Mit Document Solutions die Papierflut in den Griff kriegen

In der IDC-Studie wurde auch danach gefragt, wie sich nach Ansicht der Teilnehmer die Gesamtkosten eines Dokuments zusammensetzen. Durchschnittlich gehen die Befragten davon aus, dass gut 40 Prozent direkte Kosten wie Papier, Verbrauchsmaterial sowie Anschaffungskosten der Hardware sind. Weitere 23 Prozent weisen sie Betriebskoten und Management zu. Dokumentenmanagment und den als „Produktivität der Anwender“ bezeichnete Block tragen ihrr Ansicht nach jeweils etwa 18 Prozent zu den Kosten bei. In der Realität liegen die Aufwendungen für die beiden ersten Posten zusammen laut IDC jedoch deutlich unter 50 Prozent. Die Anwender verschätzen sich damit im Durchscnitt um fast 20 Prozent.

Das zeigt einmal mehr, dass in Firmen die Kosten für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nicht wirklich bekannt sind. Kein Wunder: Ein Drittel erfasst sie eigenen Angaben zufolge nie, ein weiteres Drittel etwa einmal jährlich. Etwas mehr als jedes vierte Unternehmen macht dagegen mindestens zweimal pro Jahr eine Bestandsaufnahme. Die beschräkt sich aber überwiegend auf das Erfassen von Kosten für Dokumente in Papierform – also auf die Ausgaben für Papier, Verbrauchsmaterial, Anschaffung der Hardware und die Kosten für Service, Support und Energie. Nur jeder Dritte bezieht Speicherung, Archivierung und Wiederfinden mit ein.

Das ist verständlich: Während für die am häufigsten erfassten Kosten meist irgendjemandem Rechnungen vorliegen, der Aufwand also überschaubar ist, sind die weichen Faktoren nur schwer zu quantifizieren. Also tut man es nicht.

Die meisten Angebote im Markt helfen da auch nicht weiter. Ein Teil ist so komplex und aufwändig, dass sie sich wirklich nur für sehr große Firmen mit sehr dokumentenintensiven Abläufen lohnen. Ein anderer setzt in erster Linie beim Umbau der Druckerlandschaft an. Da ist das Einsparpotenzial zwar nachgeweisen und klingt prozentual gemessen auch gar nicht schlecht. In absoluten Zahlen kommen dann aber Werte heraus, die vielen Firmen zu niedrig sind, um den deutlich erkennbaren und das Firmenklima stark belastenden Aufwand auf sich zu nehmen. Schließlich gibt es andere Projekte, die mehr versprechen, leichter durchsetzbar sind und für die Beteiligten attraktiver klingen.

Dennoch sollten Verantwortliche das Thema nicht einfach ignorieren. Mittelständler mit mehreren Standorten haben nichts dabei zu verlieren, wenn sie sich von zwei oder drei Druckeranbietern oder einem Beratungsunternehmen zumindest eine erste, grobe Analyse erstellen lassen. Grundlage, um das Management der Druckerlandschaft an externe zu vergeben, ist allerdings, die aktuellen Kosten möglichst genau zu kennen.

Wer diese Zahl vorliegen hat, wird sicher einen Anbieter finden, der sie unterbietet. Inwieweit man sich dazu auf dessen Vorschläge einlässt oder an der gewachsenen Struktur festhält, bleibt jedem selbst überlassen. Da inzwischen fast alle Hersteller und viele Dienstleister den Service anbieten, ist die Auswahl für Anwender groß und vielfältig. Diese Chance sollten sie nutzen.

Document Solutions sind dagegen noch ein junges Thema. Die Gefahr, sich bei ihrer Einführung in einem endlosen Projekt zu verlieren, ist groß. Unter dem Schlagwort Information Lifecycle Managment sollte schon einmal ähnliches erreicht werden. Die meisten der wenigen in Angriff genommenen Projekte scheiterten an der Komplexität. Für Konzerne haben Firmen wie Canon und HP Angebote, die das vermeiden sollen. Ob sie das können, müssen sie erst noch zeigen.

Im Mittelstand ist das dagegen noch schwieriger. Offenbar versucht er daher, Einzelaspekte durch SaaS-Angebote abzudecken. Die Idee ist grundsätzlich nicht schlecht. Gut wäre aber, auch bei der Auswahl einzelner Dienste den gesamten Komplex im Auge zu behalten. Sonst ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln und statt Kosten zu senken, diese lediglich in Bereiche zu verschieben, in denen man sie nicht sofort sieht – etwa, indem die Produktivität der Mitarbeiter durch umständlicher gewordene Abläufe sinkt.