Warum Print Management auch für KMUs interessant ist

In der IDC-Befragung konnten immerhin 29 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen in den Firmen, die Print-Management-Lösungen oder Document Solutions eingeführt haben, keine Einschätzung zu den realisierten Druckkosteneinsparungen abgeben. „In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print Management und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen“, sagt IDC-Analyst Kraus.

Der Drucker ist für die meisten Büroangestellten nach dem Desktop-PC oder dem Laptop das Arbeitsmittel, das ihnen am nächsten ist. Und ebenso wenig wie sie sich bei der Gestaltung und Nutzung des PCs reinreden lassen wollen, sind sie bereit, sich Vorschriften über die Druckernutzung machen zu lassen: Sie befürchten einen Verlust an Komfort und Status und wehren sich mit allen erdenklichen Mitteln gegen Veränderungen.

So nannten in der IDC-Befragung als „interne Hemmfaktoren“, die eine Umsetzung behindert hätten, fast ein Viertel der Unternehmen die Bequemlichkeit der Anwender und das mangelnde Interesse der Fachabteilungen. An zweiter Stelle kommt der Ressourcenmangel der IT-Abteilung. Der steht in direkter Beziehung zu dem am häufigsten genannten „externen Hemmfaktor“: Die Implementierung sei zu aufwändig.

Ausrede Ressourcenmangel

Laut IDC beinhaltet professionelles Print Management ein ganzes Bündel von Maßnahmen. Kernbestandteile sind jedoch eine umfassende Ist-Analyse, die Entwicklung einer Druckstrategie sowie das Asset Management. Die Erfassung der vorhandenen Infrastruktur ist zwar mühsam, aber eben unverzichtbarer Bestandteil, denn nur mit den dadurch gewonnenen Daten lassen sich Verbesserungen anregen und – ganz wichtig – später auch als Erfolg erkennen.

Die Entwicklung einer Druckstrategie klingt anspruchsvoll, muss es aber nicht zwangsläufig auch sein. Denn dazu gehört auch schon festzulegen, ob es Bereiche gibt, in denen sich Duplexdruck voreinstellen lässt, inwieweit Mitarbeiter Zugriff auf Farbdrucker benötigen oder welche Formate genutzt werden sollen – etwa wann A3 sinnvoll ist, und wann darauf verzichtet werden kann.

Außerdem zeigt die IDC-Umfrage, dass ein Argument gegen die Druckoptimierung – Ressourcenmangel bei der IT-Abteilung – nicht wirklich aufrecht zu erhalten ist. Denn die beiden am häufigsten umgesetzten Maßnahmen in den Firmen, die das bereits hinter sich haben, sind die Optimierung bei Wartung und Support sowie beim Helpdesk – also klassische Aufgaben, die sonst die IT-Abteilung belasten. Die am häufigsten geplanten Maßnahmen zielen auf die Gerätekonsolidierung- und standardisierung sowie die automatische Bestellung von Verbrauchsmaterial.