Ist Office 365 Enterprise-ready?

Für eine Migration von bestehenden On-Premise-Systemen in die Cloud gibt es drei unterschiedliche Ausgangssituationen:

1. Die Daten sollen von einem „normalen“ Fileshare auf SharePoint Online migriert werden.
2. Die Daten sollen von einem vorhandenen On-Premise-SharePoint gestartet werden.
3. Die Daten sollen von einem vorhandenen Drittsystem gestartet werden.

Für den ersten Fall ist eine Analyse der bestehenden Ordnerstrukturen notwendig, um aus dieser regelbasiert möglichst viele Metadaten zu gewinnen, um die Übernahme zu erleichtern und die Auffindbarkeit der Daten in SharePoint Online zu erhöhen. Diese Metadaten werden dann zur Navigation in der neuen Zielarchitektur herangezogen.

Häufig stellt sich bei der Migration von Fileshares heraus, dass eine Vielzahl der existierenden Dokumente obsolet oder in vielfacher Ausführung vorhanden ist. Für einen wirklichen Neustart ohne Altlasten sollte daher die verantwortliche Fachabteilung einbezogen werden. Diese kann die zu migrierenden Files oder Folder identifizieren und im Zuge dieser Arbeit direkt auch eine weitere Anreicherung der Dokumente mit Metainformationen vornehmen. Technisch ist die Migration anschließend durch am Markt erhältliche Migrations-Tools realisierbar. Im Anschluss sollten alle obsoleten Dokumente archiviert werden.

In den beiden anderen Fällen ist meist eine bereits strukturierte und mit Metadaten versehene Dokumentenstruktur anzutreffen. Für diese Szenarien sind auf dem Markt Standardtools – beispielsweise von Quest oder AvePoint – verfügbar, die eine Migration in die Cloud unterstützen. Diese Tools erlauben die automatisierte und regelbasierte Überführung in die neue Zielarchitektur – inklusive Verschlagwortung, Metadatenübernahme und Versionshistorie.

Generell gilt, dass eine detaillierte Planung eine erfolgreiche Umstellung sowohl technisch als auch für die Nutzer des neuen Systems deutlich erleichtert. Unabhängig von der Ursprungslösung sollten bei der Migration folgende Sachverhalte geprüft werden:

• Lassen sich mit Office 365 die geschäftskritischen Funktionalitäten auch bereitstellen, obwohl viele individuelle Lösungen für das bereits bestehende System implementiert wurden?
• Liegt eine Versionshistorie vor muss gewährleistet sein, dass diese nahtlos in Office 365 weitergeführt werden kann.
• Ist die Integration der bestehenden Archivlösung mit Office 365 möglich, falls eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben ist?
• Mit einer Analyse der bestehenden Dokumente gilt es sicherzustellen, dass keine obsoleten Dokumente in die neue Zielarchitektur übernommen werden.
• Reicht die Bandbreite für den Upload großer Datenmengen in eine Cloud-Lösung aus? Dies lässt sich mit einer Simulation der Migration feststellen.

Fazit

Mit Office 365 ist BPOS erwachsen geworden. Dazu tragen mehrere Punkte bei. Einer davon sind die erweiterten Möglichkeiten die Online Services unternehmensindividuell anzupassen. Ein weiterer ist die Vielfalt der Lizenzierungsvarianten und die Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Pakete. Außerdem macht die stabilere technologische Basis der Wave-14-Technologie Office 365 zu einem Cloud-Angebot, das für viele Unternehmen unterschiedlicher Größe und Ausrichtung interessant ist. Mit Office 365 ist daher endlich eine Version der Microsoft Online Services ohne Kinderkrankheiten verfügbar. Den Stempel Enterprise-ready hat sie sich verdient.