen Quellen automatisch gescannt werden. Um Strukturen und Abläufe hinter der Suchmaske braucht sich der Anwender nicht zu kümmern.

Heute sind die für ein Unternehmen relevanten Informationen natürlich weltweit zu suchen und zu finden. Next Generation DMS muss daher auch eine „internationale Suche“ unterstützen, beispielsweise durch ein ausgefeiltes Name-Match-System. Ein solches sollte phonetische, kulturelle und geographische Varianten, Fremdsprachen, unterschiedliche Schreibweisen und Namenssynonyme automatisch erkennen.