Die passende Strategie für Microsoft Office 365

Wollen Unternehmen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung und Collaboration-Tools auslagern, empfiehlt es sich im ersten Schritt, die vorhandene IT-Infrastruktur genau zu analysieren. Dabei sollten sich Entscheider die Frage stellen, welche konkreten Anwendungen überhaupt sinnvoll in die Wolke gegeben werden können, ob die jeweiligen Applikationen geschäftskritische Prozesse steuern und wie viele Nutzer die betreffende Software in welchem Umfang verwenden.

Auf Basis dieser Analyse sollte im Anschluss eine unternehmenseigene Cloud Computing-Strategie entwickelt werden, die auf die Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet ist. Mit der Office 365 Suite können Unternehmen etwa die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung realisieren und Mitarbeiter gleichzeitig eine gewohnte Anwendungsumgebung nutzen. Je nach Anzahl der Anwender und Unternehmensanforderung ist es möglich, zwischen Office-Paketen für sogenannte Enterprise User oder Kiosk User zu wählen.

Das richtige Office-Paket wählen

Die Kiosk-Pakete bieten sich für Anwender an, die typischerweise über keinen festen PC-Arbeitsplatz im Unternehmen verfügen. Diese Variante eignet sich beispielsweise für Mitarbeiter, die in der Produktion oder in Filialen im Einzelhandel tätig sind, aber dennoch Zugang zu Anwendungen oder Collaboration-Tools benötigen. Die Erfahrung zeigt, dass sich Tools zur betrieblichen Zusammenarbeit und Kommunikation nicht nur bei Unternehmen mit einer hohen Anzahl an sogenannten Knowledge Workern durchsetzen, sondern auch in der produzierenden Industrie kontinuierlich Akzeptanz finden.

Firmen können unter zwei Kiosk-Varianten wählen. Das Angebot „Kiosk 1“ bietet den Lesezugriff auf SharePoint Online und ein persönliches Exchange-Online-Postfach. In der Version „Kiosk 2“ sind darüber hinaus die Office Web Apps enthalten. Dies sind Online-Varianten von Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote, um direkt im Browser oder mittels mobiler Endgeräte auf Dokumente zuzugreifen. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Kiosk-Angebote als reines Cloud-Angebot definiert sind ohne den gleichzeitigen Zugriff auf lokale Server anzubieten. Wollen IT-Entscheider bestimmte Daten doch On-Premise hosten, gibt es diese Möglichkeit bei der Enterprise-Variante.

Die in diesen Paketen enthaltenen Angebote richten sich vor allem an Unternehmen, die sämtliche, komplexe Funktionen der Office Suite nutzen und zudem auf Collaboration- und Messaging-Lösungen nicht verzichten wollen. Je nach Unternehmensanforderung bietet Microsoft vier unterschiedliche Versionen an, in denen jedoch immer die Services Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online enthalten sind. Die neue Office 365 Suite stellt damit in allen Enterprise-Paketen wichtige Collaboration-Werkzeuge bereit und trägt dem Wandel hin zu einer Informationsgesellschaft Rechnung.

Avanade hat in einer Studie zum Thema Digital Collaboration, die im letzten Jahr durchgeführt wurde, unter anderem herausgefunden, dass jedes vierte Unternehmen in Deutschland bereits in Collaboration-Tools investiert hat. Vor allem Kommunikationswerkzeuge und Plattformen zum gemeinsamen Wissensaustausch sind beliebt. Mittels SharePoint, das ebenso in der Office Suite enthalten ist, können Benutzer beispielsweise gleichzeitig Dokumente bearbeiten und austauschen und nach Informationen sowie Dateien suchen. Darüber hinaus lassen sich Team-Portale und -Seiten je nach Projekt oder Abteilung einrichten. Lync Online ist Nachfolger des Microsoft Office Communications Server und bietet Anwendern Kommunikationsmittel wie Präsenzstatus, Instant Messaging, Video-, Audio- und Webkonferenzen.

Auf Sicherheit und Zuverlässigkeit achten

Hat sich ein Unternehmen für die Anwendungsauslagerung in die Wolke entschieden, sollte es auch beachten, dass Cloud-Anbieter ihr Sicherheitskonzept offen legen und nachweisen können, welche Maßnahmen sie ergreifen. Denn laut einer aktuellen Avanade-Studie zu Cloud Computing hegen immerhin noch 63 Prozent der deutschen Entscheider Sicherheitsbedenken.

Microsoft Office 365 etwa verfügt über diverse Zertifizierungen wie ISO 27001, EU Safe Harbour und FERPA. Einer der größten Vorteile der Microsoft-Lösung ist, dass Office 365 als Hybridmodell zusammen mit On-Premise-Infrastrukturen implementiert werden kann. Weil diese hybride Infrastruktur auf Basis eines einheitlichen Active Directory verwaltet wird, merkt der Nutzer gar nicht, dass er seinen Dienst aus der Cloud bezieht. Es gibt also die Möglichkeit, die Lösung für selektierte Nutzer oder Anwendungen einzusetzen und gleichzeitig ausgewählte Daten auch im eigenem Rechenzentrum zu hosten. Das ist besonders wichtig, da in manchen Branchen, etwa der Finanzindustrie, noch Sicherheitsbedenken herrschen oder weil Daten aufgrund rechtlicher Vorgaben nur in einem bestimmten Land lagern dürfen.

Vorteile analysieren

Neben dem Sicherheitsaspekt sollten Unternehmen auch prüfen, welche Ziele sie konkret mit der Auslagerung von Anwendungen erreichen wollen. Geht es etwa in erster Linie um die Kostenersparnis oder die flexible Anpassung an sich verändernde Unternehmensbedürfnisse? Aber auch die zeit- und standortunabhängige Verfügbarkeit, etwa für mobile Mitarbeiter, ist ein Vorteil. Sämtliche Office 365-Anwendungen können über feste Clients sowie über verschiedene Eingabegeräte, sei es mit dem Betriebssystem Windows Phone 7, iOS oder BlackBerry OS, abgerufen und genutzt werden.

Einer der Hauptvorteile des Cloud Computings ist der Kostenaspekt. Zum einen wird die Nutzung von Anwendungen verbrauchsabhängig abgerechnet, zum anderen ist kein Vor-Investment hinsichtlich Hardware und Infrastruktur notwendig. Unternehmen sollten auch beachten, ob Anwendungen nach Anzahl der User einfach skalierbar sind. Scheiden also Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus oder kommen neue Personen hinzu, sollten Lizenzen flexibel erworben oder reduziert werden können.

Fazit

Bei der Office 365 Suite wird die komplette Infrastruktur mitgeliefert. Anwender müssen daher über keinerlei IT-Wissen verfügen, um die sorgfältige Implementierung zu gewährleisten. Der Installationsprozess kann zudem innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden. Auch das Aufspielen von Updates und Patches sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit durch den Servicenehmer sind nicht mehr notwendig. Ein weiterer Vorteil von Office 365 ist, dass sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Office Suite wie eine Commodity-Dienstleistung nutzen können. So werden Ressourcen von IT-Abteilung größerer Unternehmen in geringerem Maße gebunden und können anderweitig eingesetzt werden, beispielsweise um sich auf den Betrieb von Value Based Services zu konzentrieren. Avanade hat bereits im Rahmen des BPOS-Angebots von Microsoft 35 Prozent der Mailboxen weltweit migriert. Bei der neuen Office 365-Lösung sieht das Unternehmen eine deutliche Funktionserweiterung.