In Europa werden derzeit pro Jahr schätzungsweise 28,5 Milliarden Papierrechnungen versandt. Die Papier- und Portokosten für den Rechnungssteller sind erheblich. Außerdem entstehen unnötige Medienbrüche und es werden zeit- sowie kostenaufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse ausgelöst.
Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet neben Einsparpotenzialen auch weitere Vorteile – etwa kürzere Forderungslaufzeiten, die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten, eine höhere Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses und des Finanzstatus eines Unternehmens sowie eine geringere Umweltbelastung.
Um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, würden auch viele kleine und mittlere Firmen Rechnungen gerne elektronisch mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Sie befürchten jedoch einen hohen Umstellungsaufwand und sind sich über die rechtlichen Anforderungen nicht im Klaren. Daher wurden viele in Richtung E-Invoicing nicht aktiv.
Für große Unternehmen ist die elektronische Rechnungsabwicklung hauptsächlich erst dann richtig interessant, wenn sie mit möglichst allen Geschäftspartnern funktioniert. Daher spielt für sie bei der Auswahl der Lieferanten die Akzeptanz elektronischer Rechnungen eine immer größere Rolle. Dadurch geraten viele kleine und mittlere Unternehmen unter Zugzwang: Sie müssen auf elektronische Rechnungsabwicklung umstellen, da sie
sonst von großen Abnehmern nicht mehr als Lieferanten gelistet werden.
„Elektronische Rechnungsabwicklung“ heißt allerdings nicht, Rechnungen einfach als PDF per E-Mail zu verschicken. Beim Versand elektronischer Rechnungen an deutsche
Unternehmen müssen vielmehr bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Sind sie das nicht, kann der Rechnungsempfänger die bezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen und der Rechnungssteller mit einem Bußgeld belegt werden.
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