Microsoft Office 365: Gehen Sie mit der Konjunktur?

Mit „Office 365“ bringt Microsoft in vielerlei Hinsicht im Frühsommer 2011 seine erste richtige Cloud-Kollaborationslösung auf den Markt. Deren Public-Beta-Phase ist gerade gestartet. Während das durchaus erfolgreiche Vorgängerprodukt BPOS (Business Productivity Online Suite) eher eine Notgeburt in Folge der sich veränderten Marktsituationen war, handelt es sich bei Office 365 um ein Wunschkind, was dezidiert für das Bereitstellungsmodell Cloud Computing beziehungsweise Software-as-a-Serive (SaaS) entwickelt wurde.

In ihren Analysen schätzt die Experton Group alleine die Nachfrage der Anwender für solche SaaS-Lösungen in Deutschland im Jahr 2011 auf circa 725 Millionen Euro. Bis 2013 wird das Marktvolumen auf über 1,7 Milliarden Euro wachsen. Größter Brocken mit über 45 Prozent am Gesamtmarkt bilden Services für E-Mail-, Kollaborations- und Kommunikations- sowie Office-Lösungen.

Dabei erinnert „Office 365“ ein wenig an die schöne Pandora, die in der griechischen Mythologie auf Geheiß des Göttervaters Zeus aus Lehm geschaffen wurde. Um sie verführerisch zu gestalten, haben sie die Götter mit vielen Gaben wie Schönheit, musikalischem Talent, Geschicklichkeit, Liebreiz, Neugier und Übermut ausgestattet. Ähnlich sind auch die Programmierer und Marketingstrategen bei Microsoft vorgegangen. Sie haben Office 365 mit zahlreichen begehrenswerten Attributen ausgestattet.

Sowohl die klassischen Büroanwendungen wie E-Mail-, Text- oder Präsentationsprogramme sind hier zu finden, als auch das eigentliche Herzstück des Gesamtsystems – Anwendungen für die Kommunikation und die Online-Zusammenarbeit. Exemplarisch dafür ist „Lync“, eine Lösung für Audio- und Videotelefonate sowie den Austausch von Sofortnachrichten, oder „SharePoint“, ein Sammelfach für die Teamarbeit an Dokumenten und Platz zum Austausch zwischen Kollegen. Unterschiedliche Servicepläne und Suiten zu Einstiegspreisen ab circa zwei Euro pro Monat und eine anwenderbezogene Abrechnung sollen den Charme der smarten und multi-talentierten Produktcombo untermauern.

Wandel = Chance geteilt durch Risiko

Mit Office 365 setzt Microsoft nicht nur seine Reise in die Cloud fort, sondern modifiziert in Teilen auch das Produktmarketing. Um diese Entwicklung zu verdeutlichen, ist ein kurzer Exkurs notwendig: Viele Unternehmen bieten einzeln erhältliche Produkte oftmals in einem Paket zu einem reduzierten Preis an. Das wahrscheinlich bekannteste Beispiel in diesem Zusammenhang sind die sogenannten „Sparmenüs“ der Fast-Food-Kette McDonald’s, die verschiedene Produkte (ein Getränk, einen Hamburger, etc.) zu einem gegenüber der Summe der üblichen Einzelpreise um etwa 15 Prozent günstigeren Preis enthalten. Aber auch im Dienstleistungssektor ist diese Form der Preisdifferenzierung anzutreffen, zum Beispiel bei Pauschalreisen, bei denen Flug, Unterbringung und Mietwagen in einem Paket angeboten werden.

Auch Softwareanbieter, allen voran Microsoft, setzten seit Jahren auf dieses Instrument des Produkt- und Preismarketings. Bestes Beispiel hierfür ist die Office Suite. So hat Microsoft bereits früh das Programm PowerPoint mit Word und Excel gebündelt und so erfolgreich am Markt etabliert. Gleiches gilt für OneNote (Notizzettelprogramm) oder InfoPath (Formularprogramm) in den Versionen 2003 und 2007. In der Version Office 2010 wird insbesondere OneNote als vollwertige Lösung wahrgenommen. Microsoft hat seine Protagonisten des De-facto-Frontendstandards in der Vergangenheit konsequent dazu genutzt, die Office Produktsammlung Stück für Stück zu erweitern.

Mit Mass Customization zum Erfolg

Ein anderer großer Trend im Produktmarketing ist der Bereich „Mass Customization“ – also die kundenindividuelle Massenproduktion. Die Vorteile einer solchen Strategie liegen unter anderem in einer erhöhten Differenzierung zum Wettbewerb, indem Kunden ein individuell gestaltetes Produkt oder eine individuell abgestimmte Dienstleistung angeboten werden kann. Als Vorreiter sei hier wieder die Gastronomie als Beispiel herangezogen: Beim Restaurantsystem „Subway“ können Kunden aus rund 20 Grundzutaten theoretisch 11 Millionen unterschiedliche Produkte (Sandwiches) zusammenstellen.

Ähnliche Beispiele gibt es in der Automobilindustrie oder bei der Assemblierung von PCs. Microsoft geht mit Office 365 einen ähnlichen Weg. So werden für unterschiedliche Kundengruppen und Szenarien unterschiedliche Lösungen – sogenannte Servicepläne – angeboten. Diese richten sich an Unternehmen mit unterschiedlicher Mitarbeiteranzahl oder Arbeitsorganisation. Die Angebots- und Leistungskombinationen reichen von rudimentären Mail- und Kollaborationskomponenten für circa zwei Euro pro Nutzer und Monat bis hin zum „Rundumsorglos-Paket“ mit Office Pro Plus Client und grundsätzlich umfassenden Sprachfunktionalitäten für ungefähr 20 Euro.

Neben dem Gesamtsystem bietet Microsoft aber weiterhin die Möglichkeit, auch nur einzelne Programme zu nutzen und so Office an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Somit hängen die monatlichen Kosten nicht nur von der Nutzerzahl, sondern auch von den gebuchten Anwendungen ab. Hierdurch werden die Interessen von kleinen und mittelständischen Unternehmen genauso befriedigt wie Anforderungen von großen Anwendern mit Tausenden von Nutzern.

Denn sie wissen nicht, was sie tun

Für Freiberufler und kleinere Unternehmen besteht der Nutzen darin, ohne große Kosten ein konsistentes System zu nutzen. Die Leistungen werden gemietet und können unmittelbar verwendet werden. Einführungszyklen lassen sich maßgeblich verkürzen. Mittelständische Unternehmen und Konzerne können Office 365 flächendeckend oder auf Abteilungsebene einsetzen und so ihre Anforderungen an IT extrem individuell decken.

Dies hat Auswirkungen auf die Beschaffungsformen und Validierung in den Anwenderunternehmen. Anwender bekommen mehr Wahlfreiheit und können durch Ausnutzung unterschiedlicher Preispunkte in Summe erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Um dies zu erreichen, müssen sie aber über ihre tatsächlichen Anforderungen im Bilde sein und den Status der eingesetzten Software kennen.

Und gerade hier hapert es deutlich. Die Experton Group hat im Frühjahr 2011 Entscheider in Unternehmen gefragt, wie es um das Lizenzmanagement bestellt ist. Die Ergebnisse zeichnen ein düsteres Bild. So geben 57 Prozent der Befragten in Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitern an, dass sie kaum oder keine Kontrolle über das Lizenzmanagement beziehungsweise die eingesetzte Software haben. Bei Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ist die Situation noch misslicher: Sieben von zehn Unternehmen geben ihre Ohnmacht beim Management von Lizenzen zu. Analysen in Anwenderprojekten zeigen ferner, dass in vielen Unternehmen oftmals keinerlei Kenntnisse über die Nutzerprofile vorliegen und die Anforderungen der Anwender unklar sind.