Tipps und Tools: So lässt sich Outlook effektiv nutzen

Das Führen von Geschäftskontakten, das Organisieren und Erledigen von Aufgaben sowie die Planung und Durchführung von Terminen und Besprechungen gehört für die meisten Mitarbeiter am Büroarbeitsplatz genauso zum Arbeitsalltag wie die Mail-Korrespondenz. Und doch nutzt die große Mehrheit Outlook am PC überwiegend oder sogar ausschließlich für die elektronischen Nachrichten – obwohl sie jeden Tag mit dem Programm arbeitet. Dabei bietet das Microsoft-Tool, das im aktuellen Office 2010 nur in der Starter- und der Home-Version fehlt, all das: einen Kalender für Termine und Besprechungen, eine Kontakt- und Aufgabenverwaltung, eine Notizfunktion und noch vieles mehr. Nur genutzt werden diese Elemente eben wenig.

Ganz offenbar hat es Microsoft nicht geschafft, die PC-Nutzer davon zu überzeugen, dass Outlook sie bei der täglichen Arbeit unterstützen kann. Doch anstatt aus einer eingehenden E-Mail gleich einen neuen vollständigen Kontakt zu erstellen, suchen sie lieber nach der betreffenden Person im Nachrichtenordner, wenn dies notwendig ist.

„Im Tagesgeschäft habe ich dazu keine Zeit“, heißt es immer wieder. Dabei kann Outlook die Bürotätigkeit durchaus vereinfachen. Beispiel Kontakte anlegen: Ob man dabei das Kontextmenü oder den Ordner „Vorgeschlagene Kontakte“ verwendet, ist praktisch gleich. Aber die Outlook-Nutzer müssen dazu eben erst einmal wissen, dass dieser Ordner überhaupt existiert und was es mit ihm auf sich hat.

Ganz zu schweigen von der Effizienzsteigerung, einen Kontakt direkt aus der angehängten v-Card zu speichern, denn dann sind sämtliche Felder gleich richtig zugeordnet. Die Zuordnung funktioniert in der Praxis ebenfalls gut mit einem Visitenkartenscanner und einer Software, die eine Schnittstelle zu Outlook hat. Solche Geräte von Herstellern wie Cardscan oder IRIS kosten ab circa 150 Euro. Sie sind jedoch eine Investition, die sich angesichts der Prozessbeschleunigung schon nach kurzer Zeit bezahlt macht.

Gleicher Aufbau bei E-Mail, Terminen, Kontakten und Aufgaben

Bleibt die Frage, weshalb das Microsoft-Programm so einseitig für die elektronischen Nachrichten verwendet wird. Zum einen sind die anderen Module vielen Anwendern wenig vertraut, gerade weil sie sie nicht ständig verwenden. Aber genau da beginnt das Problem: Plötzlich fehlt nach dem Modulwechsel die Aufgabenleiste rechts oder der Kalender sieht anders aus als gewohnt.

Doch das ist im wahrsten Wortsinn reine Ansichtssache. Denn die Ansicht lässt sich nicht nur individuell über die Option „Ansicht ändern“ einstellen, das Prinzip ist auch stets dasselbe. Wer also einmal die Ansicht in den E-Mails geändert hat, weiß damit gleichzeitig, wie dies bei Kontakten, Aufgaben und so weiter funktioniert. Damit hat Outlook schon einen wesentlichen Teil seines Schreckens verloren. Neben der Ansicht gibt es andere solcher Elemente-übergreifender Gemeinsamkeiten: So funktioniert die Suche immer gleich, die Nachverfolgung oder die Kategorisierung ebenfalls.

Apropos Kategorisierung: Ohne eine kurze Erklärung erschließt sich nur wenigen Outlook-Benutzern der Sinn, weshalb man eine Mail, einen Kontakt oder einen Termin mit „Grüner Kategorie“ kennzeichnen sollte. Benennt man die Kategorie aber individuell in „Kunde XY“ oder „Chef“ um, ist die Kategorisierung vor allem mit der Such- und Filterfunktion sinnvoll, weil sie einen schnellen Blick auf die gesuchten Elemente ermöglicht.

Etwas Anleitung kann sehr viel helfen

Die Liste nützlicher Funktionen in der Office-Komponente ließe sich fortsetzen. Doch wie bekommen Mitarbeiter in Unternehmen einen Überblick über das Programm, wie lernen sie es am besten kennen und wie verlieren sie die Furcht vor dem, was darin für sie neu ist? Selbstverständlich gibt es auch zu Outlook Anleitungen und Handbücher. Aber ein umfangreiches Nachschlagewerk wie „Das große Buch: Outlook 2010“ mit fast 600 Seiten oder „Outlook 2010“ wird im Büro vermutlich im Regal verstauben. Im Arbeitsalltag hat niemand Zeit, ein solches Buch durchzuarbeiten. Bei einer konkreten Frage ist man mit einer richtig gestellten Suchanfrage wie „Ferientermine in Outlook einbinden“ in Google nicht nur schneller am Ziel, sondern kann gleich die passende ICS-Kalenderdatei herunterladen und mit einem Mausklick in Outlook importieren.

Einen besseren Überblick kann eine Schulung vermitteln – sofern der Trainer die Seminarinhalte gut vermittelt und auf die Wünsche der Teilnehmer eingeht. So lässt sich beispielsweise in nur fünf Minuten erklären, wie sich in eine Serien-Mail die richtige Anrede mit „Sehr geehrter Herr Mayer“ und „Sehr geehrte Frau Müller“ einbauen lässt. Die „Wenn-Dann-Sonst“-Regel mit der Verknüpfung des ohnehin vorhandenen Datenbankfeldes „Anrede“ macht dies einfach möglich. Vorausgesetzt man weiß wieder, wo sich diese Funktion versteckt.

Wichtig, so Maik Wendt, Schulungsleiter in der Berliner Zentrale des bundesweiten Seminaranbieters PC College, ist die Kommunikation vor der Schulung: „Rund die Hälfte unserer Firmenschulungen wird so gebucht wie angeboten“, sagt er im Gespräch mit ZDNet. Die genauen Schulungsinhalte ließen sich vorher aber auch individuell festlegen, wenn das beauftragende Unternehmen weiß, in welchen Punkten die eigenen Mitarbeiter geschult werden sollen. Ein eintägiger Outlook-Grundkurs, der auch für Einzelpersonen offen steht, kostet knapp 300 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Geschult wird in Gruppen mit maximal 12 Teilnehmern. Bucht eine Firma ein ganzes Seminar, reduziert sich der Preis pro Mitarbeiter.

Zweifellos lassen sich an einem Schulungstag nicht sämtliche Programmfeinheiten erläutern, weder bei PC College noch bei einem der vielen anderen Seminaranbieter. Aber die Kursteilnehmer bekommen zumindest die Grundlagen und einen Überblick vermittelt, ein Gefühl für das Programm sozusagen. Danach haben sie zumindest einmal ausprobiert, wie sich Regeln für E-Mails erstellen, die Kalender verschiedener Personen für die Planung von Besprechungen überlagern oder Aufgaben im Team zuweisen lassen. Solche Dinge sind für die meisten Outlook-Anwender schon ein deutlicher Fortschritt.

Einige hilfreiche Zusatzprogramme und Plug-ins

Doch auch ohne professionelle Schulung kommt man mit den richtigen Hilfen, Tools und Plug-ins schon weiter. So beschreibt Microsoft sehr ausführlich im TechNet und vollständig auf Deutsch nicht nur die Neuerungen in Outlook 2010, sondern erläutert auch Begriffe wie Quick Steps oder Unterhaltung. Insbesondere für Umsteiger von Office 2003 ist die Excel-Tabelle nützlich, die Funktionen im alten und im neuen Outlook gegenüberstellt. Das gleiche bietet Microsoft für alle wichtigen Office-Komponenten zudem interaktiv zur Verfügung.

Nützlich sind schließlich solche einfache Outlook-Plug-ins wie der Forgotten Attachment Detector. Er warnt zuverlässig vor dem Abschicken einer E-Mail ohne Dateianhang, wenn man diesen zuvor im Text angekündigt hat. Für die Benutzung des Tools „Dateianhang-Entsperrer für Microsoft Outlook der ausführbare Dateien wie EXE und ähnlich in Outlook durchgehen lässt, wird man dagegen zuvor noch das eine oder andere Gefecht mit dem Systemadministrator führen müssen.

Einfacher wird die Abstimmung für Xobni sein. Das Plug-in für Outlook organisiert die Inbox unter Berücksichtigung von Kontakten. Die Erweiterung bringt eine neue Organisationsform für E-Mails im Stil von Web 2.0: Sobald der Nutzer eine E-Mail anklickt, werden sämtliche Informationen zu dem Kontakt angezeigt. Das Tool analysiert die Daten in Outlook und zeigt sämtliche Beziehungen, Kommunikationsgewohnheiten und den Kontext von Nachrichten der Personen.

Die Ergebnisse der Xobni-Analyse werden in einer Sidebar in Outlook dargestellt. Konkret sieht der Nutzer dort, wie oft er mit einem Kontakt kommuniziert, wann es die letzten Nachrichten gab, welche Dateianhänge ausgetauscht und welche Themen besprochen wurden. Auch die Vernetzungen der Kontakte mit anderen Usern werden von Xobni analysiert und aufgezeigt.

Outlook bietet von Haus aus keine Möglichkeit, Bilder als Vorschau zu betrachten. Mit der Smarttools Bildervorschau lässt sich das ändern. Ein Mausklick ruft für die aktuelle Mail einen Dialog auf, der ein kleines Fotoalbum mit komfortabler Dateiablage vereint: Die ersten drei Bilder der Mail werden als verkleinerte Vorschau angezeigt, über Navigationsschalter lässt sich durch umfangreichere Sammlungen blättern. Jedes Bild lässt sich markieren und per Mausklick nur die gewünschten Dateien auf die Festplatte kopieren. Weitere Funktionen sind per Rechtsklick über ein Kontextmenü erreichbar.

Outlook on the Desktop ist hilfreich für Menschen mit vollem Terminkalender, sich aber nicht ununterbrochen in Outlook aufhalten – etwa weil sie viel Texte erstellen, Bilder bearbeiten oder mit anderen Programmen arbeiten. Das Tool legt Kalendereinträge auf den Desktop und sorgt dafür, dass sie für den Benutzer jederzeit sichtbar sind.

Die Funktionen reichen aber über die reine Anzeige hinaus: Die aus dem Outlook-Kalender gewohnten Möglichkeiten, etwa die Verwaltung oder das Verschieben von Dateien mittels Drag and Drop, stehen auch mit Outlook on the Desktop zur Verfügung.

Ähnliche Möglichkeiten bietet Rainlender Lite. Die Freeware bietet einen kleinen aber umfangreichen Kalender mit vielen Einstellmöglichkeiten und syncronisiert Termine und Aufgaben mit Outlook. Das Tool zeigt den aktuellen Monat auf dem Desktop an und lässt sich beliebig auf dem Desktop platzieren. Nicht nur die Syncronisation mit vielen Clients, sondern auch die Lokalisierungen für viele Sprachen (durch Download des Sprachpakets von der Hersteller-Website) sind möglich. Ebenso wie Outlook on the Desktop kann es auf dem Desktop verankert werden. Praktisch sind die anpassbaren Hotkeys für den schnellen Zugriff.

Wer viel mit Outlook arbeitet, hat sicher schon einmal festgestellt, dass das Programmgedächtnis gründlicher arbeitet als das eigene. Die Folge: Es kommt immer wieder zu Dopplern. Manchmal nehmen die nur Speicherplatz weg, manchmal sind sie aber auch ärgerlich, etwa wenn bei einem Kontakt nicht mehr klar ist, welche E-Mail-Adresse die aktuelle ist. Um solche Situation zu vermeiden, ist Duplicate Killer for Microsoft Outlook nützlich. Mit der Shareware lassen sich nicht nur doppelt angelegte Kontakte, sondern auch E-Mails, Kalender-Elemente, Journal-Einträge, Aufgaben und Notizen ermitteln, vergleichen, bearbeiten und ohne Copy and Paste zusammenführen. Außerdem können Kategorien zugewiesen und Duplikate in bestimmten Ordner verschoben werden.

Schließlich sei noch auf die Ferienkalender in Outlook sowie auf den Import Bundesland-spezifischer Feiertage hingewiesen. Das sind Kleinigkeiten, doch wer einmal die in Outlook integrierte Funktion „Feiertage hinzufügen“ gewählt und dann in der Listenansicht sämtliche Feiertage bis zum Jahr 2028 aufgelistet bekommen hat, der weiß auch solche Kniffe zu schätzen.

Downloads in diesem Beitrag:

• Bildervorschau für Outlook
• Dateianhang-Entsperrer für Microsoft Outlook
• Duplicate Killer for Microsoft Outlook
• Ferienkalender in Outlook
• Forgotten Attachment Detector
• Outlook on the Desktop
• Rainlender Lite
• Xobni