Große Umfrage: Was beim Drucken in Firmen schiefläuft

Multifunktionsgeräte haben Kopierer in vielen Bereichen verdrängt und ersetzen – nicht zuletzt wegen der immer geringeren Preisunterschiede – auch zunehmend Geräte, die nur drucken können. Außerdem drängen sie Faxgerät in eine Nische. Besonders in kleineren und mittleren Unternehmen sind Multifunktionsgeräte der mit Abstand meistgenutzte Druckgerätetyp.

„IT-Verantwortliche sollten dieser Technologieveränderung auch in ihrem Unternehmen Tribut zollen: Drucker und Co. sind keine Bürotechnik mehr, sondern IT-Hardware. Dementsprechend sollte die Druckinfrastruktur, vom Papier über die Hardware bis zur Print-Software, als Teil der IT-Infrastruktur betrachtet werden“, so Dokulife-Berater Oliver Jendro. Beispielsweise müssten Multifunktionsgeräte ebenso wie PCs oder Server gewartet und per Software-Update regelmäßig aktualisiert werden, sonst würden sie zum Sicherheitsrisiko.

Was viele aber angesichts der stark gesunkenen Preise und der zunehmenden Verbreitung von Multifunktionsgeräten übersehen: Durch die höheren Geschwindigkeiten, die bessere Druckqualität und die reduzierten Abmessungen spielen früher nicht so stark ins Gewicht fallende Faktoren etwa die Papierqualität, eine immer größere Rolle.

Außerdem ist durch die Verschiebung der Druckkosten von der Geräteanschaffung auf das Verbrauchsmaterial eine neue Falle entstanden: Während beim Gerät selbst gerade im Mittelstand noch lange überlegt und diskutiert wird, welches zu welchem Preis angeschafft werden soll, bestellt das Verbrauchsmaterial – wie die Dokulife-Umfrage zeigt – oft derjenige, der sich nicht schnell genug hinter anderen Aufgaben verstecken konnte. Ob da dann immer das am besten geeignete Material zum besten Preis eingekauft wird, darf zu recht bezweifelt werden.

Bevor sich Firmen also an eine großangelegt Neustrukturierung ihrer Druckerlandschaft wagen, sollten sie erst einmal prüfen, ob die Prozesse, die für die existierende Umgebung gang und gäbe sind, den aktuellen Gegebenheiten überhaupt noch entsprechen. Wer da Ordnung geschaffen hat – was in den meisten Fällen ohne viel Aufwand und Kosten möglich sein sollte – der kann sich immer noch einen externen Berater ins Haus holen zu revolutionären neuen Konzepten beraten lassen. Umsonst wird sein Aufwand dennoch nicht sein. Meist versprechen Berater die Reduzierung der Druckkosten um einen bestimmten prozentualen Anteil: Wer eine gute Ausgangsbasis hat wird am Ende also auch mehr profitieren als jemand, der aus dem Chaos kommt. Dass sich dann der Berater eventuell mehr Mühe geben muss, kann seinem Kunden ja nur Recht sein.