E-Mail-Cloud statt Exchange: So funktioniert Google Apps

E-Mail-Outsourcing heißt das Zauberwort für Unternehmen, wenn es um die Vereinfachung und Kostensenkung der IT-Infrastruktur geht. Einer der größten Player in diesem Segment ist Google mit seinem Produkt Google Apps.

Zu seinen Referenzkunden zählt der Internet-Gigant unter anderen Jaguar, Land Rover, Rentokil, Cap Gemini und Motorola. Das Angebot richtet sich nicht nur an große Unternehmen. Der Preis beträgt pauschal 40 Euro pro User und Jahr. Darin enthalten ist eine Mailbox mit 25 GByte Speicherplatz.

Bei einer gehosteten E-Mail-Infrastruktur kümmert sich Google um Archivierung und Backup, Aufbewahrung der E-Mail an mehreren physikalischen Standorten und ganz nebenbei auch um Compliance-Anforderungen. So lässt sich die IT-Abteilung von einer Menge Aufgaben befreien. Die Aufbewahrung aller E-Mails inklusive Suchfunktion in allen Mailboxen für Administratoren von bis zu zehn Jahren kostet allerdings einen Aufpreis pro Nutzer, der individuell mit dem Google-Vertrieb ausgehandelt werden muss.

Bedenken gibt es vor allem wegen der Sicherheit. Viele Unternehmen scheuen sich davor, sämtliche Unternehmenskommunikation außer Haus zu geben und auf die absolute Diskretion von Google vertrauen zu müssen. Der Name Google allein löst dabei negative Assoziationen aus. Man denkt automatisch etwa an Google Analytics oder die Sammlung von WLAN-Daten mit Google-Street-View-Fahrzeugen. Der Suchmaschinenriese gilt allgemein als datenhungrig.

Andererseits setzen Unternehmen häufig auf Blackberry. Auch ein Blackberry-Server im Unternehmen sammelt Nachrichten vom Firmen-E-Mail-Server ein und schickt sie ins Rechenzentrum von Research in Motion (RIM). Von dort werden sie an die mobilen Nutzer verteilt. Bei den Namen Blackberry und RIM haben IT-Verantwortliche oft weniger Bedenken, was den Schutz der Daten angeht.

Berücksichtigen sollte man bei seinen Überlegungen, dass nur ein Fall bekannt werden muss, in dem Google E-Mails seiner Kunden an Außenstehende gegeben hat, um das gesamte Produkt Google Apps im Markt zu diskreditieren. Das Unternehmen wird daher alles daran setzen, die E-Mails seiner Kunden vertraulich zu behandeln und ein Leck nach außen zu verhindern. Die Entscheidung, ob man Google alle E-Mails anvertrauen möchte, muss letztendlich jeder selbst treffen.

Google Apps besteht nicht nur aus Google Mail. Mit Google Sites und Google Groups kann man Lösungen ähnlich wie mit Microsoft Sharepoint realisieren. Im Beta-Stadium – bei Google Lab genannt – befindet sich Wave, mit dem das simultane Bearbeiten von Rich-Content-Dokumenten möglich wird. "Text und Tabellen" sind Ajax-Versionen von Office-Anwendungen, die jedoch in Bedienung, Funktion und Geschwindigkeit mit lokalen Anwendungen wie Open Office und Microsoft Office nicht mithalten können.  In diesem Beitrag soll jedoch auf E-Mail, Kalender und Kontakte fokussiert werden.