Elektronische Rechnung: Was Firmen beachten müssen

Wer sich an die Einführung der elektronischen Rechnung in seinem Unternehmen macht, hat mehrere Optionen: Er kann sich Software und Dienste kaufen, sie leasen oder per Software-as-a-Service nutzen. Welche Form man wählt, hängt in erster Linie von der Anzahl der Rechnungen und den bereits vorhandenen ergänzenden Komponenten wie Archivierungswerkzeugen ab. Generell geht der Trend jedoch hin zur Bereitstellung der Funktionen als Dienstleistung. Einige Lösungen sollen hier exemplarisch vorgestellt werden.

Basware bietet Firmen eine offene E-Invoicing-Plattform an. Sie dient als Schnittstelle zwischen Lieferant und Käufer. Dabei überträgt der Rechnungssender alle nötigen Daten zu Leistungen, Zahlungsbeträgen und -zielen in das System. Die Plattform wandeltdie Daten in das vom Empfänger gewünschte Format und transferiert sie direkt in das Finanzsystem. Basware e-invoicing ist nach Angaben des Herstellers mit vielen gängigen Systemen kompatibel.

Ein ähnliches Tool zur Überbrückung verschiedener Systeme stellt auch der VeR seinen Mitgliedern zur Verfügung. Der Dienstleister signiert und verifiziert die gesetzliche Rechnung. Für den Datenaustausch wird eine PDF-Containerdatei verwendet. Der Dienstleister des Rechnungsempfängers extrahiert den Roaming-Datensatz und konvertiert ihn in das Exportformat des Rechnungsempfängers, der den Datensatz in seinem EDV-System weiterverarbeitet.

An kleine Firmen oder Selbständige richtet sich das Angebot iRechnungen 24.de von Comarch. Ihnen ermöglicht es neben dem Erstellen von Rechnungen auch die Verwaltung von Kunden- und Artikeldaten. Die Oberfläche lässt sich in begrenztem Umfang anpassen. Außerdem kann der Status von Belegen markiert werden. Für bis zu 100 Dokumente fallen monatlich 15 Euro an, für 25 Euro können Nutzer eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten erstellen und verwalten. Interessenten können das Angebot 30 Tage lang kostenfrei testen.

Datev-Kunden steht mit „Datev eRechnung“ eine browserbasierte Anwendung zur Verfügung. Dort können sie auch elektronische Rechungen in die Belegverwaltung online übermitteln. Die Signaturprüfung übernimmt das Datev-Rechenzentrum automatisch. Die Lösung bietet zudem die Möglichkeit, elektronische Rechnungen an Kunden zu verschicken. Über ein Vertretungsmodell signiert Datev Dateien im Auftrag des Unternehmens und archiviert sie. Dafür ist jedoch eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich.

Sage-Kunden steht der Service mittels einer Schnittstelle zu einer Signaturplattform zur Verfügung, die Sage gemeinsam mit der Deutschen Post AG betreibt. Laut Hersteller verfügen fast alle betriebswirtschaftlichen Sage-Lösungen über eine solche Schnittstelle.

Das auch als Anbieter von PDF-Werkzeugen bekannte Softwarehaus Gotomaxx teilt sein Geschäft in zwei Bereiche auf: Firmen mit weniger als 12.000 und solche mit mehr als 12.000 Rechnungen pro Jahr. Ersteren bietet er eine Box-Lösung an. Die Software wird im Unternehmen installiert und stellt sich für Anwender wie ein zusätzlicher Drucker dar.

Mit seiner Nutzung werden die Daten auf über ein Online-Portal qualifiziert elektronisch signiert. Seine Software bietet Gotomaxx in Paketen von 1200, 3000 Rechnungen und 6000 Rechnungen pro Jahr an – jeweils mit Zukaufsmöglichkeit. Installation und Einrichtung auf dem Kundensystem übernimmt der Anbieter im Bedarfsfall per Fernwartung.

Firmen mit mehr als 12.000 Belegen pro Jahr betreut der Anbieter im Rahmen des Projektgeschäfts intensiver. Zum Beispiel hilft er ihnen, ein XML-Schema zu definieren, dass die dort sicherlich vorhandene Unternehmenssoftware benötigt, um elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Bei Noeske Netsolutions haben die Kunden die Wahl: Sie können das auf dem Dokumenten-Management-System ELO basierende Produkt nn-Webinvoice entweder per Leasing zu festgeschriebenen Konditionen nutzen – bei 50 Rechnungen im Monat für 680 Euro – oder die Lösung als SaaS beziehen. Notwendig sind lediglich PC oder Notebook mit Internetanbindung und Internet Explorer.

Auch Retarus aus München bietet den Rechnungsversand und die notwendige Signierung als Dienstleistung an. Allerdings beschränkt er sich nicht auf die Rechnung, der Dienst lässt sich für alle Dokumente nutzen, die rechtssicher übertragen werden sollen, etwa Angebote, Bestellungen, Zollformulare, Zertifikate, Rezepturen oder Laborberichte. Der Dienst richtet sich in erster Linie an Firmen mit ERP-System, insbesondere an SAP-Nutzer. Zum Angebot gehört auch die Archivierung und die korrekte Vorlage im Fall einer Steuerprüfung.

Seit zwei Jahren bietet Esker seine Lösung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung als Software-as-a-Service an. Dafür scannen Kunden ihre Rechnungen und schicken sie über das Internet an den Dienstleister. Der extrahiert alle Daten mittels OCR und stellt die zur Prüfung in einer Weboberfläche zur Verfügung.

Darauf greifen Sachbearbeiter über eine gesicherte Internetverbindung zu. Möglich sind laut Anbieter etwa Datenprüfung und Freigabe-Workflow, das Hinzufügen von Buchungsinformationen sowie die Weiterleitung nach mehrstufigen Freigaberegeln, etwa zur Urlaubsvertretung oder zur maximalen Höhe des Betrags, der freigegeben werden darf. Die Rechnungsdaten mit Buchungsinformationen stellt Esker für die Übernahme in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme etwa als XML-, TXT- oder CSV-Datei zur Verfügung. Zudem übernimmt der Anbieter Indexierung und Archivierung der gescannten Rechnung, auch nach länderspezifischen Archivierungsvorschriften.

Weiterführende nützliche Links

• www.schnellcheck.com: Bietet Unternehmen unter der Rubrik „Elektronische Rechnung – sicher mit Signatur“ die Möglichkeit in wenigen Minuten zu testen, ob es bei ihrem Rechnungsverkehr Verbesserungsmöglichkeiten gibt.
• www.ibi.de/erechnung-informationen.html: Ibi Research bietet eine umfassende Marktübersicht und gibt Tipps, welcher Dienstleister bei welchen Voraussetzungen in Frage kommt.
• www.rechnungsmail.de: Die Seite zeigt, welche Standardfelder eine elektronische Rechung haben muss, damit eine halbautomatische Weiterverarbeitung der Rechnung möglich ist.