Wissensmanagement: Erfahrungen aus der Praxis

Wissen ist das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Dies gilt insbesondere für technologiegetriebene Branchen, wo es entscheidend ist, zu jeder Zeit direkt am Puls neuer Entwicklungen zu sein. Wie aber kann man die Ressource „Wissen“ am effizientesten nutzen? Wie lässt sie sich vermehren und der Erfahrungsschatz jedes einzelnen Mitarbeiters allen verfügbar machen? Der erste und entscheidende Schritt für ein zielgerichtetes Wissensmanagement ist es, dieses als eigenständige Disziplin zu begreifen – und organisatorisch entsprechend aufzuhängen.

Gerade in Beratungsunternehmen basiert eine kompetente Leistung auf den Erfahrungen der Mitarbeiter. Doch die beste Expertise des Einzelnen hat keinen Mehrwert für die übrigen Berater, wenn sie nicht greifbar – und das heißt vor allem nicht nachschlagbar – ist. Aus diesem Grund kommt dem Wissensmanagement in modernen Beratungsunternehmen eine Schlüsselstellung zu.

Wissensmanagement muss dabei in einer sehr frühen Phase beginnen, nämlich dort, wo Wissen entsteht. Wenn bereits der Erwerb von Know-how strukturiert abläuft und dokumentiert wird, lassen sich die Ergebnisse besser auswerten und archivieren. Ein ausgereiftes Wissensmanagement lässt sich dabei grundsätzlich in drei Elemente untergliedern, die aufeinander aufbauen und sich gleichzeitig ergänzen: der Erwerb, die Weitergabe sowie die Archivierung von Wissen.

Jedes der Elemente kann von verschiedenen Wissenswerkzeugen unterstützt werden. Im Zentrum steht dabei immer die Vernetzung, sprich die Interaktion innerhalb des Teams. So werden individuelle Stärken gefördert, Wissenslücken aufgespürt und vor allem das Gesamt-Know-how des Unternehmens gezielt vorangetrieben.

Stufe 1: Wissen erwerben

Wissen lässt sich auf sehr unterschiedlichen Wegen erwerben – von der theoretischen Schulung bis hin zur praktischen Mitarbeit in einem Projekt. Am effizientesten aber lässt sich Know-how vermehren, wenn man den Mitarbeitern die Freiheit lässt, sich selbst, die eigene Kreativität und persönliche Interessen in die Arbeit einzubringen. Auf diese Weise steigt die Motivation der Mitarbeiter und damit auch ihre Produktivität.

Eine Möglichkeit, eine auf Innovationsfähigkeit und Verantwortung basierende Arbeitsatmosphäre zu schaffen, ist es, ein bestimmtes Kontingent an Arbeitszeit für eigene Projekte vorzusehen. Gibt man beispielsweise jedem Mitarbeiter die Chance, neben dem Tagesgeschäft eigene Ideen weiterzuentwickeln und thematische Schwerpunkte in der Arbeit zu setzen, wird nicht nur neues Fachwissen aufgebaut. Es wird gleichzeitig auch die persönlichen Stärken jedes einzelnen Mitarbeiters gefördert und die Sensibilisierung für neue Themen steigt, die so von ihrem Ursprung an auf der Unternehmensagenda stehen.

Je offener der Wissenserwerb angelegt ist, desto wichtiger ist eine übergreifende strategische Ausrichtung. Statt einer zielgerichteten Erweiterung des Know-hows droht ansonsten ein Sammelsurium von Wissensinseln zu entstehen, die weder dem Unternehmen noch den Mitarbeitern dienlich sind. Um dies zu verhindern, setzt Infomotion beispielsweise auf eine interdisziplinäre Gruppe aus Mitarbeitern aller Hierarchieebenen. Die Mitglieder dieses strategischen Steuerungs-Boards sind dafür verantwortlich, neue Ideen zu entwickeln und Innovationsziele festzusetzen.

Über einen längeren Zeitraum entwickelt sich auf diese Weise darüber hinaus ein spezifisches Know-how. Der gezielte Einsatz dieser Wissenskonzentration stärkt die Stellung eines Unternehmens auf dem Markt. Finden sich beispielsweise Expertengruppen zusammen, die gemeinsam fachliche Probleme lösen, können in diesem Bereich Innovationen und so Alleinstellungsmerkmale geschaffen werden. Diese Gruppen sind gleichzeitig auch fachspezifische Ansprechpartner für das übrige Team.

Zudem können neben aktuellen auch potenzielle Mitarbeiter den Wissenserwerb steigern, denn frische – noch branchenferne – Köpfe haben frische Ideen und bereichern so das Unternehmens-Know-how: Die Vergabe von Diplom-, Bachelor- oder Master-Abschlussarbeiten ist zum einen aktive Nachwuchsförderung, zum anderen ermöglicht sie es, neue fachliche Erkenntnisse zu gewinnen, die wiederum dem gesamten Unternehmen zugutekommen.

Sowohl für neue Mitarbeiter als auch für erfahrene Berater ist darüber hinaus die kontinuierliche Weiterbildung entscheidend. Aber welches Webinar gibt die beste Hilfestellung? Und welcher Workshop erzielt die besten Ergebnisse? Wissen über den Mehrwert der zur Verfügung stehenden Fortbildungsmaßnahmen ist ein klarer Vorteil für ein Unternehmen: Um das vorhandene Weiterbildungsbudget so effizient und zielgerichtet wie möglich einzusetzen, sollten Informationen und Feedback zu den bislang genutzten Weiterbildungsoptionen gesammelt und aufbereitet werden.

Stufe 2: Wissen weitergeben

Vorhandenes Wissen birgt den größten Mehrwert für das Unternehmen, wenn es geteilt und weitergegeben wird. Es muss zudem in Bewegung bleiben und sich durch Diskussion und Reibung weiterentwickeln und vermehren. In diesem Sinne sind die Ergebnisse der internen Projekte ebenso wie die der wissenschaftlichen Arbeiten den Kollegen zugänglich zu machen. Dies kann in Form von Mitarbeiter-Events oder Workshops geschehen.

Infomotion veranstaltet beispielsweise drei Mal pro Jahr so genannte „Competence Days“: Sämtliche Mitarbeiter aus allen Niederlassungen finden sich dabei zusammen, um ihre neuen Ideen und Konzepte dem gesamten Team zu präsentieren. Im direkten Austausch mit den Kollegen werden die vorgestellten Projekte diskutiert und so gewinnbringend weiterentwickelt.

Ein weiterer, sehr wichtiger Aspekt der Wissensweitergabe ist die Stärkung des unternehmensinternen Mitarbeiternetzwerkes und somit die Verknüpfung des vorhandenen Wissens. Denn in den meisten Fällen befindet sich das nötige Know-how, um ein fachliches Problem zu lösen, bereits im Unternehmen. Entscheidend ist es, dieses Fachwissen allen Mitarbeitern verfügbar zu machen.

Um die Suche nach dem richtigen Wissensträger zu erleichtern, bietet sich das Anlegen einer thematisch gegliederten Mitarbeiterdatenbank an – quasi als unternehmensinterne „Gelbe Seiten“. Auf diese Weise genügt die Eingabe eines Stichworts, um vergleichbare Projekte sowie die verantwortlichen Mitarbeiter inklusive der entsprechenden Kontaktdaten aufzuspüren. Nun reicht ein Griff zum Hörer oder eine kurze E-Mail, um die Antworten auf die gewünschten Fragen zu finden. Nach Schlagworten sortierte E-Mail-Verteiler helfen zusätzlich dabei, eine ganze Gruppe fachkundiger Kollegen anzusprechen. Beide Konzepte vereint ein weiterer zentraler Vorteil: Wissen wird nicht nur effektiv weitergegeben, sondern es werden dabei auch möglichst kurze und direkte Wege gegangen. Der Verzicht auf eine lange und aufwändige Recherche kann die Bearbeitungszeit erheblich reduzieren.

Ein weiterer Ansatz zu Stärkung des Unternehmens- und Wissensnetzwerkes ist die Etablierung eines Mentoring Programms: Neue Mitarbeiter werden so deutlich schneller in das bestehende Unternehmensnetzwerk eingebunden. Gleichzeitig unterstützt der Austausch und die Reflektion der eigenen Arbeit das Vorantreiben der individuellen Entwicklung.

Stufe 3: Wissen organisieren und archivieren

Unternehmens-Know-how kann nur dann gewinnbringend genutzt werden, wenn es leicht und für jeden zugänglich ist. Zentraler Bestandteil des Wissensmanagements ist daher die systematische und strukturierte Wissens-Archivierung. Infomotion hat zu diesem Zweck eine Wissens-Datenbank – „Knowledge in Motion“ (KIM) – eingerichtet, die alle Informationen bündelt. In diesem Know-how-Pool wird das gesammelte Unternehmens-Know-how auf Basis eines Wiki-Systems zusammengefasst und steht über eine verschlagwortete Suchfunktion dem gesamten Team zur Verfügung. Alle Mitarbeiter sind dazu angehalten, neue Erkenntnisse und Projekterfahrungen einzubringen. Ein entsprechendes Engagement zahlt sich aus: Pro Artikel werden Punkte vergeben, die später in Prämien – vom Einkaufsgutschein bis hin zum Extra-Urlaub – eingetauscht werden können.

Eine solche Datenbank stellt sicher, dass Wissen nie verloren geht. Dies darf auch dann nicht passieren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es muss archiviert werden, welche Spezialgebiete er hatte, für welche Projekte er verantwortlich war, welche Kunden er betreute und in welcher Form die Ergebnisse dieser Arbeit gespeichert sind. Dies erleichtert den Kollegen die Übernahme seiner Arbeit und stellt somit sicher, dass Projekte auch bei personellen Veränderungen bestmöglich weitergeführt werden können.

Eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten, ist eine Wissenslandkarte für das gesamte Unternehmen: Auf dieser wird genau verzeichnet, wie stark das Unternehmens-Know-how in welchen Themenfeldern ausgeprägt ist. In welchen Bereichen kann das Unternehmen umfassendes Expertenwissen vorweisen? Und wo gibt es gegebenenfalls noch weiße Stellen, die in Zukunft gefüllt werden müssen? Die so gewonnene Gesamtübersicht ist zugleich ein wichtiger Indikator für die zukünftige thematische Ausrichtung des Wissenserwerbs.

Neben digitalen Datenbanken sollte aber auch das gute alte gebundene Buch als Wissensquelle nicht außer Acht gelassen werden. Denn, ob Examensstudent, neuer Mitarbeiter oder erfahrener Berater: Um sich in ein neues Thema einzufinden oder Wissen aufzufrischen, ist die passende Literatur – optimalerweise zusammengestellt in einer hausinternen Fachbibliothek – eine wichtige Basis.

Fazit

Der Nutzen eines ausgereiften Wissensmanagement-Systems liegt auf der Hand: Die Mitarbeiter und ihr Know-how sind die existenzielle Grundlage jedes Unternehmens. Wer die Basis schafft, Wissen fortwährend zu mehren und vor allem zu vernetzen, wird hiervon nachhaltig profitieren. Trotzdem wird diese wichtige Aufgabe oft vernachlässigt. Entscheidend ist es, die organisatorische Grundlage zu schaffen und das Wissensmanagement entsprechend aufzuhängen: ein Weg hierzu ist die Stelle des Wissensmanagers. Klar ist: Die Bedeutung von Know-how und fachlicher Expertise wird in den kommenden Jahren weiter wachsen. Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund ist Wissensmanagement kein Kann, sondern ganz klar ein Muss.