Managed Print Services: Die Konzepte im Überblick

Im Kopierermarkt gibt es schon seit gefühlt ewiger Zeit so etwas wie Managed Print Services, denn Serviceverträge und Klickpreise waren dort schon üblich, als die ersten Laserdrucker gerade mal 4 Seiten pro Minute geschafft haben. Drucker und dann Multifunktionsgeräte haben sich ihren Weg in die Unternehmen später über die EDV-Abteilungen erschlichen und wurden auch von diesen, oder direkt vom Anwender, mit Toner versorgt.

So kam es zu der klassischen Zweiteilung in der Beschaffung und Wartung von Kopierern und Druckern: Die einen liefen über den Bürobedarf, die anderen über die EDV-Abteilung – und keine Seite wollte Kompetenzen oder zur Verfügung stehende Mittel abgeben. Nicht dass dieses Problem inzwischen aus der Welt geschafft wäre, aber es gäbe immerhin die Möglichkeit dazu.

Im Unternehmensumfeld versuchen die Druckeranbieter – und zum großen Teil auch ihre Vertriebspartner – zunehmend, sich vom reinen Geräteverkauf zu verabschieden. Das geschieht nicht nur zum eigenen Vorteil: Denn wo Händler und Hersteller ein stabiles Geschäft und Kundenbindung erreichen wollen, können Kunden Einsparungen und effizienteres Arbeiten erwarten.

So wurde aus reinem Geräteverkauf zuerst einmal eine systematisch geplante Druckumgebung mit alternativen Finanzierungsmodellen. Aus „managed printing“ wurden die aktuellen Managed Print Services, Managed Output Services, oder auch Managed Document Services, bei denen sich der Service-Provider nicht mehr nur um den Output, sondern auch um den Dokumenten-Workflow, bis hin zur Archivierung und Sicherung kümmert.

Die Zahlen sind beeindruckend: Ein Großteil deutscher Unternehmen können weder Druckkosten noch Druckvolumen benennen. Und dabei werden hierzulande pro Jahr über 30 Milliarden Euro für Drucken ausgegeben. Davon fallen maximal 20 Prozent auf die Hardware, etwa 45 Prozent auf die laufenden Betriebskosten, 15 Prozent auf die Verwaltung der Geräte und 20 Prozent auf den nötigen Service. Auch die erreichbaren Einsparungen sind beeindrucken: 10 – 30 Prozent weniger Druckkosten, bis zu 80 Prozent weniger Geräte, eine geringere Anzahl an Gerätetypen und dadurch außerdem weniger verschiedene Typen an Verbrauchsmaterial.

Dass es einfache Alternativen zum Kauf eines Gerätes gibt, zeigt beispielsweise das Konzept des Systemhauses IT-Haus, das unter „printer4free.com“ zu erreichen ist. Hier können Unternehmen Geräte von Dell, HP, Lexmark und Oki, mieten, leihen oder auch kaufen – inklusive Service und Wartung, und je nach gewählten Geschäftsmodell auch mit dem zugehörigen Verbrauchsmaterial. Schon bei diesem einfachen Modell sind die Konditionen generell so, dass im Vergleich zum herkömmlichen Kauf von Gerät und Toner eine Einsparung zu verzeichnen ist.

Neben den klassischen Kopiererherstellern, wie Canon, Ricoh und Xerox, die schon lange Erfahrung mit Managed Output Services haben, sind mittlerweile auch fast alle Druckerhersteller dabei, eigene Konzepte umzusetzen und zu etablieren. Lediglich Dell bietet noch keine entsprechenden Services. Ein Konzept ist aber in der Entwicklung und wird Ende des Jahres vorgestellt.