Drucken in Firmen: Was Admins und Anwender denken

„Der Anwender möchte am liebsten ein Farbmultifunktionsgerät bei sich auf dem Schreibtisch haben, der Administrator am liebsten nur eines für die ganze Firma – und das direkt bei ihm vor der Tür“, fasst Oliver Jendro von Dokulife die Situation etwas überspitzt zusammen. Beide Wünsche sind natürlich unrealistisch. Sie beschreiben aber gut das Spannungsfeld, in dem sich aller Versuche zur Neuordnung der Druckgerätelandschaft eines Unternehmens bewegen.

Glaubt man von Administratoren in der Printerumfrage 11 gegebenen Antworten, dann hat sich aber der Großteil von ihnen mit seinen Wünschen durchsetzen können. Für zwei Drittel entspricht die Infrastruktur den Anforderungen und die Kosten bewegen sich im erwarteten Rahmen. Nur jeder Sechste denkt, dass die Infrastruktur nicht mehr den Anforderungen entspricht und nur jeder Dreizehnte macht sich Sorgen, weil die Kosten höher als geplant ausfallen. Rund jeder achte ist enttäuscht, dass das einmal ausgearbeitete Konzept nicht aufging, weil Anwender es mit Sonderwünschen und Verweigerungshaltung ausgehebelt haben.

Die Antworten darf man natürlich nicht auf die Goldwaage legen: Schließlich würden dabei die Administratoren – sofern sie für die Druckgeräte mitverantwortlich sind – mehr oder weniger direkt gefragt, ob sie einen guten Job gemacht haben. Da mag der eine oder andere die Antwort großzügig zu seinen Gunsten aufgerundet haben. Die Tendenz als solche, nämlich dass Administratoren wenig Änderungsbedarf an der Druckerlandschaft sehen, ist jedoch sicher richtig.

Allerdings ist das mit der Strategie in Bezug auf Output-Management eine heikle Sache. Denn 70 Prozent berichten von einer „kurzfristigen, nachfrageorientierten Strategie“ – eine schöne Umschreibung dafür, dass in der Regel einfach auf Anforderungen reagiert wird, die an die Verantwortlichen herangetragen werden. Nur 30 Prozent der befragten Admins gaben an, dass sie sich nach einer dokumentierten, vorab geplanten Strategie richten. Und bei rund 40 Prozent wurde diese Strategie bereits vor drei oder mehr Jahren aufgesetzt. Nur jeder siebte konnte auf eine Strategie verweisen, die in den zwölf Monaten vor der Umfrage entstanden ist.“

Auch über Umfang und Tiefe der „Strategie“ sollte man sich in den meisten Fällen keine Illusionen machen. Für weit über die Hälfte der Strategen unter den Befragten bestand das Konzept darin, unterschiedliche Druckermodelle durch ein einheitliches, neues zu ersetzen. In den allermeisten Fällen dürfte das bedeutet haben, dass Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte ersetzt werden. Immerhin sieben Prozent gingen genau den umgekehrten Weg und ersetzten große Geräte durch Arbeitsplatzgeräte. Fast jeder Fünfte hat sich im Rahmen seiner Strategie für einen Klickvertrag entweder mit einem Hersteller oder einem Dienstleister entschieden.

In den meisten Fällen liegt also keine Strategie vor, die es wert wäre, tatsächlich als solche bezeichnet zu werden, oder sie ist ausgesprochen einfach gestrickt. In vielen Fällen ist naheliegend, dass sich der oder die Verantwortlichen von einem Hersteller oder Händler überzeugen ließen, dessen Konzept bei sich umzusetzen. Dafür liefert die Studie zwar keine stichfesten Belege, aber Anhaltspunkte. Die Frage, ob diese Konzepte in erster Linie den Wünschen und Bedürfnissen der Anwender oder denen des Einkäufers, des Hersteller oder des Händlers Rechnung tragen, muss jeder für sich selbst beantworten.

Einen Grund für die weitgehende Konzept- und Strategielosigkeit hat die Studie aber ausgemacht. „Auch in Großunternehmen gibt es immer noch so gut wie keine Spezialisten für die Druckinfrastruktur oder das Output-Management“, so Jendro. Laut der Umfrage ist in über zwei Drittel der Firmen keiner der IT-Mitarbeiter direkt für die Druckinfrastruktur zuständig, sondern alle kümmern sich gemeinsam darum. Das ist übrigens kein Problem der Kleinunternehmen: Der Wert für Firmen mit insgesamt über 1000 liegt mit 61 Prozent nur knapp unter dem Durchschnitt. Lediglich in 17 Prozent aller Firmen gibt es exakt einen Verantwortlichen. Sechs Prozent haben die Aufgabe komplett an einen Dienstleister vergeben.