Warum Print Management auch für KMUs interessant ist

Das vielbeschworene papierlose Büro ist und bleibt trotz der sich seit vielen Jahren ähnelnden Prophezeiungen von Analysten, Marktforschern und Anbietern von Lösungen für Workflow und Dokumentenmanagement ein Traum. Das ist inzwischen auch bekannt. Was weniger bekannt ist: Das Büro mit Papier ist ein Alptraum – zumindest aus Sicht derjenigen, die für die Kosten verantwortlich sind.

Warum das noch nicht zu einem Aufschrei in den Unternehmen geführt hat? Die Antwort ist einfach: Es gibt in der Regel niemanden, der seinen Kopf dafür hinhalten muss. Arbeitsplatzdrucker sind inzwischen so günstig, dass sie von Abteilungen aus der Portokasse beschafft werden. Verbrauchsmaterial wird von der Sekretärin beim Bürofachversand bestellt und in unterschiedlichen Schränken und Regalen gehortet. Papierstau und kleinere technische Probleme werden von irgendeinem Kollegen gelöst, der sich dazu berufen fühlt – und erst wenn der das Gerät gründlich demoliert hat, gehen hilflose Anrufe beim Helpdesk ein, der mit Halbwahrheiten über die Ursachen der Probleme abgespeist wird.

Die Folge: Die tatsächlich entstehenden Kosten sind kaum nachvollziehbar, stehen als solche bei niemandem im Budget und stören daher auch niemanden. Außer vielleicht das Unternehmen als Ganzes. Denn, wie mehrere Studien und Untersuchungen nachweisen, macht auch beim Drucken Kleinvieh Mist. Eine Studie im Auftrag von Lexmark hat diese Behauptung bereits im Dezember 2007 mit deutlichen Zahlen untermauert – wesentlich geändert haben dürfte sich inzwischen kaum etwas.

Laut der Studie entsprechen die Druckkosten durchschnittlich sechs Prozent des Gesamtumsatzes der befragten Unternehmen. Die Arbeitnehmer schätzten, dass eine von fünf Seiten unnötig gedruckt wird. Und rund zwei Drittel der Beschäftigten könnten sich vorstellen, das von ihnen erzeugte Druckvolumen um 30 Prozent zu reduzieren, ohne dass ihre Produktivität darunter in nennenswerter Weise leiden würde.

Riesiges Potenzial für die Anbieter

Warum die Einsparpotenziale in den Druckerlandschaften nicht erschlossen werden, hat Ende vergangenen Jahres IDC etwas über 500 Unternehmen gefragt. Laut der Studie Studie „Print Management & Document Solutions – Status quo und Trends in Deutschland 2009“ ist „Print Management“ für rund drei Viertel der Unternehmen noch kein Thema. Nur jedes siebte Unternahmen nutzt sogenannte „Document Solutions“. Unter Print Management und Document Solutions fassen die Marktforscher Hardware, Software und Services zusammen, die dazu dienen, die Druck- und Dokumentenverarbeitung zu optimieren.

IDC hat auch die Gründe für die geringe Akzeptanz ermittelt: Die Unternehmen glauben nicht an große Kosteneinsparungen durch den Einsatz von Print Management und Document Solutions. Außerdem fehlt es am Budget und den notwendigen Ressourcen, um das Thema in Angriff zu nehmen. Nicht zuletzt mangelt es an der Unterstützung durch die Geschäftsleitung.

Das ist ein Fehler, meint Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie. Denn bei den Firmen, die das Thema bereits in Angriff genommen haben ist die Hoffnung auf niedrigere Kosten der dominierende Antriebsfaktor. Und diese Erwartung wird erfüllt: 84 Prozent derjenigen Unternehmen, die bereits Print-Management-Lösungen realisiert haben, sind mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden. Rund ein Drittel der Befragten konnte die Druckkosten um bis zu 15 Prozent senken, weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent und zehn Prozent schafften sogar über 30 Prozent. Es lohnt sich also durchaus, sich mit dem Thema zu beschäftigen.