Mit dem Portable Document Format (PDF) lassen sich Dokumente einlesen und originalgetreu weiterleiten, darstellen, lesen und zum Druck vorbereiten – unabhängig von Betriebssystem, Hardware oder Anwendungsprogramm. Der Erfolg beruht auch darauf, dass zunächst Adobe mit seinem „Reader“, später auch andere, kostenlose Tools angeboten haben, mit denen sich PDFs darstellen und lesen lassen. Die vielseitige Verwendbarkeit hat aber – zumindest für die Ersteller der Dokumente – ihren Preis. Während die Hersteller die Lesesoftware kostenlos abgeben, verlangen sie für die Programme zur PDF-Generierung Geld: Adobe für Acrobat X rund 170 Euro, Wettbewerber Nuance für sein Programm PDF Create rund 50 Euro.
Die Angebote bringen zugegebenermaßen eine Vielzahl von Funktionen mit, die gerade für große Firmen unerlässlich sind. Private Anwender, Selbstständige oder kleine Unternehmen benötigen sie jedoch oft gar nicht. Für sie lohnt es sich daher, alternative, oft kostenlose Lösungen in Betracht zu ziehen. Manche, so wie der Nitro Reader, versuchen die Funktionalitäten der kommerziellen Programme weitgehend nachzubilden. Andere beschränken sich darauf, einzelne Funktionen oder Teilbereich abzudecken – sind dafür aber wesentlich schlanker und leicht zu handhaben. ZDNet stellt zehn ausgewählte kostenlose Werkzeuge für das PDF-Handling vor.
Obwohl die Freeware Nitro PDF Reader heißt, kann sie PDF-Dateien nicht nur anzeigen, sondern auch erstellen. Dies funktioniert sowohl über den Menüpunkt ‚Von Datei erzeugen‘ als auch per Drag-and-drop entweder auf ein Fenster im geöffneten Nitro-Tool oder auf das Desktop-Symbol. Der kostenlose PDF-Reader bietet zudem einige interessante Funktionen. Dazu gehört das QuickSign genannte Feature, mit dem sich eine handgeschriebene Unterschrift in einen Stempel umwandeln lässt, um PDF-Dateien elektronisch zu unterschreiben und zurückzusenden.
Das Werkzeug ‚Notizen hinzufügen‘ erlaubt es, überall auf einer Seite Haftnotizen zu platzieren, weitere Werkzeuge helfen, Texte zu markieren und Feedback zu hinterlassen. Außerdem kann direkt auf Seiten von PDF-Dateien geschrieben werden. Das funktioniert auch bei Formularen, die sich mit Nitro ausfüllen und speichern lassen. Durch die Browser-Integration können PDF-Dateien auch direkt in Firefox, Internet Explorer und Chrome angezeigt werden. In der aktuellen Version unterstützt Nitro Reader auch das Anzeigen von Optional Content Groups (besser bekannt als Ebenen) und die Darstellung von Transparenz in PDF-Dateien.
Die Open-Source-Software Sumatra PDF ist ein kompakter, schlanker und kostenloser PDF-Viewer. Sie ist auf die wesentlichen Funktionen zum Betrachten von PDFs reduziert. Der eingeschränkte Funktionsumfang kommt aber dem Ressourcenverbrauch, der Bedienung und der Geschwindigkeit beim Öffnen von PDFs zugute. Kurzum: Man merkt Sumatra an, dass es für den portablen Einsatz entwickelt wurde. Das Tool besteht auch nur aus einer Datei, die man von einem externen USB-Laufwerk starten kann.
Zum Öffnen eines Dokuments reicht es, die entsprechende Datei per Drag-and-drop in das Sumatra-Fenster zu ziehen. Selbst umfangreiche Dokumente mit zahlreichen eingebauten Grafiken werden ohne merkbare Verzögerung angezeigt. Optional lassen sie sich auch über eine Schaltfläche in der Werkzeugleiste oder – falls Sumatra bei der Installation als Windows-Standard eingerichtet wurde – per Doppelklick öffnen.
Zum Betrachten bietet das Tool verschiedene Ansichten, darunter einzel- oder doppelseitig, fortlaufend und Vollbild, Buchansicht sowie die Anzeige von Informationen wie Dateipfad Titel, Autor und Version eines geöffneten PDFs. Die Größe des Dokuments lässt sich frei verändern, das Dokument an die Seite anpassen, drehen oder in seiner tatsächlichen Größe anzeigen. Eine Druckfunktion sowie die Möglichkeiten, den Text nach Schlagwörtern zu durchsuchen oder als txt-Datei abzuspeichern, runden das Funktionsspektrum ab. Für unterwegs ist das mehr als genug.
PDF24 Creator erstellt PDF-Dokumente aus jeder Anwendung heraus, die drucken kann. Dazu wird ein Drucker mit dem Namen „PDF24“ installiert, der sich wie jeder andere Drucker anwählen und nutzen lässt. Statt wirklich zu drucken, speichert er jedoch die Ausgabe als PDF. Die gesicherte Datei lässt aus dem Tool heraus per E-Mail verschicken oder im Acrobat Reader ansehen. PDF24 Creator komprimiert die erstellten PDF-Dokumente und verfügt zudem über einen Passwortschutz für Dateien. Die deutschsprachige Menüführung ist klar und übersichtlich, das Tool intuitiv nutzbar. Die erstellten PDFs – auch von Webseiten – sind in der Regel so aufbereitet, dass sie sich vernünftig lesen und nutzen lassen.
Ähnlich arbeitet der PDF Brewer von CIB. Er erstellt auf Grundlage der Druckausgabe PDF-Dokumente aus nahezu allen Applikationen unter Windows-Betriebssystemen. Das Tool unterstützt auch komplexe Formatierungen, etwa die Darstellung von Transparenzen bei Grafiken und konvertiert Word-Formulare in PDF-Formulare. PDF Brewer lässt sich extern über das Kontext-Menü ansteuern, erscheint aber auch als zusätzliche Menü-Schaltfläche in Programmen wie Word und Excel. Ein Klick darauf wandelt ein Dokument um.
Die universellen PDF-Dateien lassen sich mit den gängigen kostenlosen Anzeigeprogrammen öffnen. Die Freeware ist dem privaten Bereich vorbehalten. Sie enthält die Basisfunktionen. Einige erweiterte Einstellungen, etwa der automatische E-Mail-Versand und Sicherheits-Einstellungen wie Passwortschutz und Dokumentenverschlüsselung, lassen sich erst nach der Lizenzierung für 19 Euro vornehmen.
Den PDF Xchange Viewer der kanadischen Firma Tracker Software dürfen Privatleute, Gewerbetreibende und Firmen gleichermaßen kostenlos einsetzen. Bei der Installation schlägt die Freeware dafür die Installation der Ask Tooolbar im Browser vor, die man aber ablehnen kann. Das hält das Programm jedoch nicht davon ab, in der eigenen Benutzeroberfläche ein Ask-Suchfeld zu präsentieren. Vielseitige, einfach und intuitiv zu nutzende Werkzeuge mit ansprechendem Layout und deutschsprachiger Menüführung entschädigen Nutzer jedoch für diese Aufdringlichkeit.
Mit PDF-XChange Viewer lassen sich PDFs betrachten, drucken oder in zahlreiche Bilformate exportieren. Außerdem können die geöffneten Dateien mit Anmerkungen und Kommentaren versehen werden – entweder direkt auf der Seite oder in überlagerte Kommentarfeldern. Ein nettes Feature sind die – leider nur in Englisch verfügbaren – „Stempel“, praktisch die Suchfunktionen innerhalb der Dokumente.
Ein schnörkelloses Tool zur PDF-Erstellung für alle Windows-Betriebssysteme ist PDF reDirect. Für den privaten Gebrauch ist es kostenlos, Firmen müssen pro Nutzer eine Lizenz erwerben. Die auch für private Nutzer kostenpflichtige Pro-Version bietet zahlreiche zusätzliche Funktionen. Die Gratis-Variante erlaubt lediglich das Erstellen, Betrachten und Zusammenführen von PDF-Dateien. Letzteres ist elegant gelöst: Die zusammenzufassenden Dateien lassen sich per Drag-and-drop in ein Bearbeitungsfeld ziehen und dort sortieren. Unterm Strich ist PDF reDirect ein einfaches PDF-Tool mit einigen wenigen Funktionen, die aber gut und übersichtlich sind.
Noch eingeschränkter ist PDF Gallery von Serhiy Perevoznyk. Die Freeware läuft unter Windows und ist nur auf Englisch verfügbar. Sie wandelt, ohne andere PDF- oder Bildbearbeitungswerkzeuge vorauszusetzen, JPEG-, PNG- und BMP-Dateien in PDFs um. Das Tool lässt sich auch im Portable-Modus nutzen.
Im Zuge der Konvertierung lässt sich wahlweise jedes Bild als separates PDF-Dokument erstellen oder mehrere Bilder zu einem Dokument zusammenfassen. Zusätzlich gibt es ein paar grundlegende Funktionen, etwa Hoch- und Querformat, Sortiermöglichkeiten sowie Zoom-Optionen. Auch Größe und Qualität des PDF-Dokuments lassen sich verändern. Das Programm ist sehr schlank, die Bedienung einfach, die Konvertierung schnell. Den umgekehrten Weg geht das Kommandozeilentool PDF to JPG. Der Name ist hier Programm: Die Freeware teilt PDF-Dokumente in einzelnen Seiten auf, wandelt diese in Bilddateien um und speichert sie in einem vorgegebenen Ordner.
Eine andere Art von Konvertierung nimmt der PDF to EPUB Converter von Xilisoft vor: Auch hier verrät der Name schon, worum es geht: Das Tool wandelt PDF-Dokumente in für E-Eeader optimierte EPUB-Dateien um. Das kann insbesondere für Menschen praktisch sein, die häufig längere PDF-Dokumente lesen müssen und denen es in erster Linie um den Text geht. Einigen mag das Lesen auf E-Readern leichter fallen, für andere mag die Möglichkeit ausschlaggebend sein, so auch längere PDF-Dokumente unterwegs halbwegs angenehmen durcharbeiten zu können.
Die Nutzung ist unkompliziert: Per Drag-and-drop werden die zu konvertierenden PDFs auf die Freeware gezogen, ein Klick genügt, um die Konvertierung anzustoßen. So lassen sich auch mehrere Dokumente gleichzeitig in das E-Reader-Format bringen. Bei Bedarf kann der Nutzer aber auch einzelne oder mehrere Seiten auswählen. Neben Englisch unterstützt die Software auch Deutsch, Französisch, Italienisch und Spanisch.
Und zu guter letzt noch ein kleines, aber gelegentlich nützliches Werkzeug von Benjamin Bentmann: BeCy Meta Edit erlaubt es, die Meta-Informationen von PDF-Dokumenten zu ändern. Dazu gehören etwa der Autor, Titel, Thema und Keywords in dem Dokument. Außerdem ermöglicht die Freeware Einstellungen für den Viewer, die Lesezeichen, die Zugriffsrechte und weitere Optionen zu ändern.
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