So funktioniert es: Kalender zwischen verschiedenen Gruppen abgleichen

Kalender lassen sich nicht nur mit Online-Systemen abonnieren, auch eine Vielzahl von Desktop-Clients unterstützt iCalendar. Dazu gehören beispielsweise verbreitete Systeme wie Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Apple iCal. Aber auch weniger bekannte Projekte etwa Mozilla Sunbird oder Chandler erkennen die Daten und integrieren sie.

Das Problem hierbei: Besonders bei Desktop-Systemen zeigt sich, dass Kalender abonniert werden. Es ist normalerweise keinerlei Rückkanal vorgesehen, mit dem man etwa eigene Kalender an andere Personen automatisch verschicken kann. Ein paar Tricks helfen: Die Groupware Chandler bietet beispielsweise einen eigenen Sync-Hub an, mit dem sich Termine aus Chandler und von anderen Systemen veröffentlichen lassen. Microsoft Outlook nutzt Office Online, um Kalender für andere Personen freigeben zu können. Nahezu alle anderen Systeme bieten zumindest die Möglichkeit, einzelne Einträge oder komplette Kalender zu exportieren und als Datei im ICS-Format zu exportieren. Kontakte können die Datei dann wiederum in das eigene System übernehmen.

Ein weiteres Problem ist, dass sich nicht alle Anbieter von Desktop-Software genau an die vorgegebene Spezifikation halten. Solange man sich innerhalb der gleichen Software bewegt, etwa von Outlook zu Outlook, fällt das nur selten auf. Spätestens wenn Informationen aber an ein anderes Programm und womöglich noch ein anderes Betriebssystem verschickt werden, kann es zu Fehlern kommen. Es empfiehlt sich deswegen die Termine so einfach wie möglich zu halten.