Dokumentenmanagement: Forderungen für einen neuen Ansatz

Im digitalen Zeitalter stoßen die gewohnten Strategien der Informationsverwaltung an ihre Grenzen. Das muss erst einmal gar nichts mit Enterprise 2.0, Informationsgesellschaft, neuen Formen der Zusammenarbeit oder anderen Schlagworten zu tun haben. Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung beim deutschen Anbieter Scalaris meint, mittel- bis langfristig sollten sich Unternehmen schon allein aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen von der bisher üblichen Verwaltung, Suche und Wiederherstellung von Daten verabschieden.

Seiner Ansicht nach benötigen Firmen eine Organisation mit geringerer Komplexität: Mitarbeiter müssten die für ihre Aufgabenstellung relevanten Informationen einfach und schnell nutzen können – ganz egal wo und in welcher Form die Daten vorgehalten werden. „Wissen ist der zentrale Wettbewerbsfaktor unserer Zeit und die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Nur wer die Fakten kennt, ist auch in der Lage, Gefahren und Chancen einzuschätzen und schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen.“

ZDNet: Was kritisieren Sie denn konkret an den heute gängigen Konzepten?

Sander: Enterprise Content Management ist heute durch Insellösungen geprägt: ERP- und CRM-Systeme oder Kommunikationsanwendungen wie E-Mail und Internet unterstützen die operativen Geschäftsprozesse. Complianceorientierte Infrastrukturen, etwa Archivsysteme, sorgen parallel für den rechtskonformen Schutz der gespeicherten Inhalte.

Leider betreibt jeder Fachbereich seinen Informationsspeicher isoliert: Mitarbeiter aus Personal, Recht, Marketing und Einkauf nutzen ihre jeweilige DMS-Lösung für die Verwaltung der abteilungsbezogenen Daten. Benötigte Informationen, die nicht in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen, werden dann entweder bei den Kollegen angefordert oder in den entsprechenden Geschäftsanwendungen und Archiven mühsam recherchiert. Der einzelne Mitarbeiter muss Speicherorte und -systematik also grundsätzlich sehr gut kennen, um relevante Daten bei Bedarf überhaupt aufzufinden.

Eine solche Organisation ist nicht nur zeit- und kostenaufwändig, sondern zugleich riskant, denn es ist schier unmöglich, die Kontrolle über die Masse der relevanten Informationen zu behalten. Zugleich lähmen langwierige Recherchen die Geschäftsprozesse und wesentliche Informationen können leicht übersehen werden.

ZDNet: Welche Trends sehen Sie für die nahe Zukunft?

Sander: Die klassische ECM-Sicht konzentriert sich nur auf die interne Datenbasis. In vielen Aufgabenstellungen reicht dieses Wissen aber nicht aus. Denn die international agierenden Konzerne werden zunehmend mit vielfältigen Geschäftsrisiken konfrontiert, etwa der Verwicklung in Geldwäsche, Terrorismus oder Korruption. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss das Unternehmen auch Trends und Chancen frühzeitig erkennen. Erst die systematische Analyse spezifischer externer Informationen und aktueller Nachrichten über Märkte, Produkte, Organisationen, Personen und deren Verbindungen geben Entscheidungsträgern das erforderliche Wissen an die Hand.