Mit Document Solutions die Papierflut in den Griff kriegen

IDC hat im Herbst vergangenen Jahres 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management und Document Solutions befragt. Ziel der Umfrage war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen zu untersuchen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen beziehungsweise demnächst einführen möchten. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf Document Solutions. Darunter verstehen die Marktforscher die Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen mit Hilfe von Software oder Services.

Vor einem Jahr hatte IDC schon einmal eine Studie zum Thema vorgelegt, damals allerdings mit Schwerpunkt auf dem Nutzen von Print Management für KMUs. Dabei sei es laut IDC eigentlich nur wichtig, den ersten Schritt zu tun: Entweder einen Dienstleister oder den Servicebereich eines Hersteller mit einer Analyse des aktuellen Zustands und des tatsächlichen Bedarfs zu beauftragen. Daraus ergebe sich dann schrittweise alles andere. Man könne zum Beispiel mit der geordneten Beschaffung zu ersetzender Hardware beginnen, was bereits erste Einsparungen möglich mache.

Durch viele weitere kleine Schritte mit nachweisbaren Erfolgen lasse sich dann allmählich Print Management firmenweit einführen. Der Weg führe meist über die Übernahme von Support und Helpdesk durch den Lieferanten sowie die – im günstigsten Fall automatisierte – Beschaffung von Verbrauchsmaterial und den Austausch von veralteten oder defekten Geräten. Wer geschickt verhandle, könne zudem das für sein Unternehmen beste Zahlungsmodell herausholen, um entweder nach Verbrauch oder über Pauschalen abzurechnen. Am Ende stehe oft eine Rechnung für alle druckbezogenen Kosten. Die kann dann als Ausgangspunkt genutzt werden, um mit dem aktuellen Lieferanten weiter zu verhandeln oder unkompliziert Angebote von dessen Konkurrenten einzuholen.

Was Document Solutions erreichen sollen

Firmen, die ihre IT-Abteilung so entlastet haben, gehen laut IDC in der Regel in einer zweiten Phase daran, Abläufe mit hohem Dokumentenaufkommen zu verbessern. Dafür steht der Begriff Document Solutions. Dass dessen Umsetzung wesentlich dazu beiträgt, Dokumentenprozesse in den Fachabteilungen zu optimieren, sehen mehr als die Hälfte der Befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen als erwiesen an. Am meisten versprechen sie sich von elektronischen Formulare (69 Prozent) und elektronischen Vorlagen (66 Prozent), elektronischer Archivierung (55 Prozent) oder dem Digitalisieren und manuellen Weiterleiten von physischen Dokumenten (52 Prozent). Aber auch Maßnahmen zum sicheren Drucken halten noch 48 Prozent für wichtig.

Fast ein Drittel der Befragten sieht für ihr Unternehmen ein „erhebliches Optimierungspotenzial“ durch den Einsatz von Document Solutions. „Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr Kundenzufriedenheit“, so IDC-Analyst Matthias Kraus. Das gilt aber vor allem für Prozesse, die intensiv mit der Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten verbunden sind. Während ein Sachbearbeiter in einer Versicherung ganz bestimmt davon profitiert, hat der Mitarbeiter in der IT-Abteilung beim selben Unternehmen für seine Aufgaben wahrscheinlich wenig davon.