VOI legt Leitfaden zur elektronischen Rechnung vor

Ab Mitte 2011 wird das Steuervereinfachungsgesetz wirksam, das auch die elektronische Rechnung betrifft. Das Competence Center Steuern und Recht des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) hat zu diesem Anlass eine Stellungnahme zur vereinfachten elektronischen Rechnung abgegeben. Darin wird dargelegt, wie sich die Neuerungen im Einzelnen auf die Rechnungserstellung in Unternehmen auswirken und was dabei zu beachten ist.

Der Leitfaden steht kostenfrei zum Herunterladen bereit (PDF). Der Verband vertritt die Mehrheit der in Deutschland aktiven Anbieter von Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Systemen.

Der Entwurf für das Steuervereinfachungsgesetz sieht weitgehende Änderungen zur elektronischen Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht vor. Beispielsweise würde laut Paragraf 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes die Übermittlung der Rechnung als schlichte E-Mail ohne Signatur ausreichen. Davon erhofft sich der Gesetzgeber rund vier Milliarden Euro Entlastung für die Unternehmen.

Laut dem neuen Gesetzentwurf sind elektronische Rechnungen künftig nicht nur als EDI-Datensatz oder mit qualifizierter elektronischer Signatur zulässig. Weder bei der Übertragung der Rechnungsdaten noch bei der Rechnungsprüfung werden besondere Anforderungen definiert. Elektronische Rechnungen werden ausdrücklich Papierrechnungen gleichgestellt und interne Kontrollverfahren sind ausreichend. Nur bei der Aufbewahrung schränken sich die Wahlmöglichkeiten ein, da elektronische Rechnungen dauerhaft in elektronischer Form gespeichert werden müssen. Ein Ausdruck ist zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend.

„Grundsätzlich begrüßen wir diese Änderungen, da sie eine Vereinfachung für die Unternehmen im Rahmen der Rechnungsverarbeitung bringt. Allerdings gibt es einige Details zu beachten, beispielsweise die Tatsache, dass eine Dokumentation der Rechnungsprüfung nach wie vor erforderlich bleibt oder dass bei europaweitem Rechnungsversand Auslegungsunterschiede entstehen können“, sagt Thorsten Brand, Leiter des VOI Competence Centers Steuern und Recht.

In dem jetzt veröffentlichten Papier untersucht das VOI-Gremium, was es genau bedeutet, dass Integrität und Authentizität der Rechnungen mittels von jedem Unternehmer selbst festzulegender „innerbetrieblicher Kontrollverfahren“ sicherzustellen sind. Weiter legen die Autoren dar, ob und inwieweit die Dokumentation der Rechnungsprüfung noch erforderlich ist und wie es mit elektronischen Rechnungen im internationalen Geschäftsverkehr aussieht. Außerdem untersuchen sie, inwieweit bisherige Aufbewahrungsvorgaben für Rechnungen weiterhin gültig sind.